Para crear y publicar este artículo que está leyendo, hemos tenido que utilizar al menos cinco soluciones SaaS diferentes. Y eso sólo para un artículo. ¿Grabar un podcast o celebrar un seminario web en línea? Esas tareas pueden requerir hasta 15 herramientas de software diferentes, todas trabajando juntas para un solo episodio o evento.
Y eso sólo en marketing.
Now, don’t get us wrong—these SaaS tools are incredibly helpful. That’s why we rely on them. 😊 Each is excellent at its specific job, solving one particular problem we encounter. We use one platform to plan our week collaboratively, another to schedule everything, and yet another to integrate the first two. Before you know it, we’re juggling countless tools.
Bueno, no son innumerables, son finitas. Por término medio, las empresas utilizan unas 150 herramientas, pero en realidad ese número suele ascender a 300 en el caso de las grandes organizaciones. Esto tiene un coste, ya que las empresas gastan entre 1.000 y 3.500 dólares anuales por empleado en aplicaciones SaaS.
El mercado SaaS refleja este increíble crecimiento. Según Statista, se prevé que su valor global alcance los 317 550 millones de dólares en 2024, con más de 30 000 soluciones únicas disponibles en la actualidad.
¿Cómo empezó todo?
El auge del software en la nube facilitó mucho el desarrollo de soluciones puntuales para problemas concretos. Las startups alcanzaron el éxito perfeccionando un nicho específico, una estrategia que les permitió introducirse en el mercado, y durante mucho tiempo este enfoque funcionó. Pero ahora ha ido demasiado lejos.
Las empresas empezaron a adoptar rápidamente estas soluciones puntuales, dando paso a un fenómeno conocido como SaaS sprawl. Esto sucede cuando las organizaciones pierden la supervisión de las innumerables herramientas que han implementado, lo que lleva a un aumento vertiginoso de los costes, mayores riesgos de seguridad e ineficiencias operativas.
Dificultades de tener un nicho SaaS para todo
La dispersión de SaaS no es sólo un inconveniente leve, sino un reto importante que puede impedir que las empresas alcancen todo su potencial.
- Aumento de los costes
Esta es obvia, dado el aumento de las cuotas de suscripción. A medida que los departamentos adoptan de forma independiente diversas herramientas SaaS, los costes totales pueden llegar a ser inasumibles. Las licencias no utilizadas, el solapamiento de funciones y los gastos ocultos de "TI en la sombra" inflan los presupuestos innecesariamente. Tomemos como ejemplo nuestro departamento de marketing: estamos suscritos a unas 37 herramientas SaaS, y no estoy del todo seguro de que las estemos utilizando todas de forma eficiente o incluso de que estemos obteniendo valor por lo que pagamos.
- Riesgos de seguridad
Cuantas más herramientas añada, más lugares ocuparán sus datos. Un entorno SaaS fragmentado puede crear puntos ciegos, dificultando la aplicación de medidas de seguridad. Las herramientas no autorizadas o la TI en la sombra pueden abrir puertas a filtraciones de datos, poniendo en riesgo la información sensible.
- (In)eficiencias operativas
Irónicamente, en lugar de mejorar la eficiencia, el uso excesivo de herramientas SaaS a menudo crea más problemas. Aunque estas aplicaciones estaban pensadas para agilizar el trabajo, han dado lugar a otra capa de complejidad.
Ahora, necesitamos aplicaciones de mercado y herramientas de integración sólo para gestionar el caos, toda una nueva categoría de software diseñada para ayudarnos a hacer malabarismos con todos los demás. Sin un enfoque unificado, las lagunas de comunicación y los flujos de trabajo redundantes merman la productividad.
- Complejidad en la gestión
Además de la ineficacia, el seguimiento de innumerables herramientas, sus actualizaciones y el acceso de los usuarios es una pesadilla logística. Cada herramienta tiene su propia interfaz, que requiere tiempo y formación para dominarla. A menudo, las empresas tienen que contratar equipos de operaciones dedicados sólo a gestionar esta complejidad, una solución que supone un nuevo aumento de los costes.
En definitiva, sin una estrategia coherente, la proliferación de SaaS puede convertirse rápidamente en una carga costosa y lenta.
La IA está cambiando el panorama de la expansión del SaaS
La proliferación del SaaS nos ha empujado a un consumo excesivo de herramientas de software, pero el rápido avance de la IA puede estar allanando el camino para un nuevo enfoque. Con la potencia de los grandes modelos lingüísticos avanzados (LLM), la IA Agentic cambia la forma en que las empresas gestionan las tareas y los procesos, ofreciendo una alternativa más inteligente y eficiente.
Imagina una IA Agentic como una solución puntual, no un SaaS más, sino uno más potente y versátil, gracias a su capacidad para adaptarse a las necesidades únicas de una empresa.
Esto podría reducir potencialmente la dependencia de múltiples herramientas superpuestas, abordando no sólo la complejidad de la proliferación de SaaS, sino también las ineficiencias subyacentes. En lugar de hacer malabarismos con innumerables aplicaciones para lograr objetivos sencillos, las empresas podrían confiar en la flexibilidad y la inteligencia de Agentic AI para simplificar las operaciones y reducir costes.
Sin embargo, incluso con la IA al rescate, sigue habiendo una cantidad significativa de complejidad que necesita una gestión centralizada.
¿Cómo afrontar el reto de la dispersión de SaaS?
Hay varias formas de abordar el problema de la proliferación de SaaS. Una opción es contratar a una empresa de consultoría para desarrollar una solución personalizada que consolide todas sus herramientas o incluso construir un sistema unificado desde cero. Aunque este enfoque garantiza una solución adaptada a las necesidades específicas de su organización, presenta inconvenientes importantes.
Desarrollar una solución de este tipo lleva mucho tiempo y esfuerzo, y a menudo se prolonga durante meses o incluso años. Los costes son otro obstáculo importante: las soluciones personalizadas pueden requerir una enorme inversión financiera, lo que las hace inviables para la mayoría de las empresas. Además, en un entorno tan cambiante como el actual, sus necesidades pueden evolucionar para cuando la compleja solución esté finalmente en marcha, dejándole con algo obsoleto o desajustado con las prioridades actuales.
Entonces, ¿existe una forma más rápida y eficaz de reunir todas sus herramientas SaaS y reducir potencialmente tanto su número como los costes asociados? Para las grandes empresas ahogadas en cientos de aplicaciones repartidas entre diversas funciones y flujos de trabajo, orquestación de procesos ofrece una respuesta convincente.
Introduzca la orquestación de procesos
La orquestación de procesos implica la gestión y automatización de intrincados procesos empresariales que abarcan múltiples sistemas, aplicaciones y equipos. En integra, automatiza, supervisa y escala los procesos procesos en un marco unificado, eliminando redundancias y mejorando la eficacia general. Plataformas como ProcessMaker permiten a las empresas construir sus procesos en una única plataforma:
- Consolidación de todas las aplicaciones SaaS en un sistema integrado.
- Permite a las organizaciones crear y personalizar sus propios flujos de trabajo con facilidad.
Lo que diferencia a la orquestación de procesos de las soluciones de consultoría tradicionales es su velocidad y simplicidad. Con una plataforma de bajo código como ProcessMaker, puede desarrollar rápidamente aplicaciones personalizadas para procesos específicos sin necesidad de amplios conocimientos de codificación ni de un equipo de consultores que le ayuden. Esto no sólo acelera la implementación, sino que también permite ajustes inmediatos cada vez que cambian las necesidades del negocio. En lugar de depender de múltiples herramientas externas, todas las funcionalidades esenciales están contenidas en una sola plataforma, lo que aumenta la eficacia y ahorra costes.
Take control of your SaaS stack with ProcessMaker
Incluso con la abundancia de soluciones puntuales especializadas, la creciente complejidad del entorno empresarial actual sigue alimentando la demanda de orquestación de procesos a medida.
Este enfoque permite a las organizaciones hacer frente a la proliferación de SaaS proporcionando una plataforma unificada que hace algo más que gestionar el caos existente de herramientas. Permite a las empresas agilizar las operaciones y desarrollar soluciones a medida, reduciendo significativamente la necesidad de adquirir constantemente nuevo software.
La orquestación de procesos ofrece un camino más inteligente que le permite tomar el control de su pila de software, optimizar los flujos de trabajo y eliminar redundancias. Reimagine cómo utiliza la tecnología y libere a su organización de la molestia de gestionar cientos de aplicaciones SaaS.
