Ventajas del tratamiento inteligente de documentos (PID)

Piense en el tiempo que le lleva clasificar cantidades interminables de documentos no estructurados, como facturas, contratos de venta y formularios fiscales. Ahora redúzcalo en un 75%. Tienes muchas responsabilidades en tu puesto, y con tantas responsabilidades vienen cantidades interminables de potencial. Pero, ¿qué ocurre si no se aprovecha todo su potencial? potencial potencial? ¿Y si tus habilidades y experiencia se están desperdiciando en tareas repetitivas y complejas? ¿Y si hubiera una forma de llevar a cabo estas tareas sin que usted tenga que mover un dedo? Aquí es donde entra en juego el Procesamiento Inteligente de Documentos (PID).

He aquí un breve resumen de lo que trataremos en este artículo:

  • ¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?
  • ¿Qué son los documentos no estructurados?
  • ¿Cuál es la diferencia entre IDP y RPA (Automatización Robótica de Procesos)?
  • ¿Cuáles son las ventajas de la PDI?

¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos (PID)?

El procesamiento inteligente de documentos es un tipo de software que utiliza la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar la tarea de extraer datos de los documentos. Esto puede incluir desde tareas sencillas, como clasificar y archivar documentos, hasta otras más complejas, como extraer datos para informes financieros o análisis de contratos.

¿Qué es un documento no estructurado?

A diferencia de los documentos estructurados, los documentos no estructurados son exactamente como suenan: cualquier tipo de documento que carezca de una estructura clara y concisa que no pueda automatizarse fácilmente con la automatización robótica de procesos (RPA). Piense en formularios fiscales, facturas, contratos de venta, recibos, hojas de cálculo, etc. 

He aquí un gráfico para que tenga una representación visual:

Tabla comparativa entre documentos estructurados y no estructurados

¿Cuál es la diferencia entre la automatización robótica de procesos (RPA) y el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?

Para empezar, RPA es asombroso a la hora de conquistar lo siguiente:

  • Copiar y pegar información entre dos hojas de cálculo o aplicaciones
  • Mover archivos entre sistemas
  • Gestionar bases de datos
  • Raspado de pantalla
  • Rellenar formularios
  • Preparar informes estándar

Pero RPA no es tan fuerte en estas áreas:

  • Diseños atípicos
  • Documentos no estructurados, en los que la información puede aparecer en varios lugares (como correos electrónicos, presentaciones o libros).
  • Escritura a mano y fuentes funky

Por el contrario, las soluciones y casos de uso del procesamiento inteligente de documentos incluyen:

  • Conversión de palabras, números y caracteres de un escaneado o una imagen en texto editable
  • Tramitación de siniestros
  • Identificar y extraer información de documentos no estructurados y con formato impreciso (como una fecha de nacimiento oculta en el texto de un correo electrónico).
  • Preparación de datos más limpios corrigiendo los caracteres manchados o ausentes y reformateando las incoherencias.
  • Ir más allá de las consultas de búsqueda tradicionales para ayudarle a encontrar el documento adecuado utilizando un lenguaje más matizado.

ejemplos de documentos no estructurados que pueden escanearse con idp

En resumen: RPA es un as con los documentos estructurados, pero es menos intuitivo con lo contrario. IDP te libera del proceso manual de clasificar los documentos en los que RPA no puede ayudarte.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento inteligente de documentos (PID)?

Las ventajas del tratamiento inteligente de documentos son numerosas, pero aquí le presentamos sólo algunas: 

Mayor eficacia

IDP es lo último en prevención de cuellos de botella. Le libera de la necesidad de introducir datos manualmente, lo que permite a empresas como la suya procesar documentos con rapidez y precisión. Esencialmente, la extracción automatizada de datos reduce las posibilidades de error y minimiza la necesidad de intervención humana, ahorrando tiempo y esfuerzo. 

Mayor precisión

Al igual que ocurre con el aumento de la eficiencia, la IDP mejora la precisión al eliminar a las personas de la ecuación. Los algoritmos inteligentes de los sistemas IDP están entrenados para extraer y validar con precisión la información de diversos tipos de documentos, como facturas, contratos y formularios. Al minimizar los errores humanos, IDP garantiza la integridad de los datos y reduce el riesgo de problemas de cumplimiento o inexactitudes financieras.

Escalabilidad mejorada

Estos sistemas son altamente escalables, lo que permite a su empresa gestionar fácilmente grandes volúmenes de documentos. Aunque procese cientos o miles de documentos al día, IDP se adapta eficazmente a sus necesidades y garantiza un funcionamiento sin problemas.

Flujos de trabajo acelerados

Las empresas pueden conseguir tiempos de respuesta más rápidos en los procesos basados en documentos. Al automatizar las tareas repetitivas, IDP agiliza el procesamiento de documentos, reduciendo los tiempos de ciclo y mejorando la productividad general. De este modo, le resultará más fácil cumplir los plazos críticos, responder con rapidez a las consultas de los clientes y mejorar su satisfacción. 

Coste reducido

Como bien sabe, el procesamiento manual de documentos no sólo requiere mucho tiempo, sino que también es costoso. Dado que el trabajo manual se minimiza considerablemente, se reducen los gastos generales asociados a la gestión de documentos, la introducción de datos y la validación. Podrá redirigir sus recursos a tareas más estratégicas y de valor añadido, maximizando la eficacia operativa.

Cumplimiento y seguridad mejorados

IDP también garantiza un mayor nivel de cumplimiento y seguridad al proporcionar una pista de auditoría completa y controles de acceso. Con la capacidad de identificar y señalar posibles problemas de cumplimiento, puede mitigar los riesgos de forma proactiva y garantizar el cumplimiento normativo, protegiendo la información confidencial.

Información y análisis

IDP extrae datos y proporciona información valiosa mediante análisis. Debe utilizar esta información extraída en su beneficio para obtener una visión más profunda de sus operaciones. De este modo, podrá tomar decisiones basadas en datos, optimizar procesos y planificar estrategias.

Integración con los sistemas existentes

Las soluciones de IDP se integran perfectamente con las aplicaciones de software y los sistemas empresariales existentes, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta integración permite un flujo de datos fluido en toda la organización y facilita la colaboración interfuncional.

casos de uso de la idp

Mejor software inteligente de tratamiento de documentos

El IDP está emergiendo gradualmente como un producto muy valorado en la industria del software como servicio (SaaS). Dicho esto, existen numerosas empresas de software que ofrecen IDP en sus productos, por lo que puede resultar difícil elegir cuál es el mejor para su organización. Chatee con nosotros para saber más sobre IDP y qué software es el más adecuado para usted. Al fin y al cabo, su empresa merece encontrar la solución adecuada, aunque no seamos nosotros.

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