4 raisons d'automatiser la procédure d'embarquement de votre employé

Que se passe-t-il lorsqu'un employé quitte votre organisation ? Pour de nombreuses entreprises, les procédures de licenciement sont vaguement liées entre elles par le biais de courriels, de documents et de conversations privées.

Ce n'est pas seulement mauvais pour les employés qui partent. C'est mauvais pour les affaires.

Selon les recherches de OneLogin, 20 % des décideurs informatiques ont déclaré que le fait de ne pas retirer les ex-employés des réseaux d'entreprise a entraîné une violation des données. Pour éviter les défaillances et garantir le respect de la politique de l'entreprise, les organisations doivent abandonner les pratiques manuelles risquées de retrait des employés au profit de flux de travail numériques automatisés.

Voici quatre raisons impérieuses d'automatiser le processus de délocalisation de vos employés :

1. Assurer la sécurité et la conformité

Dans un monde idéal, le processus de délocalisation d'un employé est un moyen systématique de gérer les départs et de minimiser les risques.

Dans le monde réel, les entreprises ayant des pratiques de délocalisation incohérentes sont souvent confrontées à des problèmes de sécurité des données. Lorsque le processus d'externalisation d'une organisation est mal défini, incohérent ou dépendant du papier, d'importantes politiques de résiliation - comme le déprovisionnement des comptes - peuvent facilement passer entre les mailles du filet.

Dans une enquête menée auprès de 500 décideurs du secteur des TI, OneLogin a constaté que 25 % des personnes interrogées prennent plus d'une semaine à la déprovision d'anciens employés. Et un autre quart des personnes interrogées ont déclaré ne pas savoir combien de temps ces comptes restent actifs après le départ d'un employé.

Que quelqu'un démissionne ou soit licencié, les organisations doivent révoquer l'accès à tous les des comptes d'entreprise afin de maintenir la sécurité des données et d'empêcher que les anciens employés ne les placent dans une position vulnérable, que ce soit intentionnellement ou par inadvertance.

Pour atteindre cet objectif à grande échelle, les entreprises avant-gardistes utilisent des solutions de flux de travail automatisées qui peuvent fermer automatiquement les comptes des utilisateurs.

2. Supprimer les frictions pour les employés qui partent

Pour certains travailleurs qui partent, le processus de délocalisation est centré sur l'employeur et manque d'empathie. Ce phénomène est le plus prononcé chez les employés licenciés, mais il peut également se produire lorsque les personnes partent selon leurs propres conditions.

Ce dont ces organisations ne se rendent pas compte, c'est que la délocalisation des employés n'a pas pour seul but de minimiser les risques juridiques évidents pour l'entreprise. Il s'agit également de s'assurer que les employés obtiennent ce dont ils ont besoin, idéalement avec une approche personnelle.

Cela signifie essentiellement qu'il faut maintenir une communication constante avec les employés qui quittent l'entreprise pour savoir à quoi s'attendre.

Avec l'aide de un logiciel d'automatisation du flux de travailCela pourrait aussi signifier :

• Programmation automatique des entretiens de sortie
• Faciliter le transfert de connaissances
• Permettre aux employés de soumettre numériquement des commentaires sur leur expérience professionnelle
• Permettre aux employés de signer et de soumettre les formulaires de licenciement et autres formulaires par voie électronique

Lorsqu'une organisation optimise le processus d'externalisation de manière à éliminer les frictions pour les employés, elle est mieux placée pour le faire :

• Tirer parti du retour d'information pour améliorer leur façon de faire
• Conserver et récupérer des connaissances institutionnelles précieuses
• Créer une impression finale positive qui réduit le bouche-à-oreille négatif

3. Démocratiser les procédures de résiliation

La numérisation du processus de délocalisation des employés est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui n'ont pas de présence traditionnelle en matière de ressources humaines, comme les entreprises de première ligne à distance ou les organisations ayant plusieurs bureaux.

En l'absence d'un personnel des RH sur place pour superviser chaque étape du processus, les tâches de délocalisation incombent généralement soit au chef de bureau, soit au responsable de la cessation d'emploi - des personnes qui en savent généralement beaucoup moins sur les politiques de licenciement que les RH.

Leur inexpérience signifie souvent qu'ils doivent apprendre à la volée, et avec autant de pièces en mouvement, le risque de faux pas est élevé.

Un Liste de contrôle des employés en cas d'embarquement sera certainement utile, mais l'automatisation du processus de bout en bout garantira que toute personne de votre organisation pourra superviser l'externalisation avec confiance et cohérence.

4. Enrichir la productivité des professionnels des RH

L'embarquement manuel n'augmente pas seulement le risque d'erreur. Il maintient également le personnel des ressources humaines sous la paperasse.

Qu'une organisation ait ou non un processus de délocalisation des employés, une stratégie réussie comprend généralement une version des activités suivantes :

• Déprovisionnement des comptes d'utilisateur des employés
• Rédaction, distribution et collecte de signatures sur les accords écrits
• Finalisation des indemnités de départ et du ou des derniers salaires
• Récupération des biens/technologies appartenant à l'entreprise
• Planifier et/ou faciliter les entretiens de sortie

Pour chacune de ces tâches, le personnel des RH qui s'appuie sur le papier doit se coordonner avec les intervenants des différents services - de l'informatique aux finances - pour les pousser à franchir la ligne d'arrivée. Si des lacunes dans la communication se produisent, des lacunes dans le processus suivent généralement.

Avec la bonne solution de flux de travail, les équipes des RH peuvent automatiser les tâches, rationaliser les processus et gagner en visibilité sur l'ensemble du cycle de vie des employés.

Cette visibilité leur permet d'améliorer considérablement l'expérience des employés, alors même que ceux-ci se préparent à partir.

Plus important encore, elle permet aux professionnels des ressources humaines de donner un sens à leur travail pour mener des initiatives nouvelles et stratégiques qui offrent aux employés - et aux cadres - une tranquillité d'esprit bien nécessaire.

Votre processus d'embarquement vous freine ?

Il est facile d'échouer lorsqu'il s'agit d'offrir une expérience de hors-bord cohérente. Mais les entreprises modernes d'aujourd'hui ne peuvent pas se permettre de lésiner sur les adieux. Avec l'essor du travail à distance, les entreprises qui ont une stratégie de délocalisation automatisée sont les mieux placées pour réduire les risques sans se faire des ennemis des anciens employés. 

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