3 Beneficios de la automatización de las cuentas por pagar

El cambio es un desafío para la mayoría de las personas, especialmente para los contadores conocidos por su preferencia por los métodos tradicionales en la gestión de las cuentas por pagar. Además, la transición que todos tuvieron que hacer debido a la pandemia ha sido difícil. Sin embargo, muchas empresas han aprendido la lección de la crisis de COVID-19, incluidas las que señalan que es hora de actualizar sus procesos manuales con la automatización de las cuentas por pagar. 

Incluso antes de que el trabajo a distancia se convirtiera en la norma, los procesos manuales de cuentas por pagar han causado problemas continuos de ineficiencia, errores humanos e incluso fraude. Algunos de los puntos más dolorosos incluyen facturas perdidas o faltantes. Según el Informe de automatización de cuentas por pagar de Business InsiderLa automatización de la AP puede disminuir el 81% de los costos y mejorar la eficiencia en un 73%. Así que echemos un vistazo a algunos de los procesos típicos de cuentas por pagar y donde la automatización puede proporcionar una ayuda bienvenida.

¿Qué es una cuenta por pagar?

Cuando una organización adquiere bienes o servicios de un proveedor a crédito, lo que requiere el pago dentro de un plazo determinado, el término contable es Cuentas por Pagar (AP). Cuando se documenta en un balance, aparece en la lista de "pasivo corriente". Dentro de una empresa, el equipo de AP es responsable de enviar los pagos adeudados por su organización a otros proveedores o incluso a los acreedores.

AP puede funcionar como un departamento en empresas más grandes o combinar cuentas por pagar y por cobrar dentro de empresas más pequeñas. Además de pagar las facturas, AP también gestiona los gastos de los viajes de negocios, desde la compra de billetes de avión hasta las estancias en hoteles para los empleados y ejecutivos de la empresa. Una vez que el viaje de negocios ha tenido lugar, AP liquidará los pagos y las solicitudes de reembolso de los viajes.

AP también se encarga de mantener y distribuir la caja chica junto con los reembolsos internos de diversos gastos relacionados con la empresa. Para recibir un reembolso, los empleados normalmente tienen que entregar un informe de registro y recibos para su aprobación. AP también se encarga de los certificados de exención del impuesto sobre las ventas. 

También hay que gestionar los pagos a los proveedores, como las condiciones de pago, los W-9 y la información de contacto. AP generalmente se ocupa de todas las órdenes de compra preaprobadas y de los informes de análisis de vencimiento de fin de mes que describen cuánto debe la empresa a sus proveedores y acreedores. 

Otras funciones de las que se ocupa AP son trabajar en estrategias e implementar protocolos para ayudar a la empresa a ahorrar dinero. Por ejemplo, pueden recomendar la realización de pagos durante un período de oferta o descuento. AP también puede gestionar las relaciones con los proveedores y ayudar a negociar mejores tarifas.

¿Qué son los procedimientos de AP?

Hay procesos que el departamento de AP seguirá. Estas directrices se aplican para ayudarles a hacer frente al volumen de transacciones y documentos que deben gestionar durante el año. 

Los procesos pueden incluir

• Recibiendo facturas
• Revisando las facturas 
• Actualizar manualmente los registros actuales 
• Envío y procesamiento de pagos a tiempo

Todos estos procesos requieren verificaciones, detalles de la cuenta, comprobantes de pago, aprobaciones y más. 

Para ayudar a mitigar el fraude, AP puede instituir controles de proceso para..:

• Impedir el pago de una factura fraudulenta
• Evita pagar dos veces a un proveedor
• Registrar todas las facturas de los proveedores
• Impedir el pago de una factura inexacta

Tradicionalmente, AP gestionaría todos estos procesos manualmente, incluyendo:

• Entrada de datos
• Revisiones línea por línea de los números como la correspondencia de las órdenes de compra con las facturas y la entrega
• Llenar documentos de papel

Un El estudio de APQC reveló que la automatización podría reducir el costo por factura hasta cinco veces. Invariablemente, los procesos manuales son propensos a errores e inexactitudes humanas o a una cantidad limitada de supervisión. Sin embargo, se pueden evitar estos problemas mientras se mejoran los tiempos de entrega con la automatización.

El camino por delante

No hay duda de que la automatización puede mejorar los procesos de AP, especialmente en lo que respecta a la organización y la centralización. Empiece por automatizar los procesos que dependen de sistemas heredados y hojas de cálculo obsoletas. Tanto los proveedores como los consumidores buscan trabajar con organizaciones que sean eficientes, confiables, organizadas, consistentes, predecibles, rápidas y con capacidad de respuesta. El ingreso y la revisión manual no son ni eficientes ni confiables. Además, si sus procesos no son oportunos, sus socios pasarán a una organización más ágil. Se trata de eliminar los cuellos de botella y racionalizar el proceso de AP. 

Los beneficios de la automatización de las cuentas por pagar

La buena noticia es que puede automatizar el cotejo de las órdenes de compra con las facturas y la entrega, al tiempo que realiza un seguimiento automático de los plazos de entrega y los pagos de las facturas. Al automatizar los procesos de las órdenes de compra, se reducen las tareas que consumen tiempo y se elimina la necesidad de procesar las facturas varias veces. Sin mencionar que puede simplificar las excepciones por errores de facturación. Una vez logrado esto, sus relaciones con los proveedores comenzarán a florecer.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo la automatización puede ayudar: 

1. Obtén una mirada más profunda del panorama general, en cualquier momento. Los informes en tiempo real ofrecen KPIs de un vistazo para que pueda identificar los problemas y el incumplimiento de las políticas de la empresa. Además, los gerentes pueden usar la automatización para asegurar que AP esté trabajando de manera productiva. La automatización trae la transparencia a la vanguardia.
2. Resolver los problemas de auditoría y cumplimiento. No hay duda de que la preparación de una auditoría lleva mucho tiempo. Hacerlo manualmente significa buscar en los archivos de papel para validar las aprobaciones. Sin embargo, la mayoría de los sectores están sujetos a una creciente regulación de las agencias estatales, locales y federales. El uso de la automatización puede simplificar el cumplimiento de las normas al proporcionar pistas de auditoría automáticamente pobladas con modificaciones, participantes y aprobaciones. Como resultado, los participantes autorizados pueden encontrar rápidamente la información que necesitan para cumplir con el cumplimiento.
3. Agilizar el procesamiento. Para ilustrarlo, puede erradicar el error humano en torno al procesamiento de facturas desde la captura hasta el pago. Así que no necesitas pasar tanto tiempo en la supervisión. Puede eliminar los pagos duplicados y el sobrepago. Todas las excepciones se marcan inmediatamente. Y, el presupuesto, los informes y las auditorías se vuelven más precisos. El equipo de AP no tiene que introducir y volver a introducir datos a través de múltiples sistemas dispares. Una plataforma de automatización puede eliminar la fricción e integrarse sin problemas con los sistemas actuales.

Pensamiento final

Es hora de actualizar AP y convertirse en un líder del mercado en su industria - ofreciendo servicios precisos cuando otros todavía dependen de procesos manuales anticuados. Si usted está listo para agilizar sus procesos AP con la automatización, ProcessMaker está aquí para ayudar.