Les avantages du traitement intelligent des documents (IDP)

Pensez au temps que vous passez à trier des quantités infinies de documents non structurés, tels que des factures, des contrats de vente et des formulaires fiscaux. Réduisez maintenant ce temps de 75 %. Vous avez de nombreuses responsabilités dans votre poste, et avec de telles responsabilités vient une quantité infinie de potentiel. Mais que se passe-t-il si votre potentiel n'est pas pleinement exploité ? potentiel potentiel ? Et si vos compétences et votre expertise étaient gaspillées dans des tâches répétitives et complexes ? Et s'il existait un moyen d'accomplir ces tâches sans que vous ayez à lever le petit doigt ? C'est là que le traitement intelligent des documents (TID) entre en jeu.

Voici un bref aperçu de ce que nous allons aborder dans cet article :

  • Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?
  • Qu'est-ce qu'un document non structuré ?
  • Quelle est la différence entre la PDI et la RPA (Robotic Process Automation) ?
  • Quels sont les avantages de l'IDP ?

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents (TID) ?

Le traitement intelligent des documents est un type de logiciel qui utilise l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour automatiser la tâche d'extraction des données des documents. Il peut s'agir de tâches simples comme le tri et le classement de documents ou de tâches plus complexes comme l'extraction de données pour la production de rapports financiers ou l'analyse de contrats.

Qu'est-ce qu'un document non structuré ?

Contrairement aux documents structurés, les documents non structurés sont exactement ce qu'ils semblent être : tout type de document dépourvu d'une structure claire et concise qui ne peut pas être facilement automatisé à l'aide de l'automatisation des processus robotiques (RPA). Pensez aux formulaires fiscaux, aux factures, aux contrats de vente, aux reçus, aux feuilles de calcul, etc. 

Voici un tableau pour vous donner une représentation visuelle :

Tableau comparatif des documents structurés et non structurés

Quelle est la différence entre l'automatisation des processus robotiques (RPA) et le traitement intelligent des documents (IDP) ?

Tout d'abord, la RPA est capable de conquérir les éléments suivants:

  • Copier et coller des informations entre deux feuilles de calcul ou applications
  • Déplacer des fichiers d'un système à l'autre
  • Gérer les bases de données
  • Grattage de l'écran
  • Remplir les formulaires
  • Préparer des rapports standard

Mais la RPA n'est pas aussi performante dans ces domaines :

  • Dispositions atypiques
  • Documents non structurés, où les informations peuvent apparaître à différents endroits (comme les courriels, les présentations ou les livres).
  • Écriture manuscrite et polices de caractères amusantes

En revanche, les solutions de traitement intelligent des documents et les cas d'utilisation sont les suivants:

  • Conversion de mots, de chiffres et de caractères à partir d'un scan ou d'une image en texte éditable
  • Traitement des demandes d'indemnisation
  • Identifier et extraire des informations à partir de documents non structurés et non formatés (comme une date de naissance enfouie dans le texte d'un courriel).
  • Préparer des données plus propres en corrigeant les taches ou les caractères manquants et en reformatant les incohérences.
  • Aller au-delà des requêtes de recherche traditionnelles pour vous aider à trouver le bon document en utilisant un langage plus nuancé

exemples de documents non structurés pouvant être numérisés avec l'idp

Le bilan: La RPA est un as pour les documents structurés, mais elle est moins intuitive dans le cas contraire. L'IDP vous décharge du processus manuel de tri des documents que la RPA ne peut pas vous aider à traiter.

Quels sont les avantages du traitement intelligent des documents (TID) ?

Les avantages du traitement intelligent des documents sont nombreux, mais en voici quelques-uns : 

Efficacité accrue

L'IDP est le meilleur moyen d'éviter les goulets d'étranglement. Il vous dispense de la saisie manuelle des données, ce qui permet à des entreprises comme la vôtre de traiter les documents rapidement et avec précision. Essentiellement, l'extraction automatisée des données réduit les risques d'erreur et minimise le besoin d'intervention humaine, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts. 

Précision accrue

Tout comme l'amélioration de l'efficacité, l'IDP améliore la précision en éliminant les personnes de l'équation. Les algorithmes intelligents des systèmes IDP sont formés pour extraire et valider avec précision les informations contenues dans différents types de documents, notamment les factures, les contrats et les formulaires. En minimisant les erreurs humaines, l'IDP garantit l'intégrité des données et réduit le risque de problèmes de conformité ou d'inexactitudes financières.

Amélioration de l'évolutivité

Ces systèmes sont hautement évolutifs, ce qui permet à votre entreprise de traiter facilement d'importants volumes de documents. Même si vous traitez des centaines ou des milliers de documents par jour, IDP s'adapte efficacement à vos demandes, garantissant ainsi un fonctionnement sans heurts.

Accélération des flux de travail

Les entreprises peuvent obtenir des délais d'exécution plus courts dans les processus basés sur les documents. En automatisant les tâches répétitives, l'IDP accélère le traitement des documents, réduit les temps de cycle et améliore la productivité globale. Il vous est ainsi plus facile de respecter les délais critiques, de répondre rapidement aux demandes des clients et d'améliorer leur satisfaction. 

Coût réduit

Comme vous le savez, le traitement manuel des documents n'est pas seulement chronophage, il est aussi coûteux. Le travail manuel étant considérablement réduit, les frais généraux liés à la manipulation des documents, à la saisie des données et à la validation sont diminués. Vous pourrez réorienter vos ressources vers des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée, maximisant ainsi l'efficacité opérationnelle.

Conformité et sécurité renforcées

L'IDP garantit également un niveau plus élevé de conformité et de sécurité en fournissant une piste d'audit complète et des contrôles d'accès. Grâce à la capacité d'identifier et de signaler les problèmes de conformité potentiels, vous pouvez atténuer les risques de manière proactive et garantir la conformité réglementaire, tout en protégeant les informations sensibles.

Perspectives et analyses

L'IDP extrait des données et fournit des informations précieuses par le biais de l'analyse. Vous devez utiliser ces informations extraites à votre avantage afin d'obtenir une vision plus approfondie de vos opérations. Vous serez alors en mesure de prendre des décisions fondées sur des données, d'optimiser vos processus et de planifier votre stratégie.

Intégration avec les systèmes existants

Les solutions IDP s'intègrent de manière transparente aux applications logicielles et aux systèmes d'entreprise existants, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Cette intégration permet une circulation fluide des données dans l'ensemble de l'organisation et facilite la collaboration interfonctionnelle.

cas d'utilisation de l'idp

Meilleur logiciel intelligent de traitement de documents

L'IDP s'impose progressivement comme un produit de grande valeur dans le secteur des logiciels en tant que service (SaaS). Cela dit, de nombreux éditeurs de logiciels proposent l'IDP dans leurs produits, et il peut donc être difficile de choisir celui qui convient le mieux à votre organisation. Discutez avec nous pour en savoir plus sur l'IDP et sur le logiciel qui vous convient le mieux. En fin de compte, votre entreprise mérite de trouver la bonne solution, même si ce n'est pas nous !

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