5 conseils pour gérer plus efficacement les dossiers personnels des employés
Si vous êtes un peu comme moi, ce qui, en termes généraux, n'est pas si mal, vous avez une énorme pile de courrier sur le "caisson à courrier" désigné.désignée "mail cabinet". Ce pilier monumental de la correspondance est construit à partir de nombreux éléments différents, tels que :
- Des magazines dont j'aurais dû annuler l'abonnement il y a longtemps.
- Des enveloppes vides et leur contenu quelque part là-dedans aussi.
- Des dépliants me disant de vendre mon vieil or (que je n'ai pas).
- Cette semaine, le prospectus du supermarché voisin (et les semaines précédentes, et les cinq semaines d'avant).
- Quelques livres (comment sont-ils arrivés là ?)
Laissez-moi vous décrire ce qui se passe lorsque je cherche quelque chose à cet endroit, disons une lettre du médecin avec un rendez-vous pour un vaccin contre la grippe. Imaginez un léger bruissement venant du couloir, suivi d'un fort cliquetis et de quelques jurons qu'il n'est pas approprié de mettre ici. Attendez-vous à entendre des choses comme : "Où est-il, il était là quand je n'en avais pas besoin" et "Ah c'est ça...... Non, ce n'est pas ça". Si vous regardez dans le coin, vous me verrez debout au milieu d'une pile, maintenant étalée sur le sol, en train de chercher frénétiquement.
Ce n'est pas l'approche la plus pratique, je vous l'assure. Mais pourquoi le faisons-nous ? Et là, bien sûr, je ne parle pas de votre pile de courrier à la maison, mais de quelque chose de bien plus sérieux. Nos dossiers personnels, les données personnelles de nos employés dont nous sommes responsables. Beaucoup diraient : "Bien sûr, nous pouvons nous améliorer, mais ce n'est pas aussi grave que votre courrier", ce à quoi je réponds : "Mon courrier est peut-être en désordre, mais il est stocké en toute sécurité, je suis le seul à pouvoir y accéder, il n'y a pas de conditions légales auxquelles je dois me conformer pour le stocker (et le jeter !) et je ne suis pas responsable de toutes les personnes qui travaillent avec moi, allez vous faire voir !
Parce qu'il faut être sérieux. Ne s'agit-il pas des problèmes auxquels nous sommes confrontés chaque jour ? La gestion des documents RH est un mal nécessaire, sur lequel nous ne sommes pas aussi précis et critiques que nous le devrions. En numérisant plus de 100 000 dossiers du personnel répartis sur 500 sites, j'ai été choqué d'apprendre combien d'améliorations sont possibles.
Des magazines dont j'aurais dû annuler l'abonnement il y a longtemps.
Combien de dossiers personnels d'employés, dont la date de péremption est largement dépassée et qui auraient dû être jetés il y a longtemps, avez-vous ? Tout d'abord, si vous ne faites pas partie des quelques chanceux qui possèdent des fichiers numériques, vous rencontrez des problèmes d'espace de stockage. Ensuite, trouver le bon document pose de plus en plus de problèmes. En raison du stockage de documents périmés et/ou non pertinents. Enfin, et c'est peut-être le plus important, les répercussions juridiques peuvent être énormes. Pas toujours à cause d'un mauvais entretien, mais peut-être à cause d'un changement de législation.
Jeter des documents peut être un champ de mines juridique, mais résilier certains abonnements à des magazines s'avère encore plus difficile, et c'est un processus compliqué. Mais nous devons le faire ! C'est dangereux, irresponsable et surtout illégal et il faut l'aborder avec le plus grand soin.
Des enveloppes vides et leur contenu quelque part là-dedans aussi.
Des dossiers vides et du contenu qui ne devrait pas se trouver à l'endroit où il se trouve. Des documents égarés dans les dossiers personnels d'autres personnes. Les dossiers vides ne posent pas le plus gros problème ici. Il est préférable qu'ils ne soient pas là, cela permettrait de mieux comprendre et de gagner de la place. Mais le contenu égaré est un problème plus important. La vie privée est violée lorsque nous procédons de la mauvaise manière, sans compter qu'il est impossible de conserver à jour ces documents "perdus". Encore une fois, nous devons organiser cela ! Si nous ne le faisons pas, nous nous exposons à des répercussions juridiques qui coûteront beaucoup d'argent.
Des dépliants me disant de vendre mon vieil or (que je n'ai pas).
Des documents qui auraient dû être jetés tout de suite. Il n'y a aucune raison de les conserver. Ils ne seront de toute façon jamais utilisés. Les cartes d'anniversaire, les photos du dernier jour de travail, les dessins amusants, les bulletins de notes d'un enfant de l'employé et les cartes postales de leur adresse de vacances (j'écris ici par expérience, j'ai jeté ces choses des dossiers des employés). Ils sont amusants à conserver, mais ne sont pas pertinents dans un dossier personnel. Un dossier personnel n'est pas une boîte à souvenirs qui contient l'histoire d'une personne, c'est un contenant fonctionnel et professionnel de documents qui doivent être conformes aux règlements. Ne le traitez pas comme une collection de tout ce que vous pourriez envisager d'utiliser (ce qui signifie que vous ne l'utiliserez probablement jamais).
Cette semaine, le prospectus du supermarché voisin (et les semaines précédentes, et les cinq semaines d'avant).
Des versions, des versions et encore des versions. Ne soyez pas surpris lorsque vos dossiers personnels contiennent trois versions du même moment d'évaluation. Une non signée, une signée et une complètement vide. Quatre versions d'un rapport d'entretien ; pour certaines raisons, le même document a été imprimé quatre fois et placé là. Deux fois le même contrat, mais signé par des personnes différentes (encore une fois d'après ma propre expérience).
D'après mon expérience, cela conduit à des fichiers de dix centimètres d'épaisseur et, là encore, à des problèmes de conservation. Et que se passe-t-il lorsque le contenu d'une version contredit le contenu de l'autre ? Ne soyez pas trop prudent en stockant plus d'une version d'un document. Une seule version suffit. Il va de soi qu'un même type de document peut figurer plusieurs fois dans le dossier (par exemple : plusieurs contrats, des rapports d'entretiens différents et des évaluations sur plusieurs années).
Quelques livres (comment sont-ils arrivés là ?).
Cela ne devrait pas être là pour commencer. Non pas parce que vous n'allez pas l'utiliser ou que vous l'avez déjà, mais simplement parce qu'il n'a pas sa place dans cette collection de documents. Parce que les réglementations de l'entreprise ou les réglementations légales n'autorisent pas le stockage d'un certain document dans un dossier personnel. L'un des principaux exemples est le stockage de documents contenant des dossiers médicaux dans le dossier personnel (ce qui est illégal aux Pays-Bas). Sachez ce qui doit figurer dans vos dossiers, mais aussi ce qui ne doit pas y figurer du tout.
La lettre que je cherchais : Le rendez-vous pour le vaccin contre la grippe.
Trouver le bon document. C'est le moins que l'on puisse dire. Lorsqu'il est mal trié, ou contaminé par des documents inutiles, trouver celui que l'on cherche peut s'avérer pénible et parfois on en a vraiment besoin. Pour savoir quand un contrat prend fin, pour relire un rapport d'entretien ou pour toute autre raison.
Mon armoire de messagerie ne peut pas gérer cela.
Tout cela semble bien beau, mais nous sommes entravés de tant de façons. Qui prend le temps de passer en revue tous les documents pour voir ce qui peut être jeté ? Qui fait ce truc de version dont vous avez parlé ? Je n'ai pas le temps de résoudre ces problèmes.
Heureusement, il y a de la lumière au bout du tunnel. Suivant une tendance mondiale, nous nous appuyons de plus en plus sur les dossiers personnels numériques. Les entreprises, grandes et petites, reconnaissent la valeur ajoutée de cette forme de conservation des dossiers et, en général, la question n'est pas "Pourquoi ?" mais plutôt "Pourquoi ne l'avons-nous pas fait avant ?". Néanmoins, la numérisation exige un investissement. Mais au bout du compte, l'investissement dans les méthodes plus anciennes est bien plus important. Les amendes, les pertes de temps inutiles, le manque de confidentialité et le gaspillage d'espace et de papier sont des expressions clés pour décrire ces méthodes qui (heureusement) se démodent rapidement.
Où puis-je trouver la meilleure armoire à courrier ?
Pour vous rapprocher de l'utopie d'une gestion sans faille des documents RH, vous allez avoir besoin d'un bon système. Il existe de nombreux systèmes, qui ont tous leurs avantages et leurs inconvénients. ProcessMaker IDP est un logiciel de gestion de contenu récemment développé qui vise à organiser et à stocker les données en toute sécurité. Ce qui distingue ProcessMaker IDP, c'est l'intégration de l'apprentissage automatique, qui permet une gestion de contenu plus intelligente et plus efficace. Outre l'apprentissage automatique, nous proposons une recherche avancée et une gestion de la rétention avec un minimum d'efforts de la part des utilisateurs.
Alors......... qu'est-ce que je fais maintenant ?
Il est temps de mettre à la retraite l'armoire à courrier. La quantité croissante de données que nous devons et voulons stocker rend cette façon de travailler peu pratique et pour le moins irresponsable. Alors que nous construisons des pare-feu et des mots de passe autour de nos données et secrets les plus précieux, nous oublions trop souvent cette importante source de données.
Alors, retirez l'armoire à courrier et passez à un système plus durable. Si vous faites ça, j'annulerai quelques abonnements à des magazines. Promis.
