5 consejos para gestionar los expedientes de los empleados de forma más eficiente
Si eres como yo, lo que en términos generales no es tan malo, tienes una enorme pila de correo en elcado "gabinete de correo".abinet". Este monumental pilar de la correspondencia se construye a partir de muchos bloques de construcción diferentes como:
- Revistas de las que debería haber cancelado la suscripción hace mucho tiempo.
- Los sobres vacíos y su contenido también están por ahí.
- Folletos diciéndome que venda mi oro viejo (que no tengo).
- El folleto de esta semana del supermercado cercano (y el de las semanas pasadas, y el de las cinco semanas anteriores).
- Un par de libros (¿cómo han podido entrar ahí?)
Ahora permítanme pintarles una imagen de palabras cuando estoy buscando algo allí, digamos una carta del médico con una cita para una vacuna contra la gripe. Imagina un suave crujido en el pasillo seguido de un fuerte traqueteo y algunas palabras malsonantes que no conviene poner aquí. Espere oír cosas como: "Dónde está, estaba ahí cuando no lo necesitaba" y "Ah, esto es..... No, esto no es". Si miraras a la vuelta de la esquina me verías de pie sobre el contenido de una pila, ahora esparcida por el suelo, buscando frenéticamente en ella.
No es el enfoque más práctico, se lo aseguro. Pero, ¿por qué lo hacemos? Y ahora, por supuesto, no estoy hablando de la pila de correo en casa, sino de algo mucho más serio. Nuestros archivos de personal, los datos personales de nuestros empleados de los que somos responsables. Muchos dirían: "Claro que podemos mejorar, pero no es tan malo como tu correo", a lo que yo digo: "Puede que mi correo sea un desastre, pero está almacenado de forma segura, sólo yo puedo acceder a él, no hay términos legales que tenga que cumplir en el almacenamiento (¡y en el desecho!) y no soy responsable de toda la gente que trabaja conmigo, chúpate esa".
Porque seamos serios. ¿No son estos los problemas a los que nos enfrentamos cada día? La gestión de los documentos de RRHH es un mal necesario, sobre el que no somos tan precisos y críticos como deberíamos. Al digitalizar más de 100.000 expedientes de personal repartidos en 500 ubicaciones, me sorprendió saber lo mucho que se puede mejorar.
Revistas de las que debería haber cancelado la suscripción hace mucho tiempo.
¿Cuántos expedientes de personal de los empleados que ya han pasado su fecha de caducidad y que deberían haberse tirado hace mucho tiempo tiene usted? En primer lugar, si no forma parte de los pocos afortunados con archivos digitales, se encuentra con problemas de espacio de almacenamiento. En segundo lugar, encontrar el documento adecuado causa cada vez más problemas. Debido al almacenamiento de documentos desfasados y/o irrelevantes. Por último, y quizá lo más importante, las repercusiones legales pueden ser enormes. Ni siquiera siempre por un mal mantenimiento, sino posiblemente por el cambio de leyes.
Tirar documentos puede ser un campo de minas legal, aunque cancelar algunas suscripciones a revistas resulta aún más difícil, y es un proceso complicado. Pero hay que hacerlo. Es inseguro, irresponsable y, sobre todo, ilegal, y hay que abordarlo con el máximo cuidado.
Los sobres vacíos y su contenido también están por ahí.
Archivos vacíos y contenidos que realmente no deberían estar en el lugar que están. Documentos extraviados en los archivos de personal de otras personas. Los archivos vacíos no suponen el mayor problema aquí. Es mejor que no estén ahí, pues daría más información y ahorraría espacio. Pero el contenido extraviado es un problema mayor. Se está violando la privacidad cuando hacemos esto de forma incorrecta, además de ser imposible mantener al día la conservación de estos documentos "perdidos". De nuevo, ¡debemos organizar esto! Si no lo hacemos nos exponemos a repercusiones legales que costarán mucho dinero.
Folletos diciéndome que venda mi oro viejo (que no tengo).
Documentos que deberían haberse tirado de inmediato. No hay ninguna razón para conservarlos. De todos modos, nunca se utilizarán. Tarjetas de cumpleaños, fotos del último día de trabajo, dibujos divertidos, boletines de notas de un niño del empleado y tarjetas postales de su dirección de vacaciones (escribiendo desde la experiencia aquí, tiré estas cosas de los archivos de los empleados). Son divertidas de guardar, pero no son relevantes en un archivo de personal. Un expediente de personal no es una caja de tiempo que contiene la historia de una persona, es un contenedor funcional y profesional de documentos que debe cumplir la normativa. No lo trates como una colección de todo lo que tal vez te plantees utilizar (lo que significa que probablemente nunca lo utilizarás).
El folleto de esta semana del supermercado cercano (y el de las semanas pasadas, y el de las cinco semanas anteriores).
Versiones, versiones y más versiones. No se sorprenda cuando sus archivos de personal contengan tres versiones del mismo momento de evaluación. Una sin firmar, otra firmada y otra completamente vacía. Cuatro versiones de un informe de entrevista, por alguna razón el mismo documento se imprimió cuatro veces y se puso allí. Dos veces el mismo contrato, pero firmado por diferentes personas (de nuevo escribiendo desde mi propia experiencia).
Según mi experiencia, esto da lugar a archivos de diez centímetros de grosor y, de nuevo, a problemas de retención. ¿Y qué ocurre cuando el contenido de una versión se contradice con el de la otra? No hay que ir sobre seguro almacenando más de una versión de un documento. Una versión es suficiente. Ni que decir tiene que un mismo tipo de documento puede estar en el archivo varias veces (por ejemplo: varios contratos, informes de diferentes entrevistas y evaluaciones de varios años).
Un par de libros (¿cómo llegaron esos ahí?).
Para empezar, esto no debería estar ahí. No porque no lo vayas a utilizar o porque ya lo tengas ahí, sino simplemente porque no pertenece a esta colección de documentos. Porque la normativa de la empresa o la normativa legal no permiten que un determinado documento se almacene en un archivo de personal. Uno de los principales ejemplos es el almacenamiento de documentos que contienen historiales médicos en el archivo de personal (lo cual es ilegal en los Países Bajos). Sepa lo que debe estar en sus expedientes, pero también lo que no debe estar en absoluto.
Esa carta que estaba buscando: La cita para la vacuna contra la gripe.
Encontrar el documento adecuado. Es, cuando menos, problemático. Cuando está mal ordenado, o contaminado con documentos innecesarios encontrar el que se busca puede ser un dolor y a veces realmente se necesita. Para ver cuándo termina un contrato, para releer el informe de una entrevista o por el motivo que sea.
Mi gabinete de correo no puede manejar esto.
Todo esto suena bien, pero estamos obstruidos de muchas maneras. ¿Quién se toma el tiempo de revisar todos los documentos para ver qué se puede tirar? ¿Quién hace eso de la versión de la que hablabas? No tengo tiempo para resolver estos problemas.
Por suerte, hay luz al final del túnel. Siguiendo una tendencia mundial, cada vez confiamos más en los expedientes personales digitales. Las empresas, tanto grandes como pequeñas, reconocen el valor añadido de pasar a esta forma de archivo y normalmente la pregunta no es "¿Por qué?", sino "¿Por qué no lo hicimos antes?". No obstante, la digitalización requiere una inversión. Pero al final la inversión en métodos más anticuados es mucho mayor. Multas, gasto de tiempo innecesario, falta de privacidad y pérdida de espacio y de papel son frases clave para describir estos métodos que (por suerte) pasan de moda rápidamente.
¿Dónde puedo conseguir el mejor armario de correos?
Para acercarse a la utopía de la gestión impecable de los documentos de RRHH, va a necesitar un buen sistema. Hay muchos sistemas disponibles, todos con sus ventajas y desventajas. ProcessMaker IDP es un software de gestión de contenidos de reciente creación, destinado a organizar y almacenar datos de forma segura. Lo que diferencia a ProcessMaker IDP es la integración del aprendizaje automático, que permite una gestión de contenidos más inteligente y eficaz. Junto al aprendizaje automático, ofrecemos una búsqueda avanzada y una gestión de la retención con un mínimo esfuerzo por parte del usuario.
Así que .........¿Qué hago ahora?
Ha llegado el momento de jubilar el armario de correos. La creciente cantidad de datos que tenemos y queremos almacenar hace que esta forma de trabajar sea, como mínimo, poco práctica e irresponsable. Mientras construimos cortafuegos y contraseñas en torno a nuestros datos y secretos más preciados, a menudo nos olvidamos de esta importante fuente de datos.
Así que retira el armario de correos y pasa a un sistema más sostenible. Si lo haces, cancelaré algunas suscripciones a revistas. Lo prometo.
