Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt? In vielen Unternehmen sind die Kündigungsverfahren lose über E-Mails, Papierwege und private Gespräche miteinander verknüpft.
Das ist nicht nur schlecht für die ausscheidenden Mitarbeiter. Es ist schlecht für das Geschäft.
Laut einer Studie von OneLogin, 20 Prozent der IT-Entscheidungsträger dass das Versäumnis, ehemalige Mitarbeiter aus Unternehmensnetzwerken zu entfernen, zu einer Datenverletzung geführt hat. Um Verstöße zu verhindern und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, müssen Unternehmen die riskanten manuellen Entlassungspraktiken durch automatisierte digitale Workflows ersetzen.
Hier sind vier überzeugende Gründe, die für eine Automatisierung des Entlassungsprozesses Ihrer Mitarbeiter sprechen:
1. Gewährleistung von Sicherheit und Konformität
In einer idealen Welt ist ein Personalabgangsprozess eine systematische Methode, um Abgänge zu verwalten und Risiken zu minimieren.
In der Praxis haben Unternehmen mit inkonsistenten Offboarding-Praktiken oft mit Problemen der Datensicherheit zu kämpfen. Wenn der Offboarding-Prozess eines Unternehmens schlecht definiert, unzusammenhängend oder papierabhängig ist, können wichtige Kündigungsrichtlinien - wie die Deprovisionierung von Konten - leicht durch die Maschen fallen.
In einer Umfrage unter 500 IT-Entscheidungsträgern stellte OneLogin fest, dass 25 Prozent der Befragten mehr als eine Woche für die Deprovisionierung ehemaligen Mitarbeitern. Und ein weiteres Viertel der Befragten gab an, nicht zu wissen, wie lange diese Konten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aktiv bleiben.
Unabhängig davon, ob jemand kündigt oder entlassen wird, müssen Unternehmen den Zugang zu allen Unternehmen müssen den Zugang zu allen Unternehmenskonten sperren, um die Datensicherheit zu gewährleisten und zu verhindern, dass ehemalige Mitarbeiter sie absichtlich oder versehentlich in eine gefährliche Lage bringen.
Um dies in großem Umfang zu erreichen, nutzen vorausschauende Unternehmen automatisierte Workflow-Lösungen, die Benutzerkonten automatisch schließen können.
2. Reibungsverluste für ausscheidende Mitarbeiter beseitigen
Für einige ausscheidende Arbeitnehmer ist der Entlassungsprozess sehr arbeitgeberorientiert und wenig einfühlsam. Am stärksten ausgeprägt ist dies bei gekündigten Mitarbeitern, aber es kann auch zutreffen, wenn Menschen auf eigenen Wunsch gehen.
Was diese Unternehmen nicht wissen, ist, dass es bei der richtigen Entlassung von Mitarbeitern nicht nur darum geht, die offensichtlichen rechtlichen Risiken für das Unternehmen zu minimieren. Es geht auch darum sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das bekommen, was sie brauchen - idealerweise mit einem persönlichen Ansatz.
Im Grunde genommen bedeutet dies, dass mit den ausscheidenden Mitarbeitern konsequent kommuniziert werden muss, was sie erwartet.
Mit Hilfe von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufenkönnte es auch heißen:
- Automatisches Planen von Austrittsgesprächen
- Erleichterung des Wissenstransfers
- Ermöglichung eines digitalen Feedbacks der Mitarbeiter über ihre Arbeitserfahrungen
- Ermöglichung der elektronischen Unterzeichnung und Einreichung von Abfindungs- und anderen Formularen durch die Arbeitnehmer
Wenn ein Unternehmen den Offboarding-Prozess so optimiert, dass die Reibungsverluste für die Mitarbeiter verringert werden, ist es in einer besseren Position:
- Nutzung von Feedback zur Verbesserung ihrer Arbeitsweise
- Wertvolles institutionelles Wissen erhalten und wiedergewinnen
- Schaffung eines positiven Gesamteindrucks, der negative Mundpropaganda reduziert
3. Demokratisierung der Kündigungsverfahren
Die Digitalisierung des Offboarding-Prozesses ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die nicht über eine traditionelle HR-Präsenz verfügen, wie z. B. Remote-First-Unternehmen oder Organisationen mit mehreren Standorten.
Da keine speziellen Mitarbeiter der Personalabteilung vor Ort sind, um jeden Schritt des Prozesses zu überwachen, fallen die Aufgaben des Offboarding in der Regel entweder dem Büroleiter oder dem kündigenden Manager zu - Personen, die in der Regel viel weniger über Kündigungsrichtlinien wissen als die Personalabteilung.
Ihre Unerfahrenheit bedeutet oft, dass sie aus dem Stegreif lernen müssen, und bei so vielen beweglichen Teilen ist die Gefahr von Fehltritten groß.
Eine Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern ist sicherlich hilfreich, aber die Automatisierung des gesamten Prozesses garantiert, dass jeder in Ihrem Unternehmen das Offboarding mit Vertrauen und Konsistenz überwachen kann.
4. Steigerung der Produktivität von HR-Fachleuten
Manuelles Offboarding erhöht nicht nur die Fehleranfälligkeit. Sie führt auch dazu, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung in Papierkram versinken.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen einen Offboarding-Prozess hat oder nicht, umfasst eine erfolgreiche Strategie in der Regel eine Version der folgenden Aktivitäten:
- Deprovisionierung von Benutzerkonten für Mitarbeiter
- Abfassung, Verteilung und Sammlung von Unterschriften für schriftliche Vereinbarungen
- Abschluss der Abfindungszahlungen und letzte(r) Gehaltsscheck(s)
- Rückholung von Firmeneigentum/Technologie
- Planung und/oder Moderation von Austrittsgesprächen
Bei jeder dieser Aufgaben müssen sich die Mitarbeiter der Personalabteilung, die auf Papier angewiesen sind, mit den Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen - von der IT bis zur Finanzabteilung - abstimmen, um sie über die Ziellinie zu bringen. Wenn es zu Kommunikationslücken kommt, folgen in der Regel auch Lücken im Prozess.
Mit der richtigen Workflow-Lösung können HR-Teams Aufgaben automatisieren, Prozesse rationalisieren und Transparenz über den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters gewinnen.
Diese Transparenz ermöglicht es ihnen, die Erfahrungen der Mitarbeiter drastisch zu verbessern, selbst wenn diese sich auf ihren Wechsel vorbereiten.
Noch wichtiger ist jedoch, dass es den Personalverantwortlichen ermöglicht, ihre Arbeit sinnvoll zu nutzen, um neue und strategische Initiativen voranzutreiben, die den Mitarbeitern - und den Führungskräften - die dringend benötigte Sicherheit bieten.
Hält Sie Ihr Offboarding-Prozess auf?
Es ist leicht, den Ball fallen zu lassen, wenn es darum geht, ein konsistentes Offboarding-Erlebnis zu bieten. Doch moderne Unternehmen können es sich nicht leisten, bei der Verabschiedung zu knausern. Angesichts der zunehmenden Fernarbeit sind Unternehmen mit einer automatisierten Offboarding-Strategie am besten in der Lage, Risiken zu reduzieren, ohne sich ehemalige Mitarbeiter zu Feinden zu machen.
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