Das Problem
Nuevatel SA ist eines der führenden Unternehmen im Telekommunikationssektor in Bolivien, Haiti und der Dominikanischen Republik mit mehr als einer Million Mobilfunkkunden allein auf dem bolivianischen Markt. Mit Niederlassungen im ganzen Land ist Nuevatel SA mit seiner Marke VIVA einer der führenden Anbieter von Mobilfunk- und Ferngesprächen. Um seine Servicequalität zu verbessern, hat das Unternehmen in den letzten Jahren stark in seine Informationsmanagement-Infrastruktur investiert und unter anderem SAP Business One erfolgreich eingeführt. Nachdem die Informationen und Daten dank eines modernen ERP-Systems besser verwaltet werden konnten, verlagerte sich der Schwerpunkt bei Nuevatel auf die Verbesserung anderer Geschäftsprozesse in seinem Betrieb. Für sein Prozessautomatisierungssystem wollte Nuevatel ein Tool, das zu 100 % webbasiert ist, und entschied sich für ProcessMaker.
Nuevatel identifizierte den Beschaffungsprozess als einen Prozess, der innerhalb des Unternehmens ein hohes Maß an Transparenz aufwies und einen idealen Ausgangspunkt für eine BPM-Implementierung in ProcessMaker darstellen würde. Praktisch alle Abteilungen des Unternehmens waren von diesem Prozess betroffen, da sie tagtäglich Verträge abschließen mussten. Die Geschäftsleitung erkannte, dass eine bessere Möglichkeit benötigt wurde, um die Benutzer über den Status der Einkäufe auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass alle Benutzer ein Standardverfahren einhalten, wenn sie Einkäufe für ihre Abteilungen tätigen.
- Wie viele andere Beschaffungsvorgänge war auch der von Nuevatel zentralisiert, d. h. die Mitarbeiter der zentralen und der regionalen Büros mussten sich an die Beschaffungsbeauftragten in der Zentrale wenden, um Kaufanträge zu stellen. Dies geschah in der Regel per Telefon oder E-Mail. Diese Mitarbeiter mussten in der Regel mehrmals anrufen, um sich über den Stand der Bearbeitung des Antrags zu informieren. Dies hatte zur Folge, dass die Beamten zu viel Zeit mit der Beantwortung und Überprüfung des Status dieser Kaufanträge verbrachten.
- Die Antragsformulare mussten oft von einem Ort zum anderen transportiert werden, um genehmigt zu werden.
- Die Einkäufer erhielten Anträge ohne jede Art von Standardformat, was dazu führte, dass die Mitarbeiter zahlreiche Anrufe bei ihren internen Kunden tätigen mussten, um bestimmte Aspekte der Anträge zu klären.
- Je nach Art des Kaufs und der damit verbundenen Beträge musste jeder Fall auf verschiedenen Ebenen genehmigt werden, bevor er akzeptiert wurde. Einige konnten sofort getätigt werden, während für andere die Zustimmung der obersten Führungsebene oder der Rechtsabteilung des Unternehmens erforderlich war.
- Jeder dieser Schritte führte zu einem potenziellen Verzögerungspunkt, da die Mitarbeiter oft keinen direkten Zugang zu den für die Genehmigung oder Fortsetzung des Verfahrens zuständigen Beamten hatten.
Es gab auch keine statistischen oder faktischen Informationen über Prozesse, so dass es auch keine entsprechenden Informationen darüber gab, wo Engpässe bestanden.
Die Lösung
NUEVATEL S.A. implementierte ProcessMaker für die Automatisierung des Beschaffungsprozesses. Die Implementierung war erfolgreich und wies die folgenden Merkmale auf:
- Benutzer in allen Abteilungen haben jetzt Zugang zum System.
- Die Antragsformulare sind standardisiert und ermöglichen es den Antragstellern, die eingekauften Waren und Dienstleistungen anhand der im ERP-System des Unternehmens - SAP Business One - definierten Parameter zu definieren.
- ProcessMaker verwendet Microsoft Active Directory (AD), um eine Einzelbenutzer-Authentifizierung zu ermöglichen.
- Der Prozess stellt eine Verbindung zu SAP Business One her, um die gültigen Parameter für Waren oder Dienstleistungen zu ermitteln und den Status des SAP-Einkaufsprozesses zu erhalten.
- Das System enthält rechtliche Vorlagen zur Erstellung von Verträgen, die zuvor von der Rechtsabteilung genehmigt worden sind.
- Der Prozess bestimmt automatisch die erforderlichen Genehmigungsstufen und benachrichtigt die zuständigen Benutzer an jedem Punkt des Prozesses. Das System sendet auch Benachrichtigungen an den Antragsteller, um ihn über den Status seines Antrags zu informieren.
Der geschaffene Wert
- Standardisierung der Aktivitäten im Zusammenhang mit Akquisitionen.
- Kürzere und effizientere Beschaffungszeiten.
- Vollständige Rückverfolgbarkeit jedes Beschaffungsvorgangs.
- Ersetzung von Papierformularen durch elektronische Formulare.
- Klarer Weg zur Automatisierung weiterer Unternehmensprozesse.
