4 razones para automatizar el proceso de salida de su empleado
¿Qué sucede cuando un empleado deja su organización? Para muchas compañías, los procedimientos de terminación están vagamente unidos a través del correo electrónico, los rastros de papel y las conversaciones privadas.
Esto no sólo es malo para los empleados que se van. Es malo para el negocio.
Según un estudio de OneLogin, el 20% de los responsables de TI afirman que el hecho de no retirar a los ex empleados de las redes corporativas provocó una violación de datos. Para evitar fallos y garantizar el cumplimiento de la política de la empresa, las organizaciones deben abandonar las arriesgadas prácticas manuales de baja y sustituirlas por flujos de trabajo digitales automatizados.
Aquí hay cuatro razones convincentes para automatizar el proceso de salida de su empleado:
1. Garantizar la seguridad y el cumplimiento
En un mundo ideal, un proceso de salida de un empleado es una forma sistemática de gestionar las salidas y minimizar el riesgo.
En el mundo real, las empresas que tienen prácticas de offboard inconsistentes a menudo se enfrentan a problemas de seguridad de los datos como resultado de ello. Cuando el proceso de destitución de una organización está mal definido, desarticulado o depende del papel, importantes políticas de destitución -como la desprovisión de cuentas- pueden pasar fácilmente desapercibidas.
En una encuesta a 500 personas que toman decisiones en el área de TI, OneLogin encontró que el 25 por ciento de los encuestados toman más de una semana para la desprovisión antiguos empleados. Y otro cuarto de los encuestados informó no saber cuánto tiempo estas cuentas permanecen activas después de que un empleado se va.
Ya sea que alguien renuncie o sea despedido, las organizaciones deben revocar el acceso a todos cuentas corporativas para mantener la seguridad de los datos y evitar que los ex empleados los coloquen en una posición vulnerable, ya sea de manera intencional o inadvertida.
Para lograrlo a escala, las empresas con visión de futuro utilizan soluciones de flujo de trabajo automatizadas que pueden cerrar las cuentas de los usuarios de forma automática.
2. Eliminar la fricción para los empleados que se van
Para algunos trabajadores que se van, el proceso de salida se centra en el empleador y carece de empatía. Esto es más pronunciado en el caso de los empleados despedidos, pero también puede ser cierto cuando las personas se van en sus propios términos.
Lo que estas organizaciones no se dan cuenta es que la salida de empleados no se trata solamente de minimizar los riesgos legales obvios para el negocio. También se trata de asegurar que los empleados obtengan lo que necesitan, idealmente con un enfoque personal.
En lo más básico, esto significa mantener una comunicación consistente con los empleados que se van sobre lo que se puede esperar.
Con la ayuda de software de automatización del flujo de trabajotambién podría significar:
- Programando automáticamente las entrevistas de salida
- Facilitar la transferencia de conocimientos
- Permitir a los empleados enviar digitalmente sus comentarios sobre su experiencia laboral
- Permitir que los empleados firmen y presenten electrónicamente los formularios de indemnización y otros formularios
Cuando una organización optimiza el proceso de salida de la empresa de manera que se elimine la fricción para los empleados, está mejor posicionada para hacerlo:
- Aprovechar la retroalimentación para mejorar la forma en que hacen las cosas
- Mantener y recuperar valiosos conocimientos institucionales
- Crear una impresión final positiva que reduzca el boca a boca negativo
3. Democratizar los procedimientos de despido
La digitalización del proceso de salida de empleados es especialmente beneficiosa para las empresas que carecen de una presencia tradicional de RR.HH., como las empresas de entrada remota o las organizaciones con múltiples oficinas.
Sin personal de RRHH dedicado in situ para supervisar cada paso del proceso, las tareas de fuera de la oficina normalmente recaen en el director de la oficina o en el director de despido, personas que normalmente saben mucho menos sobre las políticas de despido que RRHH.
Su inexperiencia a menudo significa aprender sobre la marcha, y con tantas piezas móviles, el potencial de errores es alto.
Un lista de control de empleados fuera de la empresa ciertamente ayudará, pero automatizar el proceso de principio a fin garantizará que cualquiera en su organización pueda supervisar la salida con confianza y consistencia.
4. Enriquecer la productividad de los profesionales de los recursos humanos
El apagado manual no sólo aumenta el potencial de error. También mantiene al personal de RRHH enterrado en el papeleo.
Independientemente de que una organización tenga o no un proceso de salida de empleados, una estrategia exitosa típicamente incluye alguna versión de las siguientes actividades:
- Desaprovisionamiento de las cuentas de usuario de los empleados
- Redacción, distribución y recogida de firmas en los acuerdos escritos
- Finalizando los pagos de indemnización y el último cheque de pago
- Recuperar la propiedad/tecnología de la compañía
- Programar y/o facilitar las entrevistas de salida
Para cada una de estas tareas, el personal de recursos humanos que se basa en el papel debe coordinarse con los interesados de diversos departamentos -desde el de tecnología de la información hasta el de finanzas- para llevarlos a la meta. Si se producen lagunas en la comunicación, normalmente se producen lagunas en el proceso.
Con la solución de flujo de trabajo adecuada, los equipos de RRHH pueden automatizar las tareas, agilizar los procesos y obtener visibilidad en todo el ciclo de vida de los empleados.
Esta visibilidad les permite mejorar dramáticamente la experiencia de los empleados, incluso cuando los empleados se preparan para seguir adelante.
Y lo que es más importante, permite a los profesionales de RRHH dar un sentido significativo a su trabajo para impulsar iniciativas nuevas y estratégicas que ofrezcan a los empleados -y a los ejecutivos- la tan necesaria tranquilidad.
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Es fácil dejar caer la pelota cuando se trata de proveer una experiencia consistente de offboarding. Pero los negocios modernos de hoy en día no pueden permitirse escatimar en las despedidas. Con el aumento del trabajo a distancia, las organizaciones con una estrategia automatizada de offboarding están en la mejor posición para reducir el riesgo sin crear enemigos de los antiguos empleados.
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