Surveillance des employés pour optimiser les processus d'entreprise

Matt McClintock 8 juillet 2019 BPM

Le logiciel de gestion de flux de travail BPM répond à l'appel d'un responsable informatique

Jamais auparavant il n'y a eu autant d'opportunités commerciales. Le nombre d'industries de niche ne cesse de croître, apparemment de minute en minute. Tout cela est bien beau si vous voulez créer une nouvelle entreprise, mais les choses deviennent un peu plus difficiles lorsqu'il s'agit de maintenir votre entreprise en activité. En effet, plus les opportunités sont nombreuses, plus la concurrence est forte.
Pour se démarquer, il faut beaucoup de créativité, d'innovation et de dévouement, mais il faut aussi savoir optimiser le travail. Les processus que vous pouvez travailler à l'optimisation peuvent aller de la délégation de projets importants et urgents à des équipes appropriées à de petites tâches répétitives comme la prise de présence.
Si vous vous demandez quelle est la meilleure et la plus simple façon de procéder, jetez un coup d'œil autour de vous. Où que vous soyez, il y a de fortes chances que vous soyez entouré par la technologie. Et c'est là que se trouve votre réponse.
Dans cet article, nous allons examiner comment vous pouvez utiliser le contrôle des employés pour optimiser vos processus d'entreprise. Il existe de nombreuses différents types de suivi des employés, mais ce que vous pouvez utiliser à cette fin particulière, c'est un logiciel de suivi des employés. L'efficacité avec laquelle vous identifiez les processus qui peuvent être améliorés et la mesure dans laquelle vous les optimisez et les automatisez peuvent faire toute la différence pour votre entreprise sur le marché concurrentiel.

Mais d'abord, à quoi bon ?

La nécessité d'optimiser et d'automatiser les processus est probablement claire et même intuitivement logique pour la plupart des cadres et des dirigeants. Il s'agit de gagner du temps et de l'argent.
L'efficacité doit être votre objectif ultime en matière de processus d'entreprise. Vous devez viser à être aussi rapide que possible, tout en ne perdant pas de vue la qualité. Cela peut sembler difficile au début, mais il s'agit en fait d'utiliser les bons outils.
Si vous parvenez à atteindre une efficacité optimale, cela vous permettra de libérer des ressources, notamment du temps, de l'argent et de la main-d'œuvre, pour d'autres tâches. Par exemple, disons que vous avez trouvé le meilleur moyen de déléguer différentes parties d'un projet entre les membres de l'équipe de manière à ce qu'ils soient plus rapides et que le résultat final soit meilleur (nous parlerons de comment vous pouvez le faire en un rien de temps). Maintenant, outre l'amélioration de la qualité du travail, il vous reste un certain temps pour d'autres processus.
Vous pouvez voir comment cela peut rapidement faire boule de neige : en gagnant du temps sur un projet, vous pourrez l'utiliser sur un autre, puis vous terminerez cet autre projet plus rapidement aussi, et ainsi de suite. Et imaginez ce que vous pouvez faire avec le temps supplémentaire au cas où vous ne voudriez pas transférer votre équipe sur un autre projet tout de suite (pensez à une formation supplémentaire, à la recherche, au développement professionnel, pour ne citer que quelques options).
Par conséquent, l'optimisation des processus d'entreprise doit être votre priorité numéro un lorsque vous commencez à réfléchir à l'organisation de votre entreprise.
Voyons maintenant comment vous pouvez vous y prendre.

Identifier les processus

Tout d'abord, vous devez savoir quels processus d'entreprise vous devez optimiser et de quelle manière. Il n'y a pas de réponse unique et définitive, cela varie d'une entreprise à l'autre. Pour une entreprise, il peut s'agir de rendre la production plus automatisée, tandis que pour une autre, il peut s'agir d'avoir un support client plus rapide.
C'est là qu'intervient votre logiciel de surveillance des employés. Le suivi des processus peut être essentiel en vous donnant quelques lignes directrices sur ce que vous pouvez améliorer.
Alors, comment fonctionne un logiciel de suivi informatique ? En gros, il vous donne des informations sur ce que font vos employés à tout moment pendant leurs heures de travail. Cela inclut les programmes qu'ils utilisent, les sites web qu'ils visitent et le temps qu'ils y passent.
Vous pouvez utiliser ces données pour voir quels sont les processus qui prennent le plus de temps, quels sont les employés qui prennent du retard dans l'utilisation de certaines applications, ou vous pouvez vérifier s'il y a des processus répétitifs mineurs que vous pouvez peut-être essayer d'automatiser.
Les logiciels de suivi des employés peuvent vous fournir une grande quantité de données avec lesquelles vous pouvez travailler. Utilisez-les pour identifier les points faibles et les domaines à améliorer. Un logiciel de suivi des employés ne rendra pas tous vos employés plus rapides comme par magie, mais il peut certainement vous fournir des informations utiles et vous aider à prendre des décisions éclairées.

Optimiser la délégation des tâches

L'un des principaux avantages de la mise en place d'un logiciel de suivi de l'utilisation des ordinateurs est qu'il vous permet de planifier la meilleure façon d'optimiser la délégation des tâches. Savoir quelle équipe ou quel employé accomplira un certain processus le plus efficacement est une information inestimable.
Nous avons mentionné la capacité du logiciel de suivi des employés à contrôler le temps que vos employés consacrent à différentes tâches. Maintenant, imaginez que vous sachiez que l'employé A prend en moyenne environ 10 minutes de moins pour créer des factures que n'importe qui d'autre. Cela ne signifie pas que vous devez lui remettre toutes les factures existantes, mais vous pouvez lui déléguer quelques factures urgentes en sachant qu'il finira très probablement la tâche à temps.
Par ailleurs, si vous constatez que l'employé B passe 15 minutes de plus à travailler dans Excel que les autres employés pour la même tâche, vous pouvez décider d'investir un peu de temps pour lui donner une formation supplémentaire. Cela permettra d'accélérer le processus à long terme.
Le logiciel de suivi des employés peut également agréger ces données au niveau de l'équipe, ce qui vous donne une vue d'ensemble ou vous permet de connaître l'efficacité des différentes équipes et des différents services afin d'améliorer leur productivité.

Surveillance des employés et automatisation des processus

Enfin, un bon logiciel de suivi informatique vous aidera également à automatiser certains processus en cours de route.
Au minimum, les outils de suivi des employés peuvent suivre les présences et les heures supplémentaires pour vous. Vous pouvez disposer de données claires et complètes sur les heures de pointage de chacun, le temps passé au travail, le nombre d'heures supplémentaires que vous devez leur payer et, si vous travaillez avec des clients, le logiciel de suivi des employés peut compter vos heures facturables.
Ce sont toutes de petites choses élémentaires qui feront gagner beaucoup de temps et éviteront l'erreur humaine, mais il existe aussi des logiciels de suivi du temps automatisés intégrés à certains systèmes. Il vous permet de suivre différents projets en fonction des noms de fichiers. Cela peut vous donner une couche de données supplémentaire concernant l'efficacité du projet, avec l'avantage de ne rien avoir à faire.

Conclusion

Les avantages de l'optimisation de vos processus d'entreprise devraient être plus que clairs à l'heure actuelle, mais savoir comment s'y prendre est ce qui va vous faire gagner ou vous faire perdre. Nous avons discuté de la manière dont vous pouvez utiliser les données des logiciels de suivi des employés pour identifier et optimiser les processus qui rendront vos employés plus productifs et plus efficaces. Il vous appartient maintenant d'explorer les possibilités et de prendre des décisions intelligentes qui feront passer votre entreprise au niveau supérieur.

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