¿Qué harías con 2,5 horas más en tu jornada laboral? Para la mayoría de la gente, la pregunta no tiene sentido. "Encontrar más tiempo" es una hazaña casi imposible.
Los investigadores realizaron un estudio sobre 2.000 trabajadores. El estudio reveló que, de media, los trabajadores dedican más de 142 minutos al día a tareas administrativas, papeleo e introducción de datos. Estamos tan ocupados con el trabajo ajetreado, que el 90% de nosotros no tenemos tiempo en nuestro día para centrarnos en ideas de negocio creativas.
Ahorrar tiempo no es un simple cambio de moneda: hay que elegir las tecnologías adecuadas para tener éxito. A la cabeza está la automatización de procesos empresariales (BPA).
¿Qué es la automatización de procesos empresariales?
Piensa en todos los pasos que hay que dar en trámites tan habituales como pagar una factura, preparar un informe de gastos o pedir a tu jefe que te conceda días de vacaciones. Realizar estos trámites manualmente y paso a paso puede llevar horas. Incluyendo el seguimiento, muchos pueden llevar días o semanas.
La automatización de los procesos empresariales nos permite transferir a la tecnología la responsabilidad de estas tareas que restan productividad. En lugar de dedicar 15 semanas al año a tareas mundanas, podemos utilizar software para que las haga por nosotros.
La automatización de procesos empresariales utiliza la tecnología para automatizar las tareas manuales, acelerando drásticamente su velocidad y mejorando la eficacia operativa.
¿Cómo? Los sistemas automatizados pueden rellenar formularios, enviar correos electrónicos, coordinarse entre personas, validar datos y mucho más. Con BPA y la automatización inteligente, las organizaciones pueden reducir su dependencia de la intervención humana automatizando una serie de tareas repetitivas.
En comparación con una simple plataforma de gestión de tareas, BPA le ayuda a crear, controlar y gestionar flujos de trabajo complejos a escala. La estrategia centraliza todos los procesos que se agitan en su organización en un solo portal.
Tareas y procesos habitualmente automatizados en BPA:
- Introducción rutinaria de datos
- Rellenar hojas de cálculo o bases de datos
- Incorporación de nuevos empleados o salida de personal
- Revisión de las solicitudes de tiempo libre
- Flujos de trabajo complejos (por ejemplo, apertura de nuevas cuentas bancarias)
- Generación de informes
- Tramitación de documentos
- Aprobaciones de marketing de contenidos
- Autocompletar los acuerdos y otros documentos con información de su CRM
- Rellenar hojas de cálculo
- Validación de datos
Las herramientas de automatización de procesos empresariales desempeñan un papel crucial en la automatización de estas tareas, la mejora de la personalización de los flujos de trabajo y la mejora de la productividad general de la empresa.
¿Por qué es importante la automatización de los procesos empresariales?
La automatización puede ayudar a liberar el potencial desaprovechado de los mejores miembros de su equipo en la transformación digital. Al liberarlos de las tareas manuales, pueden centrarse en actividades más generadoras de ingresos que impulsen el crecimiento de la empresa. En general, la automatización de procesos empresariales ayuda a las organizaciones:
- Acelerar las operaciones cotidianas
- Tomar decisiones informadas con mayor rapidez
- Eliminar los cuellos de botella de los procesos
- Reducir los riesgos normativos
- Eliminar los procesos manuales/en papel
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos empresariales?
La automatización de procesos aporta una gran cantidad de ventajas a su organización. No es de extrañar que dos tercios de las empresas apuesten ahora fuertemente por la automatización. Aquí tienes cinco razones para automatizar tus tareas:
Mejora de la eficiencia
La eficiencia es una de las principales ventajas de la automatización de procesos empresariales. McKinsey la destaca entre las ventajas más asombrosas de la BPA. Las industrias que utilizan la estrategia BPA experimentan un aumento de la eficiencia del 20-35%, al tiempo que reducen los plazos de procesamiento en más de la mitad.
Precisión
Las tareas manuales son propensas a errores, como pulsaciones erróneas de teclas y errores en la introducción de datos. A los 290 segundos de su misión, una errata puso fin a la misión del Mariner 1 a Venus. El guión que faltaba le costó a la NASA 80 millones de dólares. BPA es justo el truco para parchear procesos propensos al error humano.
Satisfacción del cliente
La automatización de los procesos empresariales puede mejorar la satisfacción del cliente al proporcionarle un servicio más rápido y preciso. No hay nada más frustrante para un cliente que la falta de actualizaciones. Tanto si están esperando a que apruebe una hipoteca como a que procese una devolución, los tiempos de respuesta lentos hacen que la satisfacción del cliente caiga en picado. Más del 30% de los clientes se irán después de una experiencia desagradable, incluso de sus marcas más queridas. Con la automatización de procesos, dispondrá de información en tiempo real a lo largo de todo el proceso. Proporcione a los clientes actualizaciones puntuales e infórmeles de cualquier retraso, como la falta de información.
Productividad
BPA es también una gran ayuda para su productividad interna. Sorprendentemente, sólo la mitad de los empleados conocen bien las expectativas de su trabajo. La BPA define claramente las responsabilidades y ayuda a los equipos a ver cómo sus contribuciones contribuyen al bien común, al tiempo que permite a cualquiera echar un vistazo al progreso general. Accenture predice que los flujos de trabajo basados en inteligencia artificial pueden aumentar la productividad hasta un 40%, una estadística atractiva para cualquiera que quiera sacar más partido a su plantilla actual.
Ahorro de costes
La automatización de los procesos empresariales puede reducir considerablemente los costes al asumir la carga de las tareas administrativas mundanas, liberando a los miembros del equipo para que se centren en impulsar el negocio. En algunos sectores, el trabajo innecesario puede ocasionar pérdidas de más de 530.000 millones de dólares al año. Las empresas pueden conseguir ahorros significativos si delegan estas responsabilidades en las máquinas.
¿Cómo funciona la automatización de los procesos empresariales?
BPA permite que varias aplicaciones "hablen" entre sí. Por ejemplo, un miembro del equipo de marketing puede unir varias aplicaciones para agilizar partes de un flujo de trabajo. Esto podría incluir una nueva dirección de correo electrónico en el CRM y una plataforma de marketing por correo electrónico independiente.
Una estrategia BPA eficaz incluye más que un puñado de tareas de automatización dispersas por toda la organización. Un sistema sólido de automatización de procesos no solo automatiza las tareas repetitivas, sino que también mejora la rendición de cuentas, proporciona información valiosa y respalda la mejora continua de los procesos, lo que en última instancia permite a las organizaciones adoptar la transformación digital.
La automatización de procesos empresariales no es una estrategia de nicho. Está abierta a todos los sectores y departamentos. Los responsables de marketing, ventas, recursos humanos, contabilidad y cadena de suministro pueden aprovechar las ventajas de la BPA. Vea cómo lo utilizan estas tres empresas tan diferentes.
Uso del BPA en las operaciones
Coca-Cola México implantó BPA para automatizar los procesos de normas de calidad y conformidad de sus miles de proveedores.
- La solución permite a los nuevos proveedores presentar sus solicitudes a través de un formulario digital.
- La información se envía inmediatamente a los revisores de diligencia debida de los distintos departamentos de Coca-Cola.
- Tras confirmar las rigurosas normas de calidad y cumplimiento del imperio de los refrescos, los proveedores reciben la aprobación para trabajar con Coca-Cola.
La solución redujo el tiempo de procesamiento, aumentó la transparencia y mejoró la trazabilidad de la cadena de suministro en sus operaciones.
Cómo se beneficia un banco real de la BPA
GTBank necesitaba más personalización y escalabilidad en sus procesos financieros críticos. Muchas tareas se realizaban en sucursales individuales, lo que dificultaba la comunicación y la colaboración entre departamentos.
GTBank recurrió a una plataforma BPM para centralizar el procesamiento, integrarse con el servicio de mensajería financiera Swift para las operaciones de cambio de divisas y aumentar la automatización en todas las sucursales mediante un software de automatización de procesos digitales.
Gracias a BPA, el banco consiguió automatizar procesos críticos de principio a fin, dotó a los clientes de aplicaciones de autoservicio y redefinió los flujos de trabajo de su departamento de TI. En la actualidad, GTBank cuenta con 7.500 usuarios que gestionan 20.000 casos a través del sistema, lo que convierte a su plataforma BPA en la aplicación más utilizada del banco. Lea el estudio de caso de BPA banking
Cómo puede beneficiar el BPA a las organizaciones sanitarias
La oficina regional de Kaiser Permanente tenía dificultades para gestionar las solicitudes de equipamiento, capital y personal. Estos procesos implicaban instrucciones complejas y múltiples hojas de cálculo, lo que dificultaba a los usuarios la identificación de errores y el seguimiento del progreso.
Para agilizar estos procesos, Kaiser Permanente recurrió a la automatización BPM personalizada. Los flujos de trabajo automatizados transformaron tres de los procesos financieros más importantes, eliminando las tareas manuales y aumentando la productividad del equipo de servicios financieros, que ahora gestiona más de 1.500 casos al año.
¿Cómo empezar con la automatización de procesos empresariales?
¿Está preparado para automatizar sus procesos empresariales? He aquí una rápida lista de comprobación para poner en marcha su plan.
1. Identificar las mejores oportunidades de automatización
¿Cómo elegir los mejores procesos para automatizar? He aquí algunos candidatos ideales y características a tener en cuenta:
- Gran volumen
- Repetible
- Varias veces al día
- Gran impacto para las empresas
- Colaboración, compartida entre al menos dos departamentos multifuncionales diferentes.
- Aprobación externa de terceros
- Requerir la aprobación o la aportación de varios miembros del equipo
- Normas de cumplimiento reglamentario
- Propenso a errores y/o de alto riesgo
- Datos sensibles
- Introducción manual de muchos datos
- Obligatorio, requiere coherencia
- Mundano y aburrido
Aunque es tentador automatizarlo todo, eso no significa que deba hacerlo. Empiece con tareas que cumplan los criterios anteriores y vaya creciendo a partir de ahí. ¿No sabe por dónde empezar? Una auditoría de inteligencia de procesos sin presiones es un buen punto de partida.
2. Enumerar los pasos o mapear los procesos automáticamente
Tradicionalmente, habría que preparar uno mismo un mapa de procesos detallado preguntando por ahí, entrevistando a la gente y observando cómo se realizan los procesos. Al tratarse de un procedimiento tan manual, el resultado suele distar mucho de la realidad. Por suerte, hoy en día existen herramientas que pueden trazar automáticamente los procesos por usted con gran precisión.
3. Elija los mejores proveedores de automatización
Una vez que haya trazado sus procesos, explore las herramientas de software adecuadas para automatizarlos. Hay muchas disponibles, como la automatización de flujos de trabajo, la automatización robótica de procesos y el software BPM. Asegúrate de que las funciones del software se ajustan a las necesidades exactas de tus procesos principales.
4. Formar a los empleados
Explique a los miembros del equipo las ventajas de la automatización. Según Harvard Business Review, el "no uso" por parte de los empleados es la principal razón de los fracasos en el despliegue tecnológico. Puedes descubrir posibles resistencias y superar cualquier obstáculo mediante una amplia formación.
5. Pruebe, pruebe y vuelva a probar.
La automatización de procesos es una de las favoritas de los profesionales que han hecho carrera persiguiendo la excelencia organizativa. Tener éxito con BPA es una búsqueda continua. Sigue poniendo a prueba tus flujos de trabajo, probando nuevas secuencias y utilizando herramientas de IA para optimizar el orden de las tareas.
Las últimas tecnologías de automatización de procesos empresariales
Veamos ahora cómo automatizar tareas. Entre bastidores de todo flujo de trabajo bien optimizado hay un conjunto de tecnologías que dirigen el espectáculo. Las organizaciones suelen orquestar todos sus movimientos a través de una plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM).
Aquí, un BPM le permite enlazar con todo tipo de herramientas, integrándolas en cada paso de su negocio. Descubra cómo las organizaciones más tecnológicas utilizan la tecnología emergente para sacar el máximo partido a su estrategia de automatización.
Automatización de bajo código y sin código
Las plataformas de bajo código y sin código como ProcessMaker hacen que la automatización de tareas sea accesible a cualquiera. No es necesario conocer lenguajes de programación complejos para configurar las cosas. Construir su próximo flujo de trabajo es sencillo e intuitivo con un diseñador de diagramas de flujo de arrastrar y soltar. Controle el software de bajo código mediante métodos similares: las herramientas de arrastrar y soltar, los lienzos estilo pizarra y las interfaces fáciles de seguir hacen que la automatización sea pan comido. Incluso puede tomar una foto de un boceto de pizarra o servilleta y convertirlo en un mapa de procesos funcional.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
La BPA también puede encargarse de las tareas sucias que conlleva el procesamiento de muchos formularios, solicitudes y demás papeleo. El procesamiento inteligente de documentos, o automatización de documentos, dota a los ordenadores de un par de ojos, convirtiendo sus sistemas en un megaescáner siempre activo. Las cargas y los archivos adjuntos se ingieren rápidamente y siguen un flujo de trabajo de tareas: rellenar una hoja de cálculo con los datos de un documento, transferir información entre sistemas de educación superior y archivar para su custodia reglamentaria, son sólo algunas de ellas.
Utilizando conjuntamente la automatización de documentos BPA e IDP, los documentos pueden ser funcionales en su estrategia de automatización.
Inteligencia Artificial (IA)
Los chatbots, la minería de datos, el reconocimiento de patrones y los flujos de trabajo también pueden ejecutar herramientas de IA. En finanzas, puede utilizar la IA para identificar comportamientos sospechosos y señalar actividades fraudulentas. Los equipos de atención al cliente pueden utilizar chatbots y agentes virtuales para conversar con los clientes. Las empresas manufactureras recurren a la IA para supervisar el rendimiento de los equipos, predecir las necesidades de mantenimiento e identificar el momento más conveniente para realizar reparaciones.
Un informe sugiere que el 72% de las empresas que utilizan IA para predecir las condiciones del mercado confían en su retorno de la inversión. Con la IA y la automatización trabajando mano a mano, las empresas pueden lograr mayor velocidad, precisión en la toma de decisiones y flexibilidad.
Automatización de Procesos Robóticos (RPA)
Los procesos pueden pedir ayuda a lo largo del camino. Una ayuda habitual es la automatización robótica de procesos (RPA).
Puede pedir a RPA que copie y pegue el nombre de un cliente de un acuerdo firmado en un CRM. También puede iniciar sesión en una base de datos, recuperar información y añadir sus conclusiones a otra aplicación. Proporcione una lista estricta de instrucciones (pulsaciones, clics, comandos) y los robots RPA la seguirán al pie de la letra. La predilección de RPA por la perfección es su principal ventaja, ya que ahorra a las empresas más de 25.000 horas anuales de reprocesamiento evitable.
Interfaces de programación de aplicaciones (API)
Las API conectan dos o más aplicaciones. Una API es como una tarjeta de acceso a un hotel: permite a una aplicación autorizada acceder a datos específicos. Alexa, de Amazon, no es meteoróloga; la empresa puede obtener las condiciones meteorológicas locales de AccuWeather a través de una API.
Una tarea dentro de una secuencia de flujo de trabajo puede incluir la integración de API. Por ejemplo, un sitio web de reservas de viajes se coordina con el servicio de reservas de un hotel para comprobar la disponibilidad y reclamar las fechas de su habitación. Un minorista online puede sincronizar en tiempo real las ventas de Shopify con su ERP. Las API te ayudan a aprovechar una automatización extremadamente valiosa que une tus operaciones.
Análisis y automatización de procesos empresariales
El análisis y la automatización de procesos empresariales son dos caras de la misma moneda, ambas esenciales para mejorar la eficacia operativa. El análisis de procesos implica examinar los procesos actuales para identificar áreas de mejora, mientras que la automatización de procesos empresariales utiliza la tecnología para implantar esas mejoras. Combinando estas prácticas, las organizaciones pueden obtener importantes beneficios:
- Mejorar la eficacia operativa: Automatizar las tareas repetitivas y agilizar los procesos puede reducir drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevarlas a cabo. Por ejemplo, automatizar el proceso de aprobación de los informes de gastos puede eliminar retrasos y garantizar la puntualidad de los reembolsos.
- Mejore la experiencia del cliente: Procesos más rápidos y precisos conducen a un mejor servicio al cliente. Los sistemas automatizados pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real y respuestas más rápidas, mejorando la satisfacción general del cliente.
- Aumente la productividad: La automatización libera a los empleados para que se centren en tareas de mayor valor. En lugar de dedicar horas a introducir datos, pueden trabajar en proyectos estratégicos que impulsen el crecimiento de la empresa.
Pensemos en una empresa minorista que automatiza la gestión de su inventario. Mediante el uso de BPA, la empresa puede actualizar automáticamente los niveles de existencias, reordenar productos y generar informes de ventas. Esto no sólo mejora la eficiencia, sino que también garantiza que los clientes siempre encuentren los productos que necesitan. En resumen, el análisis de procesos empresariales y la automatización van de la mano para crear organizaciones más eficientes, productivas y centradas en el cliente.
BPA vs. BPM: ¿Cuál es la diferencia?
Para entender mejor la automatización de procesos empresariales, echemos un vistazo a su primo no tan lejano: la gestión de procesos empresariales (BPM). BPA consiste en digitalizar y automatizar tareas, mientras que BPM gestiona y supervisa los flujos de trabajo de principio a fin.
Desde el punto de vista del software, BPA realiza la automatización. Una plataforma BPA ofrece la arquitectura integral necesaria para que una organización gestione todos los procesos que automatiza. Ayuda a encaminar las tareas a través de varias personas, departamentos y herramientas de software. Las plataformas BPA también le ofrecen la posibilidad de supervisar cohesivamente su progreso desde un eje central.
Una plataforma de automatización de procesos debe ser de bajo código, lo que significa que pueden utilizarla trabajadores de todos los niveles. Mediante sencillas aplicaciones de arrastrar y soltar, los responsables de ventas y los representantes de atención al cliente pueden colaborar en el diseño del flujo de trabajo. Estos "desarrolladores ciudadanos" pueden utilizar fácilmente tecnologías avanzadas como el procesamiento inteligente de documentos (PID) o la inteligencia artificial para ampliar la automatización más allá de la extracción de datos básicos. También conocidas como automatización de procesos digitales, estas plataformas basadas en IA:
- Conecte los sistemas heredados con el software de terceros para mejorar la automatización de los procesos
- Aproveche las integraciones de IA de terceros: aprendizaje automático y automatización robótica de procesos (RPA) para realizar tareas más complejas, como leer y extraer información de documentos.
- Dar sentido a los datos no estructurados
- Aprender y mejorar a partir de la experiencia
- Mejorar la experiencia del cliente y del empleado
- Reduzca los costes operativos e impulse los ingresos
La automatización de procesos digitales inyecta IA en todos sus sistemas para minimizar la manipulación manual de datos. El uso de software más rápido puede acelerar la toma de decisiones y el procesamiento de la información en tu organización.
Automatización de procesos empresariales en acción (ejemplo de contrato de ventas)
Tradicionalmente, los representantes de ventas dedican una parte importante de su jornada laboral a tareas administrativas, desde la recopilación de informes a la creación de listas o la generación de contratos. Echemos un vistazo a una situación común, la generación de contratos para equipos de ventas, para ver cómo BPA puede liberar un tiempo valioso.
Generación de contratos sin automatización:
- Los representantes de ventas preparan manualmente el acuerdo final cuando llega el momento de cerrar una nueva cuenta. Este proceso de varios pasos requiere entrar en su CRM, copiar los datos del cliente y pegarlos en un documento preformateado.
- Los representantes de ventas se ponen en contacto con el departamento de contabilidad para compartir las condiciones del contrato. A continuación, otra persona introduce los datos pertinentes en unos cuantos campos diferentes.
- Los comerciales envían el contrato a su jefe para que lo apruebe. A continuación, van al departamento de contabilidad para crear cuentas de clientes para procesar los pagos.
- Por último, el equipo de ventas envía la información al equipo de atención al cliente. El equipo de asistencia tuvo que emplear mucho tiempo y esfuerzo debido a un número de cuenta incorrecto. Tuvieron que buscar la cuenta de la persona que llamaba.
Generación de contratos con automatización:
- Con sólo pulsar un botón, un representante de ventas introduce los datos en una plantilla preformateada para crear un contrato.
- Esto desencadena una secuencia de tareas que se ejecutan en paralelo. Por ejemplo, se crea automáticamente un nuevo perfil tanto en el software de contabilidad como en el de atención al cliente.
- El contrato se envía automáticamente a la escala de aprobación. Los gestores pueden aprobar el contrato dentro del cuerpo de un correo electrónico sin salir de su cliente de correo electrónico.
- El sistema añade un paso para alertar al gestor de cuentas cuando el cliente se pone en contacto con el servicio de atención al cliente. Este puede intervenir y resolver cualquier problema con un trato exquisito.
Con el uso de BPA, las organizaciones no sólo reducen el número de pasos manuales necesarios para hacer las cosas. También integran varios sistemas dispares para formar una máquina bien conectada y altamente eficiente.
Cómo empezar con la automatización de los procesos de negocio
Adoptar la automatización de procesos empresariales puede parecer aterrador al principio, pero es más fácil de lo que cree. Recomendamos tres pasos: empezar poco a poco con un proceso, definir su lógica empresarial y elegir una plataforma de automatización que pueda satisfacer las necesidades de la empresa no sólo tal como es, sino a medida que crece.
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