4 cosas que debe saber antes de comprar un software de flujo de trabajo

Dania McDermott 1 de junio de 2020 Flujo de trabajo

software de gestión de procesos empresariales

El software de flujo de trabajo es uno de los mercados más saturados en SaaS. También es uno de los más incomprendidos.

Desde acrónimos extravagantes hasta tecnología difícil de comprender, elegir la plataforma adecuada para su negocio significa vadear a través de los competidores y diferentes tipos de software.

Es una misión que requiere una investigación significativa y una sólida comprensión del mercado.

Para ayudar a racionalizar su investigación, este artículo destaca las consideraciones clave que permitirán a su equipo tomar una decisión informada.

1. Las soluciones de flujo de trabajo más sencillas se basan en la integración

La solución de flujo de trabajo más popular en esta categoría es Zapier. Como una plataforma de integración como servicio (iPaaS), herramientas como Zapier se conectan con miles de aplicaciones para automatizar procesos simples.

Crear flujos de trabajo en una solución iPaaS como Zapier es tan exigente técnicamente como entrar en unas cuantas cuentas y conectar unos cuantos puntos de datos.

Debido a su naturaleza de "plug-and-play", Zapier y otras herramientas de iPaaS son una gran solución para las pequeñas empresas, los empresarios y cualquiera que busque hacer ciertas tareas más convenientes.

Un gerente de servicio al cliente puede utilizar una herramienta iPaaS para crear automáticamente hojas de cálculo que contengan enlaces a las grabaciones de llamadas. Un trabajador autónomo o un gerente de ventas puede utilizar una para crear carpetas basadas en la jerarquía cada vez que nuevos clientes potenciales ingresan a su CRM.

Pero herramientas como Zapier no encajan en la mayoría de las organizaciones grandes o de gran volumen. Pueden ser fáciles de usar, pero la creación de flujos de trabajo más complejos y de varios pasos puede resultar complicada, y tendrás que resolverla por tu cuenta.

Si su equipo tiene necesidades más sofisticadas pero prefiere la idea de un software de flujo de trabajo basado en la integración, puede que quiera investigar algo como Mulesoft.

2. Las soluciones de flujo de trabajo más complejas aprovechan la IA

En el otro extremo del espectro, el software de flujo de trabajo avanzado es capaz de automatizar mucho más que simples tiradas de datos.

Apodado "software inteligente" de gestión de procesos empresariales (iBPM) por Gartnerestas herramientas introducen la inteligencia artificial para llevar las soluciones de flujo de trabajo varios pasos más allá de las alternativas.

En el caso de las organizaciones de gran volumen, esto significa conectar los sistemas heredados con software de terceros para mejorar la automatización de los procesos. Con el aprendizaje automático y la automatización de los procesos robóticos, las organizaciones con infraestructuras complejas ahorran una tonelada en costos operativos al eliminar la necesidad de la intervención humana y el análisis manual de datos.

Tomemos como ejemplo las instituciones financieras. Si un banco espera globalizarse, necesita hacer algo más que digitalizar sus procesos. Necesita una solución robusta que pueda racionalizar sus ramas y procesos en una plataforma. También necesita un software de flujo de trabajo inteligente para adelantarse a los cambios en el cumplimiento.

Si su organización es tan grande o compleja como las instituciones financieras o de salud, es muy probable que el software de flujo de trabajo avanzado, como iBPM, sea la solución más apropiada para el negocio.

3. Más complejidad conlleva más responsabilidad

La mayor fuerza de los iBPM también podría ser su mayor punto de fricción. Como la mayoría de las soluciones SaaS, cuanto más complejo es el producto, más difícil es de entender.

Esto es más pronunciado con el software de gestión de procesos empresariales (BPM) que aprovecha la IA, pero también vale la pena considerarlo cuando se comparan las herramientas de código bajo.

Con la mayoría de los BPM, necesitará de tres a seis meses para participar en el ciclo de compra, así como un equipo de desarrolladores calificados para establecer y mantener las operaciones.

Con una solución de código bajo, necesitará un equipo de TI cualificado para configurar las cosas antes de poder diseñar, desplegar o automatizar los procesos personalizados.

Por otra parte, el software de flujo de trabajo de baja complejidad es comparativamente fácil de usar, pero puede llegar a ser poco manejable cuando una empresa necesita llevar a cabo una automatización más avanzada.

Aquí está el resultado final: Si estás en un proceso -organización pesada como la salud, la educación o la banca- necesitarás algo más sofisticado que un sistema basado en la integración.

4. El futuro del software de flujo de trabajo es flexible (y sin código)

Cuando la mayoría de los responsables de la toma de decisiones necesitan comprar software, se centran en sus necesidades inmediatas. 

Según Gartner, la funcionalidad del producto impulsa los hábitos de compra del consumidor más que cualquier otro factor, incluidos los que influyen en si un cliente permanecerá con un proveedor a largo plazo.

Uno de esos factores es la flexibilidad. Como una empresa y sus procesos cambian inevitablemente, el software de flujo de trabajo adecuado es aquel que está diseñado para satisfacer las necesidades de su organización tal como es, y es lo suficientemente adaptable para evolucionar como lo hace la empresa.

Aquí es donde brilla el software de BPM bajo y sin código. Mientras que las soluciones sin código son actualmente la opción menos disponible en el mercado, Forrester predice que el mercado de desarrollo sin código crecerá hasta 21.200 millones de dólares para 2022 por una buena razón.

Su capacidad para combinar una programación robusta del flujo de trabajo con entornos de desarrollo fáciles de usar y de arrastrar y soltar permite a los trabajadores no técnicos construir por sí mismos una automatización compleja.

Las soluciones de código bajo son la opción de BPM más común en el mercado y, en última instancia, proporcionan el mismo valor a los usuarios no técnicos que el software sin código; la única diferencia es que necesitará TI para cargar el desarrollo inicial.

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