Veränderungen sind für die meisten Menschen eine Herausforderung, insbesondere für Buchhalter, die für ihre Vorliebe für traditionelle Methoden bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung bekannt sind. Außerdem war die Umstellung, die jeder aufgrund der Pandemie vornehmen musste, schwierig. Dennoch haben viele Unternehmen Lehren aus der COVID-19-Krise gezogen, darunter auch solche, die ihre manuellen Prozesse durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf den neuesten Stand bringen wollen.
Schon bevor die Fernarbeit zur Norm wurde, haben manuelle Kreditorenbuchhaltungsprozesse immer wieder Probleme mit Ineffizienz, menschlichen Fehlern und sogar Betrug verursacht. Zu den größten Problemen gehören fehlende oder verlorene Rechnungen. Laut dem Business Insider-Bericht zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungkann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Kosten um 81 % senken und die Effizienz um 73 % steigern. Werfen wir also einen Blick auf einige der typischen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und darauf, wo Automatisierung eine willkommene Hilfe sein kann.
Was sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?
Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten auf Kredit erwirbt, der innerhalb einer bestimmten Zeitspanne bezahlt werden muss, spricht man von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Accounts Payable, AP). In einer Bilanz werden sie unter "kurzfristige Verbindlichkeiten" aufgeführt. Innerhalb eines Unternehmens ist das Kreditorenbuchhaltungsteam für die Weiterleitung der vom Unternehmen geschuldeten Zahlungen an andere Lieferanten oder sogar Gläubiger zuständig.
Die Finanzbuchhaltung kann in größeren Unternehmen als eigene Abteilung fungieren oder in kleineren Unternehmen die Bereiche Kreditoren und Debitoren zusammenfassen. Neben der Bezahlung von Rechnungen verwaltet die Buchhaltung auch die Ausgaben für Geschäftsreisen, vom Kauf von Flugtickets bis zu Hotelaufenthalten für Mitarbeiter und Führungskräfte des Unternehmens. Sobald eine Geschäftsreise stattgefunden hat, rechnet die Buchhaltung die Zahlungen und Reisekostenerstattungsanträge ab.
Die Buchhaltung kümmert sich auch um die Verwaltung und Verteilung von Portokassen sowie um interne Erstattungen für verschiedene unternehmensbezogene Ausgaben. Um eine Erstattung zu erhalten, müssen die Mitarbeiter in der Regel einen Protokollbericht und Belege zur Genehmigung einreichen. AP ist auch für die Bescheinigung der Umsatzsteuerbefreiung zuständig.
Auch die Zahlungen der Lieferanten müssen verwaltet werden, z. B. die Zahlungsbedingungen, W-9s und Kontaktinformationen. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich in der Regel mit allen vorab genehmigten Bestellungen und mit Berichten zur Fälligkeitsanalyse am Monatsende, die beschreiben, wie viel das Unternehmen seinen Lieferanten und Gläubigern schuldet.
Zu den weiteren Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehören die Ausarbeitung von Strategien und die Umsetzung von Protokollen, die dem Unternehmen helfen, Geld zu sparen. So können sie beispielsweise empfehlen, Zahlungen während eines Angebots- oder Rabattzeitraums zu leisten. Die Kreditorenbuchhaltung kann auch die Beziehungen zu den Lieferanten verwalten und dabei helfen, bessere Preise auszuhandeln.
Was sind AP-Verfahren?
Es gibt Verfahren, die die Kreditorenbuchhaltung befolgen muss. Diese Leitlinien werden eingeführt, um sie bei der Bewältigung des Volumens an Transaktionen und Dokumenten zu unterstützen, die sie im Laufe des Jahres verwalten müssen.
Die Prozesse können Folgendes umfassen:
- Empfang von Rechnungen
- Überprüfung von Rechnungen
- Manuelle Aktualisierung der aktuellen Datensätze
- Pünktliche Übermittlung und Bearbeitung von Zahlungen
All diese Prozesse erfordern Überprüfungen, Kontodaten, Zahlungsbelege, Genehmigungen und vieles mehr.
Um Betrug einzudämmen, kann AP Prozesskontrollen einführen, um:
- Verhinderung der Zahlung einer betrügerischen Rechnung
- Vermeiden Sie die doppelte Bezahlung eines Lieferanten
- Erfassung aller Lieferantenrechnungen
- Verhinderung der Zahlung einer ungenauen Rechnung
Traditionell verwaltet die Finanzbuchhaltung alle diese Prozesse manuell, einschließlich:
- Dateneingabe
- Zeilenweise Überprüfung der Zahlen, z. B. Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen und Lieferungen
- Ausfüllen von Papierdokumenten
Eine APQC-Studie ergab, dass die Kosten pro Rechnung durch Automatisierung um das Fünffache gesenkt werden können. Manuelle Prozesse sind immer anfällig für menschliche Fehler und Ungenauigkeiten oder ein begrenztes Maß an Übersicht. Durch Automatisierung können Sie diese Probleme jedoch vermeiden und gleichzeitig die Durchlaufzeiten verbessern.
Der Weg nach vorn
Es steht außer Frage, dass die Automatisierung die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung verbessern kann, insbesondere was die Organisation und Zentralisierung betrifft. Beginnen Sie mit der Automatisierung von Prozessen, die auf Altsystemen und veralteten Tabellenkalkulationen beruhen. Sowohl Anbieter als auch Kunden wollen mit Organisationen zusammenarbeiten, die effizient, zuverlässig, organisiert, konsistent, vorhersehbar, schnell und reaktionsschnell sind. Manuelle Eingaben und Überprüfungen sind weder effizient noch zuverlässig. Und wenn Ihre Prozesse nicht zeitnah sind, werden Ihre Partner zu einer agileren Organisation wechseln. Hier geht es um die Beseitigung von Engpässen und die Rationalisierung des AP-Prozesses.
Die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Die gute Nachricht ist, dass Sie den Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen und die Lieferung automatisieren und gleichzeitig Lieferzeiten und Rechnungszahlungen automatisch verfolgen können. Wenn Sie die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung automatisieren, reduzieren Sie zeitaufwändige Aufgaben und vermeiden, dass Rechnungen mehrfach bearbeitet werden müssen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie Ausnahmen für Fehler bei der Rechnungsstellung vereinfachen können. Sobald dies erreicht ist, werden Ihre Lieferantenbeziehungen zu florieren beginnen.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Automatisierung helfen kann:
- Erhalten Sie jederzeit einen tieferen Einblick in das Gesamtbild. Echtzeitberichte bieten KPIs auf einen Blick, so dass Sie Probleme und Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien erkennen können. Außerdem können Manager die Automatisierung nutzen, um sicherzustellen, dass AP produktiv arbeitet. Automatisierung bringt Transparenz in den Vordergrund.
- Lösen Sie Probleme mit Prüfungen und der Einhaltung von Vorschriften. Es steht außer Frage, dass die Vorbereitung auf ein Audit sehr zeitaufwändig ist. Manuelles Vorgehen bedeutet, Papierakten zu durchsuchen, um Genehmigungen zu überprüfen. Die meisten Branchen unterliegen jedoch immer mehr branchenweiten Vorschriften von Landes-, Kommunal- und Bundesbehörden. Der Einsatz von Automatisierung kann die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen, da Prüfpfade automatisch mit Änderungen, Teilnehmern und Genehmigungen gefüllt werden. So können autorisierte Beteiligte schnell die Informationen finden, die sie zur Einhaltung der Vorschriften benötigen.
- Rationalisierung der Verarbeitung. So können Sie menschliche Fehler bei der Rechnungsbearbeitung von der Erfassung bis zur Zahlung ausschließen. So müssen Sie nicht mehr so viel Zeit für die Überwachung aufwenden. Sie können doppelte Zahlungen und Überzahlungen vermeiden. Alle Ausnahmen werden sofort gekennzeichnet. Und Budgetierung, Berichterstattung und Rechnungsprüfung werden genauer. Das Kreditorenbuchhaltungsteam muss die Daten nicht mehr in mehreren, unterschiedlichen Systemen eingeben und wiederholen. Eine Automatisierungsplattform kann die Reibungsverluste beseitigen und sich nahtlos in die vorhandenen Systeme integrieren.
Letzter Gedanke
Es ist an der Zeit, die Kreditorenbuchhaltung zu modernisieren und Marktführer in Ihrer Branche zu werden - mit präzisen Dienstleistungen, wenn andere noch auf veraltete manuelle Prozesse angewiesen sind. Wenn Sie bereit sind, Ihre AP-Prozesse durch Automatisierung zu rationalisieren, ist ProcessMaker hier, um Ihnen zu helfen.