Problema
Global Environmental Solutions Inc. (GESI) incorpora con éxito las restricciones gubernamentales de cumplimiento ambiental en la planificación tanto a corto como a largo plazo para sus clientes industriales, proporcionando así a los clientes una reducción significativa del riesgo empresarial. GESI necesitaba un método para racionalizar su análisis para el Departamento de Servicios Aéreos y para restringir el acceso a la información a personas y organizaciones específicas. ProcessMaker creó un flujo de trabajo que reunía información química relevante, realizaba el análisis preliminar y controlaba el acceso seguro a los resultados confidenciales.
- Este proceso aumentó en gran medida la eficiencia de la actividad principal del GESI, ya que eliminó la necesidad de que los expertos realizaran análisis redundantes.
- Los recursos de los expertos se consumieron realizando análisis redundantes de productos idénticos o similares.
- La transcripción de los datos de los documentos de investigación a los documentos oficiales era ineficiente y llevaba mucho tiempo.
Solución
Proceso de análisis de información química: El número de producto y la fecha en un correo electrónico inicia automáticamente un nuevo caso. ProcessMaker reúne la información química y ambiental necesaria de los documentos existentes, y luego cruza la información con análisis anteriores. ProcessMaker entonces proporciona automáticamente una recomendación o pide a un experto específico que le dé su opinión. Por último, ProcessMaker crea una versión actualizada de la Hoja de Datos de Seguridad del Material (MSDS) y la almacena, proporcionando a las personas adecuadas acceso a la información confidencial.
El equipo de ProcessMaker diseñó un método para iniciar directa y automáticamente el Proceso de Análisis de Información Química a partir de la información proporcionada en un correo electrónico.
Como parte del proyecto, el equipo de ProcessMaker también ha implementado para GESI el sistema de gestión de documentos KnowledgeTree totalmente integrado con ProcessMaker para almacenar automáticamente todos los documentos relacionados con el proceso. La integración de ProcessMaker y KnowledgeTree ha proporcionado a GESI funciones adicionales de control de acceso a los documentos, control de versiones de los documentos, capacidades de búsqueda avanzada y otras funciones de gestión de documentos.
El valor creado
Aumento de
- Aumento de la seguridad de la información al proporcionar al GESI un control directo de quién puede acceder y alterar documentos específicos.
- Mayor transparencia mediante el seguimiento y la presentación de informes sobre el progreso de los casos, lo que permite al GESI encontrar y corregir los cuellos de botella en el flujo de trabajo.
Disminuido
- Disminución del tiempo necesario para cada caso, debido a la iniciación automática del caso por correo electrónico, la automatización de numerosas tareas, la eliminación de análisis redundantes y la creación automática de informes.
- Disminución del potencial de error humano al crear automáticamente informes relevantes con la información de la investigación.
