Comment un service de signature électronique peut vous faire gagner du temps et de l'argent

Diriger une entreprise en pleine croissance peut être intimidant. Avec tous les documents qui circulent dans une entreprise moyenne un jour donné, le volume de travail que représente la simple manipulation de documents papier peut être ahurissant, sans parler du temps nécessaire pour obtenir les signatures réelles. La solution ? Les signatures électroniques. 

Pourquoi les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques vous permettent de rationaliser les flux de travail intensifs de documents et d'approbation nécessitant des signatures en offrant la possibilité pratique de signer des documents à partir de n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. En outre, lorsque vous êtes en mesure d'offrir un moyen efficace de conclure un contrat, cela suscite la confiance et un sentiment de confiance entre les deux parties  

Quels sont les principaux avantages de l'automatisation du flux de documents commerciaux grâce à la signature électronique ? 

1. Un embarquement plus efficace grâce à la centralisation : Il faut du temps pour envoyer les contrats et autres documents, même si vous le faites par courrier électronique. À la réception du document envoyé par courrier électronique, il y a le processus d'impression, de signature et de datation, de numérisation et de renvoi du document à l'expéditeur original. Ces étapes prennent beaucoup de temps. Elles sont parfois transmises à une autre personne, par exemple un assistant administratif ou une secrétaire, qui les ajoute à sa liste de tâches, et parfois le processus est encore plus retardé.
2. Minimisez le risque de perte de documents : Nous l'avons tous fait. Il y a toujours ce document qui est de la plus haute importance, et il est mal placé. Cela peut être la source de beaucoup de frustration, sans parler du temps perdu à le chercher. Une solution ou ce cauchemar est d'avoir un stockage centralisé pour ces documents. Par exemple, certains des systèmes de gestion de documents (SGD) les plus populaires comprennent OneDrive, SharePoint, Box et Google Drive. Grâce à ces DMS, les utilisateurs peuvent accéder aux documents à la demande depuis n'importe quel endroit. En termes de flux de travail, vous pouvez choisir de connecter Adobe Sign avec Google Drive.
3. Une automatisation plus facile : Si votre entreprise a la chance de pouvoir automatiser entièrement son processus documentaire, vous gagnerez un temps précieux. Il existe des programmes intégrés de signature électronique qui fonctionnent directement avec des systèmes spécifiques, permettant à l'utilisateur de créer un cycle de vie complet : depuis le début de l'accord, en passant par les signatures multiples, le partage avec les différentes parties prenantes, jusqu'à l'achèvement du contrat et l'archivage.
4. Une meilleure communication : Parfois, les deux parties peuvent être d'accord l'une avec l'autre, alors que le contrat n'a pas été signé. Cela peut devenir un problème, car il peut être très frustrant et très long d'essayer de trouver des signatures juste pour conclure l'affaire. Si vous utilisez la signature électronique, vous pouvez, d'un simple clic, envoyer rapidement un rappel et obtenir, espérons-le, les signatures nécessaires.
5. Modèles : La création d'un nouveau document pour chaque client est très longue. Grâce à l'automatisation des documents, vous pouvez créer un modèle à utiliser plusieurs fois. Par exemple, vous pouvez stocker votre document dans un DMS et il est ensuite appelé par un workflow. Il s'agit peut-être d'un formulaire de demande d'achat, qui peut être réutilisé pour des demandeurs et des besoins de signature différents. De plus, chaque itération générée automatiquement est unique.
6. Utilisez tout dispositif d'automatisation des documents à signature électronique : Tout dispositif peut être utilisé à condition que la personne dispose des identifiants de connexion appropriés. Il n'est pas nécessaire de se préoccuper du fait que des personnes se trouvent dans la même pièce, voire dans le même pays. Tout ce dont il faut se préoccuper ici, c'est de s'assurer que tout le monde est aligné mentalement.
7. Dites adieu au papier : Le bureau sans papier est de plus en plus répandu dans la société actuelle. Cela était autrefois impossible car la technologie de signature électronique n'était pas juridiquement contraignante avant 2000. Fini le temps où il fallait rester près du télécopieur pour s'assurer que le contrat signé que vous envoyiez était bien passé.

Qu'en est-il de la sécurité ? 

Certains peuvent se demander dans quelle mesure la signature électronique est vraiment sûre. Après tout, les générations précédentes ont grandi en signant tout avec un stylo, donc ce changement peut les mettre un peu mal à l'aise. Cependant, malgré cette croyance, les signatures électroniques sont en fait encore plus sûres que la signature traditionnelle au stylo.  

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la signature électronique est plus sûre qu'une signature traditionnelle. Tout d'abord, une signature électronique permet de recueillir des "preuves de processus", qui ne se limitent pas à la signature. Elle comprend l'enregistrement des étapes que le signataire franchit au moment de la signature, telles que l'ordre et l'apparence des écrans web, des documents et des divulgations légales. Le processus capture également toutes les actions effectuées tout au long de l'examen et de la signature, comme les cases à cocher ou les boutons à cliquer, ainsi que toutes les métadonnées associées. 

Les signatures électroniques sont également soutenues par une technologie numérique qui est scellée contre toute altération. Après la signature du document, toute tentative de modification des informations rendra automatiquement la signature invalide.  

Alors, quand utilise-t-on les signatures électroniques ? 

Il existe plusieurs scénarios différents dans lesquels les signatures électroniques sont utilisées : 

• Autorisations HIPPA 
• Déclarations d'hypothèques 
• Déclarations fiscales 
• Contrats
• NDAs

Ces signatures sont largement utilisées et acceptées. L'utilisation de cette méthode peut faire gagner beaucoup de temps et d'argent à votre entreprise, en plus d'une salle de stockage des documents, puisqu'il n'y a pratiquement pas de papier. Compte tenu de ces avantages, il n'est pas étonnant que tant d'entreprises migrent vers cette tendance. Le seul véritable inconvénient est la courbe d'apprentissage.  

En conclusion

Comme vous pouvez le constater, les signatures électroniques permettent de gagner du temps et de l'argent. De plus, à l'ère du numérique, elles ne vont nulle part.

À propos de ProcessMaker

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.

Écrit par Katherine Manning