Workflow-Software ist einer der am stärksten gesättigten Märkte im Bereich SaaS. Er ist auch einer der am meisten missverstandenen.
Von verrückten Akronymen bis hin zu schwer verständlicher Technologie - die Wahl der richtigen Plattform für Ihr Unternehmen bedeutet, sich durch die Konkurrenz zu wühlen und verschiedenen Software-Typen.
Das ist eine Aufgabe, die umfangreiche Recherchen und eine solide Marktkenntnis erfordert.
Um Ihre Recherchen zu vereinfachen, werden in diesem Artikel die wichtigsten Überlegungen vorgestellt, die Ihr Team in die Lage versetzen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
1. Die einfachsten Workflow-Lösungen sind integrationsbasiert
Die beliebteste Workflow-Lösung in dieser Kategorie ist Zapier. Als Integrationsplattform als Service(iPaaS) verbinden sich Tools wie Zapier mit Tausenden von Apps, um einfache Prozesse zu automatisieren.
Die Erstellung von Workflows in einer iPaaS-Lösung wie Zapier ist technisch so anspruchsvoll wie das Einloggen in einige Konten und das Einfügen einiger Datenpunkte.
Aufgrund ihrer Plug-and-Play-Fähigkeit sind Zapier und andere iPaaS-Tools eine großartige Lösung für kleine Unternehmen, Unternehmer und alle, die bestimmte Aufgaben bequemer gestalten möchten.
Ein Kundendienstleiter kann ein iPaaS-Tool verwenden, um automatisch Arbeitsblätter mit Links zu Anrufaufzeichnungen zu erstellen. Ein Freiberufler oder Vertriebsleiter kann ein solches Tool verwenden, um Ordner auf der Grundlage der Hierarchie zu erstellen, wenn neue Leads in sein CRM eingehen.
Aber Tools wie Zapier sind für die meisten großen oder umfangreichen Unternehmen nicht geeignet. Sie sind zwar einfach zu bedienen, aber der Aufbau komplexer, mehrstufiger Workflows kann unübersichtlich werden - und Sie müssen es selbst herausfinden.
Wenn Ihr Team anspruchsvollere Anforderungen hat, aber die Idee einer integrationsbasierten Workflow-Software bevorzugt, sollten Sie sich vielleicht mit Mulesoft beschäftigen.
2. Die komplexesten Workflow-Lösungen nutzen die KI
Am anderen Ende des Spektrums ist eine fortschrittliche Workflow-Software in der Lage, viel mehr als nur einfache Datenabrufe zu automatisieren.
Die von Gartner als "intelligente" Geschäftsprozessmanagement-Software (iBPMs) bezeichnete Gartnerbezeichnet, setzen diese Tools künstliche Intelligenz ein, um Workflow-Lösungen einige Schritte weiter zu bringen als die Alternativen.
Für Unternehmen mit hohem Geschäftsvolumen bedeutet dies, dass sie ihre Altsysteme mit Software von Drittanbietern verbinden müssen, um die Prozessautomatisierung zu verbessern. Mit maschinellem Lernen und robotergestützter Prozessautomatisierung können Unternehmen mit komplexen Infrastrukturen eine Menge Betriebskosten einsparen, da menschliche Eingriffe und manuelle Datenanalysen nicht mehr erforderlich sind.
Nehmen Sie zum Beispiel Finanzinstitute. Wenn eine Bank hofft, global tätig zu werden, muss sie mehr tun, als ihre Prozesse zu digitalisieren. Sie braucht eine robuste Lösung, mit der sie ihre Zweigstellen und Prozesse auf einer Plattform rationalisieren kann. Außerdem braucht sie eine intelligente Workflow-Software, um mit den Änderungen bei der Einhaltung von Vorschriften Schritt zu halten.
Wenn Ihr Unternehmen so groß oder komplex ist wie Finanz- oder Gesundheitseinrichtungen, ist es gut möglich, dass fortschrittliche Workflow-Software - wie iBPM - die am besten geeignete Lösung für Ihr Unternehmen ist.
3. Mehr Komplexität bringt mehr Verantwortung
Die größte Stärke von iBPMs könnte auch ihr größter Knackpunkt sein. Wie bei den meisten SaaS-Lösungen gilt: Je komplexer das Produkt ist, desto schwieriger ist es zu verstehen.
Am deutlichsten wird dies bei Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM), die KI einsetzt, aber auch beim Vergleich von Low-Code-Tools ist dies eine Überlegung wert.
Bei den meisten BPMs benötigen Sie drei bis sechs Monate, um am Kaufzyklus teilzunehmen - sowie ein Team qualifizierter Entwickler, um den Betrieb einzurichten und aufrechtzuerhalten.
Bei einer Low-Code-Lösung benötigen Sie ein qualifiziertes IT-Team, um die Dinge einzurichten, bevor Sie benutzerdefinierte Prozesse entwerfen, bereitstellen oder automatisieren können.
Andererseits ist Workflow-Software mit geringer Komplexität vergleichsweise einfach zu bedienen, kann aber unhandlich werden, wenn ein Unternehmen eine fortgeschrittene Automatisierung durchführen muss.
Das ist das Entscheidende: Wenn Sie in einem prozessintensiven Unternehmen arbeiten - wie im Gesundheitswesen, im Bildungswesen oder im Bankwesen - benötigen Sie etwas Anspruchsvolleres als ein integrationsbasiertes System.
4. Die Zukunft der Workflow-Software ist flexibel (und codefrei)
Wenn die meisten Entscheidungsträger Software kaufen müssen, konzentrieren sie sich auf ihre unmittelbaren Bedürfnisse.
Laut Gartner, beeinflusst die Produktfunktionalität die Kaufgewohnheiten der Verbraucher mehr als jeder andere Faktor - einschließlich der Faktoren, die sich darauf auswirken, ob ein Kunde langfristig bei einem Anbieter bleibt.
Ein solcher Faktor ist die Flexibilität. Da sich ein Unternehmen und seine Prozesse unweigerlich ändern, ist die richtige Workflow-Software so konzipiert, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird und so anpassungsfähig ist, dass sie sich mit der Entwicklung des Unternehmens mitbewegt.
Dies ist der Punkt, an dem BPM-Software mit niedrigem und ohne Code glänzt. Obwohl No-Code-Lösungen derzeit die am wenigsten verfügbare Option auf dem Markt sind, prognostiziert Forrester, dass der Markt für No-Code-Entwicklung bis 2022 auf 21,2 Milliarden Dollar bis 2022 Und das aus gutem Grund.
Ihre Fähigkeit, robuste Workflow-Programmierung mit benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Entwicklungsumgebungen zu kombinieren, ermöglicht es auch technisch nicht versierten Mitarbeitern, komplexe Automatisierungen selbst zu erstellen.
Low-Code-Lösungen sind die gängigste BPM-Option auf dem Markt und bieten nicht-technischen Anwendern letztlich den gleichen Nutzen wie No-Code-Software - der einzige Unterschied besteht darin, dass die IT-Abteilung die Erstentwicklung übernehmen muss.
