Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie benötigen, um endlose Mengen unstrukturierter Dokumente wie Rechnungen, Kaufverträge und Steuerformulare zu sortieren. Reduzieren Sie diese Zeit um 75 %. Sie haben in Ihrer Position so viele Verantwortlichkeiten, und mit so vielen Verantwortlichkeiten kommen endlose Mengen an Potenzial. Aber was ist, wenn Sie Ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen? vollen Potenzial? Was ist, wenn Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen für sich wiederholende, komplexe Aufgaben verschwendet werden? Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese Aufgaben zu erledigen, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen? An dieser Stelle kommt die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ins Spiel.
Hier ein kurzer Überblick über das, was wir in diesem Artikel behandeln werden:
- Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
- Was sind unstrukturierte Dokumente?
- Was ist der Unterschied zwischen IDP und RPA (Robotic Process Automation)?
- Was sind die Vorteile von IDP?
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine Art von Software, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzt, um die Extraktion von Daten aus Dokumenten zu automatisieren. Dies kann einfache Aufgaben wie das Sortieren und Ablegen von Dokumenten bis hin zu komplexeren Aufgaben wie die Extraktion von Daten für die Finanzberichterstattung oder die Vertragsanalyse umfassen.
Was ist ein unstrukturiertes Dokument?
Im Gegensatz zu strukturierten Dokumenten sind unstrukturierte Dokumente genau das, wonach sie klingen: jede Art von Dokument, dem eine klare und präzise Struktur fehlt und das sich nicht ohne Weiteres mit Robotic Process Automation (RPA) automatisieren lässt. Denken Sie an Steuerformulare, Rechnungen, Kaufverträge, Quittungen, Tabellenkalkulationen usw.
Hier ist ein Diagramm, um Ihnen eine visuelle Darstellung zu geben:
Was ist der Unterschied zwischen robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) und intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Zunächst einmal ist RPA erstaunlich gut in der Lage, die folgenden Aufgaben zu bewältigen:
- Kopieren und Einfügen von Informationen zwischen zwei Tabellenkalkulationen oder Anwendungen
- Dateien zwischen Systemen verschieben
- Verwalten von Datenbanken
- Bildschirm kratzen
- Formulare befüllen
- Vorbereiten von Standardberichten
Aber RPA ist in diesen Bereichen nicht so stark:
- Atypische Grundrisse
- Unstrukturierte Dokumente, bei denen Informationen an verschiedenen Stellen erscheinen können (wie E-Mails, Präsentationen oder Bücher)
- Handschrift und ausgefallene Schriftarten
Intelligente Lösungen und Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung umfassen dagegen:
- Umwandlung von Wörtern, Zahlen und Zeichen aus einem Scan oder Bild in bearbeitbaren Text
- Bearbeitung von Ansprüchen
- Identifizieren und Extrahieren von Informationen aus unstrukturierten, lose formatierten Dokumenten (z. B. ein im Text einer E-Mail verstecktes Geburtsdatum)
- Aufbereitung sauberer Daten durch Korrektur fleckiger oder fehlender Zeichen und Neuformatierung von Inkonsistenzen
- Über herkömmliche Suchanfragen hinausgehen, um mit einer differenzierteren Sprache das richtige Dokument zu finden
Die Quintessenz: RPA ist ein Ass, wenn es um strukturierte Dokumente geht, aber es ist weniger intuitiv, wenn es um das Gegenteil geht. IDP nimmt Ihnen den manuellen Prozess des Sortierens der Dokumente ab, bei dem Ihnen RPA nicht helfen kann.
Was sind die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung sind zahlreich, aber hier sind nur einige davon:
Gesteigerte Effizienz
IDP ist die ultimative Lösung zur Vermeidung von Engpässen. Sie entlastet Sie von der manuellen Dateneingabe, so dass Unternehmen wie das Ihre Dokumente schnell und präzise bearbeiten können. Die automatisierte Datenextraktion verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und minimiert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe, was Zeit und Mühe spart.
Erhöhte Genauigkeit
Genau wie bei der Effizienzsteigerung erhöht IDP die Genauigkeit, indem es den Menschen aus der Gleichung entfernt. Intelligente Algorithmen in IDP-Systemen sind darauf trainiert, Informationen aus verschiedenen Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträgen und Formularen genau zu extrahieren und zu validieren. Durch die Minimierung menschlicher Fehler gewährleistet IDP die Datenintegrität und verringert das Risiko von Compliance-Problemen oder finanziellen Ungenauigkeiten.
Verbesserte Skalierbarkeit
Diese Systeme sind hochgradig skalierbar, so dass Ihr Unternehmen problemlos große Mengen an Dokumenten verarbeiten kann. Selbst wenn Sie Hunderte oder Tausende von Dokumenten pro Tag verarbeiten, lässt sich IDP effizient skalieren, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Beschleunigte Arbeitsabläufe
Unternehmen können bei dokumentengesteuerten Prozessen schnellere Durchlaufzeiten erzielen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben beschleunigt IDP die Dokumentenverarbeitung, verkürzt die Durchlaufzeiten und steigert die Gesamtproduktivität. So können Sie kritische Fristen leichter einhalten, schnell auf Kundenanfragen reagieren und die Kundenzufriedenheit verbessern.
Reduzierte Kosten
Wie Sie wissen, ist die manuelle Bearbeitung von Dokumenten nicht nur zeitaufwändig, sondern auch kostspielig. Da der manuelle Arbeitsaufwand erheblich minimiert wird, sinken die mit der Dokumentenbearbeitung, Dateneingabe und -validierung verbundenen Gemeinkosten. Sie sind in der Lage, Ihre Ressourcen für strategischere und wertschöpfende Aufgaben einzusetzen und so die betriebliche Effizienz zu maximieren.
Verbesserte Compliance und Sicherheit
IDP gewährleistet außerdem ein höheres Maß an Compliance und Sicherheit, indem es ein umfassendes Prüfprotokoll und Zugriffskontrollen bietet. Mit der Möglichkeit, potenzielle Compliance-Probleme zu identifizieren und zu kennzeichnen, können Sie proaktiv Risiken mindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen, um sensible Informationen zu schützen.
Einblicke und Analysen
IDP extrahiert Daten und liefert durch Analysen wertvolle Erkenntnisse. Sie sollten diese extrahierten Informationen zu Ihrem Vorteil nutzen, um einen tieferen Einblick in Ihre Abläufe zu erhalten. So können Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen, Prozesse optimieren und strategisch planen.
Integration in bestehende Systeme
IDP-Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Softwareanwendungen und Unternehmenssysteme integrieren, z. B. in Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss innerhalb des Unternehmens und erleichtert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit.
Beste Software für intelligente Dokumentenverarbeitung
IDP entwickelt sich allmählich zu einem hoch geschätzten Produkt in der Software-as-a-Service-Branche (SaaS). Allerdings gibt es zahlreiche Softwareunternehmen, die IDP in ihren Produkten anbieten, so dass es schwierig sein kann, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Chatten Sie mit uns, um mehr über IDP zu erfahren und herauszufinden, welche Software die richtige für Sie ist. Schließlich hat Ihr Unternehmen es verdient, die richtige Lösung zu finden, auch wenn wir es nicht sind!
