Cómo aprovechar la automatización inteligente en su organización

¿Qué tecnología agradecen 6 de cada 10 organizaciones por los recientes aumentos de ingresos? La automatización inteligente. La automatización inteligente, también conocida como automatización inteligente de procesos (IPA), añade una nueva capa de inteligencia a sus procesos.

Las nuevas tecnologías no están exentas de escépticos, pero la automatización inteligente evita las dudas. He aquí una guía para principiantes sobre cómo poner en marcha una estrategia de automatización ganadora para 2024.

¿Cómo funciona la automatización inteligente?

La automatización inteligente combina diferentes tecnologías para crear la solución perfecta para tareas repetitivas y manuales. Puede unirse a las empresas que se deleitan con el éxito de la IA renovando los flujos de trabajo con informática cognitiva como la inteligencia artificial, la automatización robótica de procesos y el procesamiento inteligente de documentos.

Existen docenas de tecnologías utilizadas para la automatización empresarial. Al fin y al cabo, no hay una única forma de automatizar. Pero en el núcleo de la automatización inteligente, encontrará cinco tecnologías que ayudan a las organizaciones a impulsar un crecimiento de la productividad de 6,6 billones de dólares para 2030.

tecnologías de automatización inteligente

Gestión de procesos empresariales (BPM)

Una plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM) puede convertir el trabajo en procesos automatizados y autodirigidos. Los flujos de trabajo incluyen tareas realizadas por empleados, software, robots, herramientas de IA, soluciones puntuales y sistemas heredados. Un proceso puede ser tan sencillo como enviar un correo electrónico a un gestor para que apruebe una solicitud de tiempo libre. Puede ser tan sofisticado como gestionar una flota de 100.000 vehículos de reparto o registros sanitarios.

Inteligencia artificial

La inteligencia artificial aprovecha complejos algoritmos para peinar los dos tipos de datos que plagan las organizaciones: estructurados y no estructurados. Antes de la IA, las organizaciones se apoyaban en métodos complejos y lentos para cribar grandes volúmenes de datos. Metaetiquetado, estructuras de archivos rígidas y semanas de tareas en una silla giratoria. Ahora, la IA analiza los datos a velocidades de vértigo para:

  • Identificar nuevas oportunidades de negocio
  • Encontrar tareas redundantes en el flujo de trabajo
  • Extraiga información comercial de las conversaciones con los clientes
  • Identificar los hábitos personalizados de los clientes
  • Predecir futuros flujos de caja o problemas en la cadena de suministro

Automatización robótica de procesos (RPA)

La tecnología de automatización robótica de procesos (RPA) realiza tareas administrativas de forma autónoma. Defina una receta de pulsaciones de teclas y clics, y RPA se encargará rápidamente. Los robots RPA son la tecnología a la que se recurre para automatizar tareas administrativas rutinarias como archivar, extraer datos y transferir archivos. Mientras que los RPA tradicionales se ciñen a comandos preestablecidos, la IA está dotando a los bots tradicionales de más capacidades cognitivas.

Tratamiento inteligente de documentos (PID)

El Tratamiento Inteligente de Documentos (PID) le ayuda con el acarreo de documentos. Esta tecnología le ayuda a gestionar y organizar rápidamente un gran volumen de documentos.

IDP abre la información contenida en sus documentos, ya sean PDF de formularios digitales, escaneados de solicitudes manuscritas o una gran cantidad de correos electrónicos, y la prepara para su uso. Extraiga detalles clave, como la identificación del contribuyente, de miles de formularios al instante. Combinada con una plataforma BPM, la información se convierte en una parte viva de sus procesos. Cree flujos de trabajo que extraigan datos de un conjunto de documentos o pasen los detalles entre sistemas.

Desarrollo de bajo código

Los empleados pueden crear aplicaciones, cuadros de mando y procesos tan fácilmente como presentaciones de PowerPoint o proyectos de Canva. Las interfaces de bajo código invitan a todos los miembros de la organización a participar en proyectos de desarrollo sin necesidad de tener experiencia en programación.

Introducción a la automatización inteligente

Forrester advierte a las empresas contra los "actos aleatorios de automatización". Lanzarse sin una estrategia no reportará las ventajas de que disfrutan las empresas con un plan. He aquí cómo preparar una iniciativa de automatización ganadora.

En plena efervescencia por la automatización, puede parecer que hay que pisar el acelerador para entregar todas las tareas a las máquinas. Pero no tan rápido; no todos los procesos son adecuados para la automatización. Busque procesos que se realicen con frecuencia, que rara vez requieran supervisión humana o que devoren horas de trabajo que preferiría dedicar a otros menesteres.

Entrevistar y observar a las partes interesadas: Observe a los actores clave en acción. Quizá le gustaría automatizar muchas de las tareas manuales de incorporación de nuevos clientes. Siéntese con los miembros de los equipos de ventas, contabilidad y marketing para ver qué implica realmente el proceso. Enumere cada paso detallado que se da a lo largo del proceso.

No olvides explorar las tareas dependientes. Los procesos están interconectados. Pueden implicar a distintos departamentos, tipos de software o personas que trabajan al otro lado del mundo. Sigue las migas de pan para encontrar tareas que formen parte de un flujo de trabajo más amplio: automatizar una puede requerir automatizar también otras.

Elija procesos que alcancen sus objetivos. Los objetivos de transferir recursos, reducir costes o ahorrar tiempo requieren diferentes estrategias de ataque. Asegúrese de que el proceso elegido se ajusta a sus objetivos generales.

ilustración de una flecha en una diana

Establezca prioridades en función del impacto potencial: Como prueba de concepto, empiece por los procesos de menor o mayor ineficiencia que obtendrá resultados rápidos.

Prepare un mapa del proceso: Aquí es donde canalizas tu investigación en un borrador del proceso. Puedes utilizar una pizarra, dibujar símbolos BPMN en papel o utilizar la función de mapa de procesos de tu BPM favorito. Comience por nombrar los puntos inicial y final del proceso. Rellena los puntos intermedios con los actores clave y los puntos de decisión. Presenta tu organigrama a las personas entrevistadas para asegurarte de que ningún paso pasa desapercibido.

Si presta especial atención a estos elementos, su estrategia de automatización se convertirá en el modelo a seguir en el futuro.

Elementos clave de una estrategia de automatización inteligente ganadora

Ha seleccionado el proceso ideal para su proyecto piloto de automatización inteligente. Ahora es el momento de reunir al equipo en torno a su plan.

Embarcarse en un proyecto de automatización sin una estrategia bien definida es como navegar sin brújula. Necesita un marco estratégico para alcanzar los objetivos de la organización y disfrutar de resultados medibles.

Definir objetivos claros

Antes de llevar a cabo cualquier automatización, debe definir los objetivos y metas que pretende alcanzar su proyecto. Pueden ir desde mejorar la eficacia operativa y reducir los porcentajes de error hasta mejorar el cumplimiento o la experiencia del cliente. Los objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART) proporcionan una referencia para el éxito del proyecto y ofrecen un punto de referencia para las partes interesadas en las distintas fases del proyecto.

Crear equipos de fusión interfuncionales

La automatización rara vez existe en un silo. Suele afectar a varios departamentos (TI, marketing, RRHH y finanzas) y puede extenderse a equipos de todo el mundo.

Reúna a un grupo de talentos conocidos como equipos de fusión. Puede estar formado por responsables de la toma de decisiones, profesionales de TI, expertos en la materia y personas entusiastas con un don para la tecnología. Cuantos más puntos de vista pueda acoger, mayor será la probabilidad de que sus iniciativas de automatización inteligente se extiendan por toda la organización.

La comunicación es la clave

Si menciona la palabra "automatización" en la sala de descanso, se le erizarán algunas plumas. Al fin y al cabo, todos los días nos bombardean con titulares sobre el desplazamiento de puestos de trabajo por la inteligencia artificial, por lo que es posible que reciba algún rechazo.

Pero, noticia de última hora: las organizaciones inteligentes no utilizan la automatización como una parca laboral. La utilizan para acelerar el trabajo informático mundano, de modo que los principales talentos de las personas puedan brillar más: creatividad, pensamiento crítico, intuición y relaciones con los clientes cargadas de cariño. La automatización está pensada para despejar el camino, no para eliminar a las personas. La automatización Humans-in-the-loop (HITL) combina la velocidad de las máquinas con la inimitable conciencia humana.

Defina objetivos claros, defina nuevas funciones y expectativas para sus mejores profesionales e invite a los miembros de su equipo a la mesa redonda sobre automatización. Y lo que es más importante, no mantenga los planes de automatización en la oscuridad. Si incorpora estos tres principios a su plan, cosechará los beneficios de la automatización y conseguirá lo que el 31 % de las empresas que utilizan IA persiguen: liberar a los trabajadores para que sean más creativos.

Elegir las herramientas de automatización adecuadas

El último paso consiste en seleccionar a su socio de automatización. Hay más proveedores que tipos de automatización, lo que convierte esta fase en un quebradero de cabeza para los novatos en automatización. Siga estas consideraciones para asegurarse de tener a su lado al proveedor de automatización inteligente adecuado.

ilustración de herramientas en una caja de herramientas

El futuro de la inteligencia artificial en el punto de mira

Desde los chatbots a la minería de procesos, la inteligencia artificial inaugura una nueva era de computación cognitiva. Según una encuesta de Forbes Advisor, el 64% de las empresas cree que la IA aumentará la productividad. Pero no todos los socios de automatización de procesos empresariales se centran en ella. Desde la IDP con IA hasta la generación de modelos de procesos de código ultrabajo, seleccione un proveedor de automatización inteligente que dé prioridad a la IA.

Una mentalidad de orquestación de procesos

Puede que empiece con un proceso pequeño, como extraer la información de un contrato de ventas en su CRM. Pero a medida que se amplía una iniciativa de automatización inteligente, la orquestación de procesos se convierte en el factor de decisión más importante.

Gartner considera esta tecnología uno de los principales motores de la innovación. Se espera que genere 22.900 millones de dólares en 2030. Por qué es tan importante la orquestación de procesos?

Combina todos los procesos en un único lugar, lo que le permite controlar de principio a fin todo el proceso de automatización. En lugar de ejecutar automatizaciones de marketing en la aplicación A y de facturación en la aplicación B, todas sus automatizaciones se filtran a través de una plataforma. Esto le proporciona una visión sin precedentes de la automatización en su conjunto. Realice ajustes, identifique tareas redundantes y encuentre formas de agilizar docenas (¡si no cientos!) de procesos paralelos.

Más preguntas en las que pensar...

¿Necesita realizar una limpieza de datos? La inteligencia artificial y el aprendizaje automático solo producen resultados tan sólidos como los datos con los que se alimentan. Puede que necesites limpiar tus datos antes de que estén listos para las herramientas de última generación.

¿Qué funciona mejor con su infraestructura actual? ¿Dispone de un conjunto de soluciones puntuales? ¿Depende en gran medida del software heredado? Lanzarse a la automatización no significa que tenga que reinventar la rueda. Pero sí necesitará asociarse con un proveedor capaz de conectar con los sistemas más valiosos para sus operaciones.

¿Están todas las partes interesadas de acuerdo en la estrategia? Un ejecutivo de Big Pharma lamenta los años que lleva participando en iniciativas digitales: muy pocas llegan a la meta. Los jefes y gestores de proyecto difieren sobre el presupuesto o los resultados. El calendario no es lo suficientemente flexible como para prever retrasos imprevistos. Asegúrate de que todo el equipo está de acuerdo en todos los puntos del plan antes de lanzarte de cabeza.

Elegir al proveedor adecuado no tiene por qué ser un reto. Explore los pros y los contras de diez de los proveedores de automatización inteligente más destacados para que pueda seleccionar el mejor para usted.

La automatización inteligente va camino de ser más inteligente que nunca. No es ciencia ficción; es su nueva ventaja competitiva. Por eso, más del 40% de las organizaciones utilizan la automatización inteligente para optimizar las operaciones internas. Las organizaciones que preparan sus procesos con IA, RPA, IDP y otras tecnologías inteligentes se están consolidando como los principales actores del sector.

¿Cómo impulsa la IPA la hiperproductividad?

La automatización inteligente de procesos (IPA) puede cambiar las reglas del juego de su organización en más de un sentido. Una de las formas más significativas de transformar su flujo de trabajo es impulsar la hiperproductividad. En lugar de ser simplemente productivo, su equipo puede llegar a ser hiperproductivo, completando el trabajo más rápida y eficazmente que nunca.

Es el siguiente salto en la transformación digital y estamos aquí para guiarle en todo. Chatee con nosotros para saber cómo la automatización inteligente puede beneficiar a su organización.

Autor
Ai Creación de contenidos Composición vectorial

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