Noch nie gab es so viele Geschäftsmöglichkeiten wie heute. Die Zahl der Nischenbranchen nimmt scheinbar minütlich zu. Das ist alles schön und gut, wenn Sie ein neues Unternehmen gründen wollen, aber es wird etwas schwieriger, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen tatsächlich am Laufen zu halten. Denn je mehr Möglichkeiten es gibt, desto größer ist auch der Wettbewerb.
Um sich von der Masse abzuheben, braucht man viel Kreativität, Innovation und Engagement, aber ein großer Teil davon ist auch, wie man die Arbeit optimiert. Die Prozesse, die Sie optimieren können, reichen von der Delegation wichtiger und dringender Projekte an geeignete Teams bis hin zu kleinen, sich wiederholenden Aufgaben wie der Anwesenheitskontrolle.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie dies am besten und einfachsten bewerkstelligen können, schauen Sie sich um. Wo auch immer Sie sind, wahrscheinlich sind Sie von Technologie umgeben. Und da liegt die Antwort.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeiterüberwachung zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse nutzen können. Es gibt viele verschiedene Arten Es gibt viele verschiedene Arten der Mitarbeiterüberwachung, aber was Sie für diesen speziellen Zweck verwenden können, ist Software zur Mitarbeiterverfolgung. Wie effektiv Sie die verbesserungswürdigen Prozesse identifizieren und inwieweit Sie diese optimieren und automatisieren, kann für Ihr Unternehmen im Wettbewerb den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Aber zunächst einmal: Warum die Mühe?
Die Notwendigkeit der Prozessoptimierung und -automatisierung ist für die meisten Manager und Führungskräfte wahrscheinlich klar und sogar intuitiv logisch. Es geht darum, Zeit und Geld zu sparen.
Effizienz sollte Ihr oberstes Ziel sein, wenn es um Geschäftsprozesse geht. Sie sollten versuchen, so schnell wie möglich zu sein, ohne dabei die Qualität aus den Augen zu verlieren. Das mag sich zunächst schwierig anhören, aber in Wirklichkeit geht es um den Einsatz der richtigen Werkzeuge.
Wenn es Ihnen gelingt, eine optimale Effizienz zu erreichen, können Sie Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitskräfte für andere Aufgaben freisetzen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben herausgefunden, wie Sie verschiedene Teile eines Projekts so an die Teammitglieder delegieren können, dass diese schneller arbeiten und das Endergebnis besser ausfällt (wir werden darüber sprechen wie Sie dies tun können). Jetzt haben Sie nicht nur die Qualität der Arbeit verbessert, sondern auch eine gewisse Menge an Zeit für andere Prozesse übrig.
Sie sehen, wie schnell sich das auswirkt: Wenn Sie bei einem Projekt Zeit einsparen, können Sie diese bei einem anderen Projekt nutzen, das Sie dann ebenfalls schneller abschließen, und so weiter und so fort. Und stellen Sie sich vor, was Sie mit der zusätzlichen Zeit anfangen können, wenn Sie Ihr Team nicht sofort in ein anderes Projekt versetzen wollen (denken Sie an zusätzliche Schulungen, Forschung, berufliche Entwicklung, um nur einige Möglichkeiten zu nennen).
Daher sollte die Optimierung der Geschäftsprozesse Ihre oberste Priorität sein, wenn Sie über die Unternehmensorganisation nachdenken.
Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie dies tun können.
Identifizierung der Prozesse
Zunächst einmal müssen Sie wissen, welche Geschäftsprozesse Sie optimieren sollten und auf welche Weise. Darauf gibt es keine endgültige Antwort, das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Bei einem Unternehmen könnte es darum gehen, die Produktion stärker zu automatisieren, während es bei einem anderen Unternehmen darum geht, den Kundensupport zeitnaher zu gestalten.
An dieser Stelle kommt Ihre Software zur Mitarbeiterüberwachung ins Spiel. Die Prozessüberwachung kann entscheidend dazu beitragen, Ihnen Hinweise darauf zu geben, was Sie verbessern können.
Wie funktioniert also eine Software zur Computerüberwachung? Nun, im Grunde gibt sie Ihnen Informationen darüber, was Ihre Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit gerade tun. Dazu gehört, welche Programme sie verwenden, welche Websites sie besuchen und wie viel Zeit sie dort verbringen.
Anhand dieser Daten können Sie feststellen, welche Vorgänge die meiste Zeit in Anspruch nehmen, welche Mitarbeiter bei der Nutzung bestimmter Apps ins Hintertreffen geraten oder ob es kleinere, sich wiederholende Prozesse gibt, die Sie vielleicht automatisieren können.
Software für die Mitarbeiterüberwachung kann Ihnen so viele Daten liefern, mit denen Sie arbeiten können. Nutzen Sie sie, um Schwachstellen und verbesserungswürdige Bereiche aufzudecken. Eine Software zur Mitarbeiterüberwachung wird nicht auf magische Weise alle Ihre Mitarbeiter schneller machen, aber sie kann definitiv einige verwertbare Erkenntnisse liefern und Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Optimierung der Aufgabendelegation
Ein großer Vorteil einer Software zur Verfolgung der Computernutzung besteht darin, dass Sie damit planen können, wie Sie die Delegation von Aufgaben am besten optimieren können. Es ist von unschätzbarem Wert zu wissen, welches Team oder welcher Mitarbeiter einen bestimmten Vorgang am effizientesten erledigen kann.
Wir haben bereits erwähnt, dass Sie mit einer Software zur Mitarbeiterverfolgung überwachen können, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben aufwenden. Stellen Sie sich nun vor, Sie wüssten, dass Mitarbeiter A im Durchschnitt 10 Minuten weniger Zeit für die Erstellung von Rechnungen benötigt als alle anderen. Das bedeutet zwar nicht, dass Sie ihm jede Rechnung geben sollten, aber Sie können ihm ein paar dringende Rechnungen übertragen, weil Sie wissen, dass er die Aufgabe höchstwahrscheinlich rechtzeitig erledigen wird.
Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter B für die gleiche Aufgabe 15 Minuten mehr Zeit mit Excel verbringt als andere Mitarbeiter, können Sie beschließen, ein wenig Zeit zu investieren, um ihm eine zusätzliche Schulung zu geben. Dadurch wird der Prozess auf lange Sicht schneller.
Die Software zur Mitarbeiterverfolgung kann diese Daten auch auf Teamebene zusammenfassen, so dass Sie einen Überblick über die Effizienz der verschiedenen Teams und Abteilungen erhalten und deren Produktivität verbessern können.
Mitarbeiterüberwachung und Prozessautomatisierung
Und schließlich hilft Ihnen eine gute Computerüberwachungssoftware auch dabei, einige der Prozesse zu automatisieren.
Zumindest können Mitarbeiterüberwachungsprogramme die Anwesenheit und Überstunden für Sie erfassen. Sie erhalten klare und umfassende Daten über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter, wie lange sie gearbeitet haben, wie viele Überstunden Sie ihnen bezahlen müssen, und wenn Sie mit Kunden arbeiten, kann die Software zur Mitarbeiterüberwachung die abrechenbaren Stunden zählen.
Dies sind alles einfache Kleinigkeiten, die viel Zeit sparen und menschliche Fehler verhindern, aber es gibt auch automatische Zeiterfassungssoftware, die in einige Systeme integriert ist. Damit können Sie verschiedene Projekte anhand der Dateinamen verfolgen. Dadurch erhalten Sie eine zusätzliche Datenebene zur Projekteffizienz, ohne dass Sie selbst etwas tun müssen.
Schlussfolgerung
Die Vorteile der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse sollten inzwischen mehr als deutlich sein, aber das Wissen, wie man es anstellt, ist das, was über Erfolg oder Misserfolg entscheiden wird. Wir haben besprochen, wie Sie die Daten aus der Software zur Mitarbeiterverfolgung nutzen können, um die Prozesse zu identifizieren und zu optimieren, die Ihre Mitarbeiter produktiver und effizienter machen. Jetzt liegt es an Ihnen, die Möglichkeiten zu erkunden und kluge Entscheidungen zu treffen, die Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben.
