La automatización ha revolucionado el funcionamiento de las empresas y ha abierto nuevos niveles de eficiencia en todos los sectores. En el centro de esta transformación se encuentra la automatización basada en reglas (RBA), una potente herramienta que utiliza reglas predefinidas para ejecutar tareas rutinarias y repetitivas con rapidez y precisión.
A medida que ha evolucionado la automatización, también lo han hecho sus capacidades. Qué papel desempeña la RBA en el panorama actual y cómo se compara con tecnologías emergentes como la IA?
En este blog se analizarán los entresijos de la automatización basada en reglas, su evolución, sus principales ventajas, los retos inherentes y su futuro en la era de la automatización impulsada por la IA.
¿Qué es la automatización basada en reglas?
La automatización basada en reglas simplifica los flujos de trabajo utilizando un conjunto de reglas lógicas predefinidas para llevar a cabo tareas específicas. Piense en ella como en un asistente enfocado por láser: puede seguir reglas para gestionar tareas repetitivas de gran volumen con coherencia y precisión. El RBA no se adapta ni aprende de los datos; su fiabilidad procede del estricto cumplimiento de las reglas programadas.
Ejemplos de automatización basada en reglas
1. Tramitación de facturas en empresas financieras
Extracción de datos como importes, fechas y nombres de proveedores de las facturas mediante un flujo de trabajo estructurado.
2. Tareas de incorporación de RR.HH.
Automatización de la cumplimentación de listas de comprobación, envío de correos electrónicos de bienvenida y creación de cuentas de empleados.
3. IT ticket routing
Clasificación de las solicitudes de asistencia en categorías pertinentes en función de las palabras clave y la urgencia.
Este concepto constituye la espina dorsal de muchos sistemas de automatización fundamentales. Pero, ¿dónde empezó todo?
La evolución de la RBA
La automatización basada en reglas tiene sus raíces en macros y secuencias de comandos sencillas, que evolucionaron de sistemas rígidos de ejecución de tareas a soluciones empresariales escalables. Las primeras RBA se centraban en gran medida en la repetibilidad de tareas como la introducción de datos y el procesamiento por lotes. Con el tiempo, se convirtió en un elemento fundamental de la Automatización robótica de procesos (RPA)-software que imita las interacciones humanas en un ordenador para automatizar flujos de trabajo a gran escala.
Automatización de procesos robóticos
La RPA combina la lógica basada en reglas con la automatización a nivel de interfaz de usuario, lo que permite a las organizaciones desplegar "robots" capaces de realizar tareas repetitivas. Por ejemplo:
- Acceso a los sistemas
- Copiar y pegar datos entre aplicaciones
- Generación de informes estándar
Aunque la RPA amplía las capacidades de la automatización basada en reglas, sigue basándose en reglas rígidas, lo que nos lleva a una pregunta importante: ¿cuáles son los puntos fuertes y los retos de la RBA?
Ventajas de la automatización basada en reglas
- Mayor eficacia
RBA ejecuta tareas con precisión mecánica a una velocidad sin precedentes, ahorrando tiempo a los empleados humanos para que puedan centrarse en actividades de mayor valor.
- Reducción de errores
Al eliminar la intervención humana de los tediosos flujos de trabajo, los procesos basados en reglas casi eliminan los errores de introducción o procesamiento de datos.
- Ahorro de costes
La automatización reduce la sobrecarga asociada a la ejecución manual, especialmente en áreas como nóminas, facturación y gestión del correo electrónico.
- Consistencia
RBA garantiza que los procesos se ejecuten siempre de la misma manera, asegurando el cumplimiento y la previsibilidad.
Retos de la automatización basada en reglas
A pesar de su éxito en la racionalización de tareas, la RBA tiene limitaciones:
1. Capacidad de aprendizaje limitada
A diferencia de la IA, la RBA no aprende ni se adapta a los nuevos datos. Por ejemplo, si aparece un formato de factura inusual, el sistema no puede procesarlo sin que los humanos actualicen el conjunto de reglas subyacente.
2. Dependencia de datos estructurados
La RBA requiere datos bien organizados y estructurados. Puede tener problemas con formatos no estructurados, como formularios de texto libre o estructuras de correo electrónico incoherentes.
3. Alto mantenimiento
Cada vez que cambia una norma en el proceso, hay que actualizar manualmente el sistema, lo que aumenta el tiempo y el esfuerzo en entornos dinámicos.
De la automatización basada en reglas a la basada en IA
Mientras que la RBA destaca en tareas estáticas y basadas en reglas, los entornos empresariales actuales, en rápida evolución, exigen más. Aquí es donde la automatización basada en IA basada en IA.
La automatización basada en IA lleva las cosas a un nivel superior al aprender, adaptarse y tomar decisiones independientes. A diferencia de la RBA, que se basa en reglas estrictas, los sistemas basados en IA analizan los datos en tiempo real y ofrecen perspectivas o predicciones. Por ejemplo:
- Marcar las transacciones fraudulentas en las finanzas
- Personalización de las interacciones con el cliente en marketing
- Predecir las interrupciones de la cadena de suministro
¿Cuál es el resultado? Las empresas pueden automatizar no sólo los procesos rutinarios y repetitivos, sino también las tareas que requieren un alto grado de variabilidad, contexto o toma de decisiones.
Automatización basada en reglas frente a automatización basada en IA
A pesar de su creciente popularidad, la automatización basada en IA no ha llegado para sustituir a la RBA, sino para complementarla. Cada una tiene su propia utilidad. Juntas, estas herramientas permiten a las organizaciones alcanzar el equilibrio perfecto entre eficiencia y sofisticación.
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