La automatización de procesos empresariales (BPA) lleva años dando forma a los lugares de trabajo, con un objetivo inicial muy claro: automatizar las tareas tediosas y repetitivas para agilizar los flujos de trabajo y permitir que las personas se centren en tareas más significativas. Imagínese tareas como copiar y pegar datos, enviar correos electrónicos de confirmación o actualizar los registros de CRM de cientos de clientes potenciales.
Eran los "frutos maduros" de la automatización. Eran fáciles de identificar y tenían un gran impacto, lo que suponía un aumento significativo de la productividad desde el primer momento. Basta con observar o preguntar a los empleados a qué dedican la mayor parte de su tiempo y pasar esas tareas a la automatización.
Sin embargo, a medida que evolucionaba la automatización, también lo hacían las necesidades de las organizaciones. La automatización pasó de gestionar una única tarea a gestionar cadenas de tareas interconectadas, creando procesos holísticos. Este cambio obligó a las empresas a determinar no solo qué automatizar, sino qué procesos ofrecerían el mayor retorno de la inversión (ROI) una vez automatizados.
Pero identificar estas oportunidades de alto ROI no siempre es sencillo. Mientras que la automatización de tareas repetitivas, como miles de copy-pastes, resultaba sencilla, descubrir oportunidades de automatización más complejas era a menudo como buscar una aguja en un pajar. Parecía que todo podía automatizarse en cierta medida. Sin embargo, como señala el McKinsey Global Institute, aunque hasta el 50% de las actividades laborales actuales podrían automatizarse en 2035, sigue siendo difícil saber dónde concentrar los esfuerzos de automatización.
Aquí es donde la inteligencia de procesos cambia las reglas del juego.
Primer paso. Saber qué automatizar
Imagínese intentar automatizar tareas sin saber qué procesos existen en primer lugar. Es como ir dando tumbos por una habitación a oscuras. La inteligencia de procesos actúa como linterna, iluminando ineficiencias, cuellos de botella manuales y actividades repetitivas dentro de los flujos de trabajo organizativos.
La tecnología de inteligencia de procesos analiza todos los procesos existentes para descubrir ineficiencias y ayuda a planificar los flujos de trabajo, de modo que los equipos sepan exactamente cómo se llevan a cabo las tareas.
A menudo, las empresas piensan que un proceso sigue un patrón determinado, sólo para descubrir a través del análisis que se producen desviaciones, creando ineficiencias que no son obvias a primera vista. La inteligencia de procesos saca a la luz estos datos.
Principales ventajas de la inteligencia de procesos:
- Proporciona visibilidad de extremo a extremo de los flujos de trabajo.
- Identifica el ROI de la automatización de cada proceso, proporcionando una lista priorizada de las oportunidades de automatización de mayor impacto.
Con información basada en datos, las empresas pueden identificar los procesos que vale la pena automatizar. que merece la pena automatizar-no sólo los más fáciles de abordar, sino también los que prometen mayores beneficios.
Segundo paso Primera capa-automatización
Después de identificar qué hay que automatizar, es hora de poner en práctica estos conocimientos. Con las herramientas modernas de BPA, incluso los equipos sin grandes conocimientos técnicos pueden automatizar flujos de trabajo sin problemas. Muchas de estas herramientas cuentan con interfaces fáciles de usar, incluidas funciones de arrastrar y soltar y capacidades de mapeo basadas en IA.
Sin embargo, esta etapa, aunque apasionante no debe considerarse el destino final.. Automatizar unos pocos procesos y darlo por concluido no es el objetivo. La optimización debe considerarse un esfuerzo continuo, no una solución puntual. Lo que viene después es igual de importante para aprovechar todas las ventajas de la automatización de procesos.
Paso 3: Evalúe lo que ha automatizado
Una vez automatizada la primera capa, es hora de evaluar su rendimiento. Esto implica inteligencia de procesos para evaluar la eficacia de sus esfuerzos de automatización.
¿Por qué es importante este paso? Por un par de razones:
- Los procesos cambian con el tiempo: Las empresas evolucionan, y los flujos de trabajo que automatizas hoy pueden no ajustarse perfectamente a las necesidades de mañana.
- Hay margen para la optimización: Tal vez haya automatizado el 30% de un proceso de adquisición, pero con un análisis más profundo puede elevar esa cifra al 60%, agilizando aún más las operaciones.
- Oportunidades perdidas: Las limitaciones presupuestarias o de tiempo en la ronda inicial pueden haber dejado procesos adyacentes sin abordar. Ahora puede volver atrás y desbloquear más valor.
Con supervisión continualas empresas pueden detectar carencias y garantizar que su estrategia de automatización se adapte a las nuevas circunstancias, obteniendo más beneficios con el tiempo.
Paso 4: Automatización 2.0
Con los nuevos conocimientos de la inteligencia de procesos, es hora de entrar en el siguiente nivel de automatización. Tanto si se trata de perfeccionar los flujos de trabajo automatizados existentes como de abordar procesos completamente nuevos, el objetivo es el mismo: aumentar la eficiencia, reducir los costes y capacitar a su equipo para lograr más.
Cada ciclo de evaluación y reautomatización aporta mejoras adicionales del rendimiento, creando un bucle de retroalimentación de mejora continua.
Un ciclo virtuoso
La belleza de combinar la inteligencia de procesos con la automatización de procesos reside en el círculo virtuoso que se crea. La inteligencia de procesos identifica ineficiencias y oportunidades. La automatización aborda estos problemas, produce efectos cuantificables y ahorra tiempo y recursos. A continuación, la inteligencia de procesos evalúa los resultados y abre nuevas oportunidades de perfeccionamiento o ampliación.
Cada iteración mejora tanto la tecnología como los resultados operativos, reforzando un bucle en el que el éxito se retroalimenta. Con el tiempo, este ciclo permite a las empresas ampliar sus esfuerzos de automatización de forma sistemática, abordar flujos de trabajo cada vez más complejos y mantener la agilidad para responder a demandas cambiantes.
Este ciclo continuo no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también fomenta la innovación y una cultura de optimización. Los equipos dejan de estar atascados en tareas monótonas y pueden centrarse en iniciativas estratégicas que hagan avanzar a la organización.
Paquete completo de automatización e inteligencia de ProcessMaker
Mediante la identificación continua de las ineficiencias, la automatización estratégica y la iteración sobre los éxitos, las organizaciones pueden desbloquear niveles de productividad e innovación sin precedentes.
La combinación de inteligencia de procesos y automatización se convierte en un motor de crecimiento sostenible. Al invertir en este círculo virtuoso, las empresas pueden preparar sus operaciones para el futuro y garantizar su prosperidad en un mundo cada vez más automatizado.
Sin embargo, no todas las herramientas de BPA incluyen sólidas funciones de inteligencia de procesos que ofrezcan una transparencia total de los flujos de trabajo empresariales. Como resultado, algunas organizaciones pueden verse en la necesidad de invertir en soluciones separadas, como una herramienta BPA y un software de minería de procesos.
En ProcessMaker, hemos integrado las mejores herramientas de inteligencia directamente en nuestra plataforma. Esto garantiza que nuestros clientes puedan aprovechar al máximo el ciclo virtuoso de la inteligencia y la automatización de procesos sin la complejidad de gestionar varios sistemas.
Si está listo para explorar cómo este enfoque podría revolucionar su organización, nuestros expertos están aquí para ayudarle. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo y le guiaremos sobre cómo ProcessMaker puede crear un crecimiento significativo y una eficiencia adaptada a sus necesidades.
