Vigilancia de los empleados para optimizar los procesos comerciales

Nunca antes ha habido tantas oportunidades de negocio. El número de industrias de nicho sigue creciendo aparentemente a cada minuto. Todo esto está muy bien si quieres empezar un nuevo negocio, pero las cosas se ponen un poco más difíciles cuando se trata de mantener tu empresa en funcionamiento. Eso es porque cuantas más oportunidades haya, mayor será la competencia.
Destacar en la manada requiere mucha creatividad, innovación y dedicación, pero una gran parte de ello es también la forma de optimizar el trabajo. Los procesos en los que puedes trabajar para optimizar pueden ir desde delegar proyectos importantes y urgentes a los equipos apropiados hasta pequeñas tareas repetitivas como tomar asistencia.
Si te preguntas cuál es la mejor y más fácil manera de hacer esto, echa un vistazo a tu alrededor. Dondequiera que estés, es probable que estés rodeado de tecnología. Y ahí está tu respuesta.
En este artículo, vamos a explorar cómo puede utilizar la supervisión de empleados para optimizar sus procesos empresariales. Hay muchos diferentes tipos de la supervisión de empleados, pero lo que puedes usar para este propósito en particular es el software de seguimiento de empleados. La eficacia con la que identifique los procesos que se pueden mejorar y hasta qué punto los optimiza y automatiza puede marcar la diferencia para su empresa en el mercado competitivo.

Pero primero, ¿por qué molestarse?

La necesidad de optimización y automatización de los procesos es probablemente clara e incluso intuitivamente lógica para la mayoría de los gerentes y ejecutivos. Todo tiene que ver con el ahorro de tiempo y dinero.
La eficiencia debe ser su objetivo final cuando se trata de procesos de negocios. Debes aspirar a ser lo más rápido posible, mientras que, al mismo tiempo, tampoco debes perder de vista la calidad. Esto puede sonar bastante difícil al principio, pero en realidad se trata de usar las herramientas adecuadas.
Si se logra una eficiencia óptima, permitirá liberar recursos, incluyendo tiempo, dinero y mano de obra, para otras tareas. Por ejemplo, digamos que ha descubierto la mejor manera de delegar diferentes partes de un proyecto entre los miembros del equipo de manera que sean más rápidas y el resultado final sea mejor (hablaremos de cómo puedes hacerlo en un rato). Ahora, además de mejorar la calidad del trabajo, también tienes una cierta cantidad de tiempo para otros procesos.
Puedes ver cómo esto puede ser una bola de nieve rápidamente: ahorrar tiempo en un proyecto te permitirá usarlo en otro, luego terminar ese otro proyecto más rápido también, y así sucesivamente. E imagina lo que puedes hacer con el tiempo extra en caso de que no quieras transferir tu equipo a otro proyecto de inmediato (piensa en formación adicional, investigación, desarrollo profesional, sólo para nombrar algunas opciones).
Por lo tanto, la optimización de los procesos de negocio debería ser su prioridad número uno cuando empiece a pensar en la organización de la empresa.
Ahora veamos cómo puedes hacerlo.

Identificación de los procesos

Lo primero es saber en qué procesos de negocio se debe trabajar para optimizar y de qué manera. No hay una respuesta definitiva, variará de un negocio a otro. Para una empresa, podría ser hacer la producción más automatizada, mientras que para otra podría ser algo así como tener un soporte al cliente más oportuno.
Aquí es donde entra en juego el software de seguimiento de empleados. La monitorización de procesos puede ser esencial, ya que le proporciona algunas directrices sobre lo que puede mejorar.
Entonces, ¿cómo funciona el software de rastreo de computadoras? Bueno, básicamente, le da información sobre lo que sus empleados están haciendo en cualquier momento durante sus horas de trabajo. Esto incluye qué programas están usando, qué sitios web están visitando y cuánto tiempo pasan allí.
Puede utilizar estos datos para ver qué procesos están tardando más tiempo, qué empleados se están quedando atrás cuando se trata de utilizar determinadas aplicaciones, o puede comprobar si existen procesos repetitivos menores que tal vez pueda intentar automatizar.
El software para la supervisión de empleados puede darte tantos datos con los que puedes trabajar. Úsalo para señalar las debilidades y las áreas que deben mejorarse. El software de seguimiento de empleados no hará mágicamente que todos tus empleados sean más rápidos, pero definitivamente puede proporcionarte algunas ideas útiles y ayudarte a tomar decisiones informadas.

Optimización de la delegación de tareas

Un beneficio importante de tener un software de rastreo de uso de computadora es que le permite planear cómo optimizar mejor la delegación de tareas. Saber qué equipo o empleado completará un cierto proceso de la manera más eficiente es una perspicacia invaluable.
Mencionamos la capacidad del software de seguimiento de empleados para monitorear cuánto tiempo sus empleados están gastando en diferentes tareas. Ahora, imagina que sabes que el empleado A tarda un promedio de 10 minutos menos en crear facturas que cualquier otro. Aunque eso no significa que debas darle todas las facturas que hay, puedes delegar algunas facturas urgentes en él sabiendo que lo más probable es que termine la tarea a tiempo.
Alternativamente, si ves que el empleado B pasa 15 minutos más trabajando en Excel que otros empleados para la misma tarea, puedes decidir invertir un poco de tiempo para darle algo de entrenamiento adicional. Esto hará que el proceso sea más rápido a largo plazo.
El software de seguimiento de empleados también puede agregar estos datos a nivel de equipo, lo que le da una visión más amplia o de la eficiencia de los diferentes equipos y departamentos para que pueda mejorar su productividad.

Monitoreo de empleados y automatización de procesos

Por último, un buen software de seguimiento por ordenador también te ayudará a automatizar algunos de los procesos a lo largo del camino.
Por lo menos, las herramientas de monitoreo de empleados pueden rastrear la asistencia y las horas extras por ti. Puede tener datos claros y completos sobre las horas de entrada de todos, el tiempo que pasaron en el trabajo, la cantidad de horas extras que necesita pagarles y, si está trabajando con clientes, el software de seguimiento de empleados puede contar las horas facturables.
Todas estas son pequeñas cosas básicas que ahorrarán mucho tiempo y evitarán el error humano, pero también hay un software de rastreo de tiempo automatizado integrado en algunos sistemas. Te permite rastrear diferentes proyectos basados en los nombres de los archivos. Esto puede darte una capa adicional de datos relativos a la eficiencia del proyecto, con el beneficio de que no tengas que hacer nada.

Conclusión

Los beneficios de la optimización de sus procesos de negocio deberían estar más que claros a estas alturas, pero saber cómo hacerlo es lo que le va a hacer o romper. Hemos discutido cómo puede utilizar los datos del software de seguimiento de empleados para identificar y optimizar los procesos que harán que sus empleados sean más productivos y eficientes. Ahora le toca a usted explorar las posibilidades y tomar decisiones inteligentes que llevarán a su empresa al siguiente nivel.