4 choses à savoir avant d'acheter un logiciel de gestion des flux de travail
Le logiciel de flux de travail est l'un des marchés les plus saturés du SaaS. C'est aussi l'un des plus incompris.
Des acronymes farfelus aux technologies difficiles à comprendre, choisir la bonne plateforme pour votre entreprise, c'est patauger dans la concurrence et différents types de logiciels.
C'est une mission qui nécessite des recherches importantes et une solide connaissance du marché.
Pour vous aider à rationaliser vos recherches, cet article met en évidence les principales considérations qui permettront à votre équipe de prendre une décision éclairée.
1. Les solutions de flux de travail les plus simples sont basées sur l'intégration
La solution de workflow la plus populaire dans cette catégorie est Zapier. En tant que plateforme d'intégration en tant que service(iPaaS), des outils comme Zapier se connectent à des milliers d'applications pour automatiser des processus simples.
La création de flux de travail dans une solution iPaaS comme Zapier est aussi exigeante techniquement que la connexion à quelques comptes et le branchement de quelques points de données.
En raison de sa nature "plug-and-play", Zapier et les autres outils iPaaS sont une excellente solution pour les petites entreprises, les entrepreneurs et tous ceux qui cherchent à rendre certaines tâches plus pratiques.
Un responsable du service clientèle peut utiliser un outil iPaaS pour créer automatiquement des feuilles de calcul contenant des liens vers les enregistrements d'appels. Un freelance ou un directeur des ventes peut en utiliser un pour créer des dossiers basés sur la hiérarchie chaque fois que de nouveaux prospects entrent dans son CRM.
Mais des outils comme Zapier ne conviennent pas à la plupart des grandes organisations. Ils peuvent être faciles à utiliser, mais la mise en place de flux de travail plus complexes et à plusieurs étapes peut s'avérer compliquée, et vous devrez vous débrouiller seul.
Si votre équipe a des besoins plus sophistiqués, mais préfère l'idée d'un logiciel de flux de travail basé sur l'intégration, vous pouvez envisager un logiciel comme Mulesoft.
2. Les solutions de flux de travail les plus complexes tirent parti de l'IA
À l'autre bout du spectre, les logiciels de flux de travail avancés sont capables d'automatiser bien plus que de simples extractions de données.
Qualifiés de logiciels de gestion de processus d'entreprise "intelligents" (iBPM) par Gartnerces outils font appel à l'intelligence artificielle pour faire progresser les solutions de flux de travail de plusieurs étapes par rapport aux autres solutions.
Pour les organisations à grand volume, cela signifie qu'il faut connecter les systèmes existants à des logiciels tiers pour améliorer l'automatisation des processus. Grâce à l'apprentissage machine et à l'automatisation des processus robotisés, les organisations dotées d'infrastructures complexes économisent une tonne de frais d'exploitation en éliminant le besoin d'intervention humaine et d'analyse manuelle des données.
Prenons par exemple les institutions financières. Si une banque souhaite s'implanter à l'échelle mondiale, elle doit faire plus que numériser ses processus. Elle a besoin d'une solution robuste qui peut rationaliser ses succursales et ses processus sur une plate-forme unique. Elle a également besoin d'un logiciel de flux de travail intelligent pour garder une longueur d'avance sur les changements de conformité.
Si votre organisation est aussi grande ou complexe que les établissements financiers ou de santé, il y a de fortes chances que les logiciels de gestion des flux de travail avancés - comme les iBPM - soient la solution la plus appropriée pour l'entreprise.
3. Plus de complexité entraîne plus de responsabilités
La plus grande force des iBPMs pourrait aussi être leur plus grand point faible. Comme la plupart des solutions SaaS, plus le produit est complexe, plus il est difficile à comprendre.
Ce phénomène est plus prononcé dans le cas des logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPM) qui exploitent l'IA, mais il vaut également la peine d'être pris en considération lorsque l'on compare les outils à faible code.
Avec la plupart des BPM, vous aurez besoin de trois à six mois pour participer au cycle d'achat - ainsi que d'une équipe de développeurs qualifiés pour établir et maintenir les opérations.
Avec une solution à faible code, vous aurez besoin d'une équipe informatique qualifiée pour mettre en place les choses avant de pouvoir concevoir, déployer ou automatiser des processus personnalisés.
D'autre part, les logiciels de flux de travail peu complexes sont relativement faciles à utiliser mais peuvent devenir peu pratiques lorsqu'une entreprise doit procéder à une automatisation plus poussée.
Voici l'essentiel : Si vous travaillez dans une organisation à forte intensité de processus, comme les soins de santé, l'éducation ou la banque, vous aurez besoin de quelque chose de plus sophistiqué qu'un système basé sur l'intégration.
4. L'avenir des logiciels de gestion des flux de travail est flexible (et sans code)
Lorsque la plupart des décideurs ont besoin d'acheter des logiciels, ils se concentrent sur leurs besoins immédiats.
Selon Gartner, la fonctionnalité du produit détermine les habitudes d'achat des consommateurs plus que tout autre facteur - y compris ceux qui ont une incidence sur la question de savoir si un client restera avec un fournisseur à long terme.
L'un de ces facteurs est la flexibilité. Comme une entreprise et ses processus changent inévitablement, le bon logiciel de gestion des flux de travail est celui qui est conçu pour répondre aux besoins de votre organisation telle quelle, et suffisamment adaptable pour évoluer au fur et à mesure que l'entreprise évolue.
C'est là que les logiciels BPM sans code ou à code réduit se distinguent. Alors que les solutions sans code sont actuellement l'option la moins disponible sur le marché, Forrester prévoit que le marché du développement sans code atteindra les chiffres suivants 21,2 milliards de dollars d'ici 2022 et ce, pour une bonne raison.
Leur capacité à combiner une programmation robuste des flux de travail avec des environnements de développement conviviaux par glisser-déposer permet aux travailleurs non techniques de construire eux-mêmes des automatismes complexes.
Les solutions à faible code sont l'option de BPM la plus courante sur le marché et offrent en fin de compte la même valeur aux utilisateurs non techniques qu'un logiciel sans code - la seule différence est que vous aurez besoin de l'informatique pour charger le développement initial.
