Die Reise eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen beginnt mit dem Onboarding. Der künftige Erfolg neuer Mitarbeiter hängt zu einem großen Teil davon ab, wie reibungslos der Onboarding-Prozess verläuft. Darüber hinaus stellt jeder neue Mitarbeiter ein Risiko und einen vorübergehenden Produktivitätsverlust für das Unternehmen dar, insbesondere wenn er einen erfahreneren früheren Mitarbeiter ersetzt. Im vergangenen Jahr haben Millennials am Arbeitsplatz dreimal häufiger den Arbeitsplatz gewechselt als ihre älteren Kollegen, was ein Verlust von 30,5 Milliarden Dollar an jährlichen Fluktuationskosten. Daher lohnt es sich, Geld zu investieren, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter im Unternehmen bleiben.
Die Investition in ein Softwaretool zur Workflow-Automatisierung kann dazu beitragen, die Einstellungsquote zu erhöhen und gleichzeitig Personal- und IT-Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen. Lesen Sie den gesamten Beitrag und erfahren Sie, wie Workflow-Automatisierungssoftware der Personalabteilung hilft, das Engagement neuer Mitarbeiter zu erhöhen, indem sie den Einführungsprozess rationalisiert.
Der erste Schritt zum Erfolg neuer Mitarbeiter: ein formeller Einführungsprozess
Nach den Ergebnissen der dieser Umfrage zur Workflow-Mobilitäthaben 22 % der Unternehmen keinen formellen Onboarding-Prozess. Aus derselben Umfrage geht auch hervor, dass 58 % der Unternehmen die Produktivität neuer Mitarbeiter überhaupt nicht messen. Ohne einen formalen Onboarding-Prozess fehlt den Unternehmen eine Möglichkeit, den Erfolg neuer Mitarbeiter nach deren Eintritt in das Unternehmen zu messen. Das bedeutet auch, dass es keine Anhaltspunkte für die Verbesserung misslungener Onboarding-Prozesse gibt.
Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit Hilfe von Workflow-Software hilft Unternehmen, neue Mitarbeiter zu binden, indem sie sicherstellt, dass bei jeder Einstellung eines neuen Mitarbeiters der richtige Prozess eingehalten wird. Durch den Einsatz von Workflow-Software zur Automatisierung des Einführungsprozesses haben Unternehmen die Möglichkeit, den Erfolg und die Produktivität jedes neuen Mitarbeiters zu verfolgen. Die Workflow-Software zeichnet automatisch auf, was für jeden neuen Mitarbeiter bei seinem Eintritt in das Unternehmen getan wurde. Das bedeutet, dass Unternehmen nun über Benchmarks für den Erfolg jedes neuen Mitarbeiters verfügen und wissen, wie sie die geringe Mitarbeiterbindung verbessern können.
Die nächsten Schritte: Rationalisierung des Onboarding-Prozesses
Zu einem erfolgreichen Onboarding-Programm gehört mehr als nur die Formalisierung des Prozesses. Während des Onboarding-Prozesses können viele Dinge schief gehen. Vielleicht gibt es ein Missverständnis bezüglich des Arbeitsvertrags. Vielleicht erhält der neue Mitarbeiter nicht die IT-Ressourcen, die er benötigt, um seine Arbeit effizient zu erledigen. Oder vielleicht wurden dem neuen Mitarbeiter nie klare Erwartungen in Form von Zielen und Meilensteinen vermittelt, wodurch die Beziehung zu seinem direkten Vorgesetzten untergraben wird. Wenn eines dieser Probleme während der Einarbeitung auftritt, kann dies dazu führen, dass der neue Mitarbeiter einen schlechten Eindruck vom Unternehmen bekommt und schließlich das Unternehmen verlässt.
Workflow-Automatisierungssoftware löst jedes dieser potenziellen Versäumnisse, indem sie alle Aufgaben und die Software orchestriert, die zur erfolgreichen Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen gehören. Zu den wichtigsten dieser Aufgaben gehören der Arbeitsvertrag, die Zuteilung von IT-Ressourcen und die Verwaltung der Ziele und Meilensteine eines jeden neuen Mitarbeiters. Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses hilft der Personalabteilung, all diese Aufgaben fehlerfrei und so effizient wie möglich durchzuführen, um die Bindungsrate neuer Mitarbeiter zu erhöhen.
Schritt eins: Übermittlung und Verfolgung von Verträgen
Verträge sind die Grundlage der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie umreißen die Erwartungen beider Parteien und schützen beide vor Vertragsverletzungen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen einen Standardprozess für jeden Mitarbeiter einhalten, um sicherzustellen, dass die Beziehung mit einem neuen Mitarbeiter auf dem richtigen Fuß beginnt.
Workflow-Software macht den Prozess der Vertragsunterzeichnung so einfach wie möglich durch die Integration mit gängigen E-Signatur-Plattformen, wie z. B. Adobe Sign und DocuSign. Sobald die Personalabteilung den Einstellungsprozess einleitet, sendet die Workflow-Automatisierungssoftware einen digitalen Vertrag zur Überprüfung an den neuen Mitarbeiter. Nicht nur sind e-Signatur-Plattformen bequem und sichersondern sie verfolgen auch den Fortschritt jedes Vertrags mit automatischen Benachrichtigungen sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen. So gehen keine Verträge verloren und der Mitarbeiter erhält gleich zu Beginn einen positiven Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
Schritt zwei: Erstellung von IT-Konten
Heutzutage benötigen die Mitarbeiter eine Vielzahl von Softwaretools, um ihre Aufgaben zu erledigen. Das bedeutet, dass die IT-Abteilung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter für die Zuweisung einer Reihe von Konten für jede Person zuständig ist. Die manuelle Erstellung von Konten führt zu Fehlern und bereitet der IT-Abteilung Kopfzerbrechen, während ihre Ressourcen für wertvollere Aufgaben eingesetzt werden könnten. Der Zugang zu allen Softwaretools, die in einer neuen Position benötigt werden, ist sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für die IT-Abteilung mit Frustration verbunden.
Workflow-Software kann mit einer Vielzahl von Software-Tools verbunden werden, so dass die Personalabteilung mehrere Konten für jeden neuen Mitarbeiter anlegen kann auf einmal erstellen kann. Das bedeutet, dass sich die IT-Abteilung nicht mehr um die Erstellung von Konten für jeden Benutzer im Unternehmen kümmern muss, da das Softwaretool zur Workflow-Automatisierung dies automatisch erledigen kann. Die Personalabteilung muss lediglich die Daten des neuen Benutzers eingeben, um neue Konten für eine beliebige Anzahl von Software-Tools zu erstellen. Auf diese Weise verfügen neue Mitarbeiter über alle Softwaretools, die sie benötigen, bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten, und die IT-Abteilung hat mehr Zeit für anspruchsvollere Projekte.
Schritt drei: Verfolgung von Zielen und Meilensteinen
Wie bereits erwähnt, fehlt es vielen Unternehmen an den Instrumenten zur Messung der Produktivität jedes neuen Mitarbeiters. Ein Teil dieses Problems ist das Fehlen von relevanten Zielen und Meilensteinen für neu eingestellte Mitarbeiter. Wenn Unternehmen den Fortschritt jedes neuen Mitarbeiters nicht auf der Grundlage festgelegter Benchmarks messen, haben sie keine Möglichkeit, den Erfolg ihres Onboarding-Programms zu ermitteln. Dazu bedarf es einer Reihe von Standards, die die Personalabteilung und die Manager zu bestimmten Zeitpunkten während des Onboarding-Prozesses auf jede Position anwenden können.
Workflow-Software unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Zielen und Meilensteinen für neue Mitarbeiter, indem sie die Personalabteilung und die Manager automatisch daran erinnert, sich in bestimmten Zeitabständen bei den neuen Mitarbeitern zu melden. Als Teil des Einarbeitungsprozesses können Bewertungen so programmiert werden, dass sie zu festgelegten Daten und Zeiten beginnen, so dass neue Mitarbeiter regelmäßig bewertet werden, bis sie vollständig in das Unternehmen integriert sind. Die Personalabteilung, die Führungskräfte und die neuen Mitarbeiter sollten sich regelmäßig treffen, da dies nicht nur dazu beiträgt, die Produktivität der neuen Mitarbeiter zu messen, sondern auch für die Mitarbeiterbindung wichtig ist. Personalfachleute nennen die Beziehungen zwischen Mitarbeiter und Manager als Hauptursache für das Verlassen des Unternehmens durch neue Mitarbeiter. Durch die Einbindung von Bewertungen in den Prozess wird sichergestellt, dass sich die Unternehmensleitung mit den neuen Mitarbeitern austauscht, und es wird ein positives Verhältnis zwischen den neuen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten aufgebaut.
Überqueren der Ziellinie
Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses bietet jedem neuen Mitarbeiter eine möglichst reibungslose Erfahrung, die ihm an seinem ersten Arbeitstag Selbstvertrauen gibt und ihm einen Vorsprung für seinen zukünftigen Erfolg verschafft. Das Onboarding von Mitarbeitern mit Hilfe von Workflow-Automatisierungssoftware erleichtert der Personalabteilung die Verwaltung von Verträgen mit Tools für die elektronische Unterschrift und macht die manuelle Erstellung von Konten durch die IT-Abteilung überflüssig. Außerdem wird so sichergestellt, dass neue Mitarbeiter zu Beginn ihrer Tätigkeit im Unternehmen die festgelegten Ziele und Meilensteine erreichen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie HR-Prozesse mit Workflow-Software automatisieren können, kontaktieren Sie uns noch heute.
