NuevaTel PCS

La société a automatisé les demandes d'achat et divers flux de travail liés aux demandes de lignes téléphoniques et aux activations de lignes à l'aide de ProcessMaker.

NuevaTel PCS
Logo NuevaTel PCS Nom : NuevaTel PCS Secteur : Tech & Télécom Les utilisateurs : 500

Processus mis en évidence

  • Demandes d'achat
  • Demande de préparation d'un stock de numéros
  • Demande d'activation d'un numéro de téléphone
  • Demande de bons virtuels pour les lignes
  • Demande d'appareils téléphoniques
  • Intégration avec SAP - Business One

"...la mise en place de ProcessMaker a permis à Nuevatel de standardiser ses processus, de réduire les délais d'approvisionnement, d'éliminer les formulaires papier tout en augmentant la traçabilité et les informations historiques pour l'analyse." Ramiro Gonzales Responsable des achats et de la logistique

Problème

Nuevatel SA, est l'une des principales entreprises du secteur des télécommunications en Bolivie, en Haïti et en République dominicaine, avec plus d'un million de clients mobiles sur le seul marché bolivien. Présente dans tout le pays, Nuevatel SA, avec sa marque VIVA, est l'un des principaux fournisseurs de téléphonie cellulaire et longue distance. Pour améliorer la qualité de ses services ces dernières années, l'entreprise a beaucoup investi dans son infrastructure de gestion de l'information et a notamment réalisé une mise en œuvre réussie de SAP Business One. Ses informations et ses données étant mieux gérées grâce à un système ERP moderne, Nuevatel s'est concentrée sur l'amélioration d'autres processus commerciaux dans ses opérations. Pour son système d'automatisation des processus, Nuevatel voulait un outil 100% web et a choisi ProcessMaker.

Nuevatel a identifié le processus de passation de marché comme un processus ayant un niveau élevé de visibilité au sein de l'entreprise et qui serait un point de départ idéal pour une mise en œuvre du BPM dans ProcessMaker. Pratiquement tous les départements de l'entreprise ont été touchés par ce processus en raison des besoins quotidiens en matière de contrats et la direction a réalisé qu'il fallait trouver un meilleur moyen d'informer les utilisateurs sur l'état des achats et de s'assurer que tous les utilisateurs suivent une procédure standard lorsqu'ils effectuent des achats pour leur département.

  • Comme de nombreux processus de passation de marchés, celui de Nuevatel était centralisé, ce qui signifie que les employés des bureaux centraux et régionaux devaient contacter les responsables des achats au siège afin de déposer des demandes d'achat. Cela se faisait généralement par téléphone ou par courrier électronique. Ces employés devaient généralement téléphoner plusieurs fois afin de vérifier l'état d'avancement de la demande. En conséquence, les agents passaient trop de temps à répondre à ces demandes d'achat et à vérifier leur état d'avancement.
  • Les formulaires de demande ont souvent dû se déplacer physiquement d'un endroit à l'autre pour être approuvés.
  • Les agents acheteurs recevaient des demandes sans aucun type de format standard, ce qui les obligeait à passer de nombreux appels à leurs clients internes pour clarifier certains aspects des demandes.
  • Selon les types d'achat et les montants correspondants, chaque cas a fait l'objet de différents niveaux d'approbation avant d'être accepté. Certaines pouvaient être faites immédiatement, tandis que d'autres nécessitaient une approbation de la direction générale ou du service juridique de l'entreprise.
  • Chacune de ces étapes a entraîné un point de retard potentiel, car les employés n'avaient souvent pas d'accès direct aux fonctionnaires chargés d'approuver ou de poursuivre le processus.

Il n'y avait pas non plus d'informations statistiques ou factuelles sur les processus, et donc pas non plus d'informations correspondantes sur les goulets d'étranglement existants.

Solution

NUEVATEL S.A. a implémenté ProcessMaker pour l'automatisation du processus de passation de marchés. L'implémentation a été réalisée et présente les caractéristiques suivantes :

  • Les utilisateurs de tous les services ont désormais accès au système.
  • Les formulaires de demande sont standardisés et permettent aux demandeurs de définir les biens et services achetés selon les paramètres définis dans le système ERP de l'entreprise - SAP Business One.
  • ProcessMaker utilise Microsoft Active Directory (AD) pour permettre l'authentification d'un seul utilisateur.
  • Le processus se connecte à SAP Business One pour déterminer les paramètres valables pour les biens ou les services et recevoir le statut du processus d'achat SAP.
  • Le système comprend des modèles juridiques permettant de créer des contrats qui ont été préalablement approuvés par le service juridique.
  • Le processus détermine automatiquement les niveaux d'approbation nécessaires et envoie des notifications aux utilisateurs responsables à chaque étape du processus. Le système envoie également des notifications à l'initiateur pour informer le demandeur du statut de sa demande.

La valeur créée

  • Normalisation des activités liées aux acquisitions.
  • Des délais de passation de marchés plus courts et plus efficaces.
  • Traçabilité complète de chaque processus de passation de marché.
  • Remplacement des formulaires papier par des formulaires électroniques.
  • Une voie claire vers l'automatisation des processus supplémentaires de l'entreprise.

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