Wenn es Ihnen so geht wie mir, was im Allgemeinen gar nicht so schlecht ist, dann haben Sie einen riesigen Stapel von Post auf dem dafür vorgesehenen"Postschrankabinet". Diese monumentale Säule der Korrespondenz ist aus vielen verschiedenen Bausteinen aufgebaut, wie:
- Zeitschriften, deren Abonnement ich schon lange hätte kündigen sollen.
- Auch leere Umschläge und ihr Inhalt sind dort zu finden.
- Flugblätter, in denen ich aufgefordert werde, mein Altgold zu verkaufen (das ich nicht habe).
- Der Wochenprospekt vom Supermarkt in der Nähe (und die letzten Wochen und die fünf Wochen davor).
- Ein paar Bücher (wie sind die überhaupt da reingekommen?)
Jetzt möchte ich Ihnen ein Bild malen, wenn ich dort etwas suche, sagen wir einen Brief vom Arzt mit einem Termin für eine Grippeimpfung. Stellen Sie sich ein leises Rascheln aus dem Flur vor, gefolgt von lautem Klappern und einigen Schimpfwörtern, die sich hier nicht einordnen lassen. Rechnen Sie damit, Dinge zu hören wie: "Wo ist es, es war da, als ich es nicht brauchte" und "Ah, das ist es..... Nein, das ist es nicht". Wenn Sie um die Ecke schauen würden, würden Sie mich sehen, wie ich den Inhalt eines Stapels, der jetzt auf dem Boden verteilt ist, verzweifelt durchsuche.
Ich versichere Ihnen, dass dies nicht der praktischste Ansatz ist. Aber warum tun wir es? Und jetzt spreche ich natürlich nicht von Ihrem Poststapel zu Hause, sondern von etwas viel Ernsterem. Unsere Personalakten, die persönlichen Daten unserer Mitarbeiter, für die wir verantwortlich sind. Viele würden sagen: "Natürlich können wir uns verbessern, aber es ist nicht so schlimm wie Ihre Post", worauf ich antworte: "Meine Post mag zwar unordentlich sein, aber sie ist sicher aufbewahrt, nur ich kann darauf zugreifen, es gibt keine rechtlichen Bestimmungen, an die ich mich bei der Aufbewahrung (und beim Wegwerfen!) halten muss, und ich bin nicht für alle Menschen verantwortlich, die mit mir zusammenarbeiten, das kann ich mir abschminken".
Denn seien wir mal ernsthaft. Sind das nicht die Probleme, mit denen wir jeden Tag konfrontiert werden? Die Verwaltung von Personaldokumenten ist ein notwendiges Übel, bei dem wir nicht so genau und kritisch sind, wie wir es sein sollten. Bei der Digitalisierung von über 100.000 Personalakten, die auf 500 Standorte verteilt sind, war ich schockiert, wie viele Verbesserungen möglich sind.
Zeitschriften, deren Abonnement ich schon lange hätte kündigen sollen.
Wie viele Personalakten von Mitarbeitern, deren Verfallsdatum längst überschritten ist, haben Sie noch? Erstens: Wenn Sie nicht zu den wenigen Glücklichen gehören, die über digitale Akten verfügen, bekommen Sie Probleme mit dem Speicherplatz. Zweitens wird es immer schwieriger, das richtige Dokument zu finden. Das liegt daran, dass veraltete und/oder irrelevante Dokumente gespeichert werden. Und schließlich, und das ist vielleicht das Wichtigste, können die rechtlichen Auswirkungen enorm sein. Nicht einmal immer wegen der schlechten Wartung, sondern möglicherweise wegen der sich ändernden Gesetze.
Das Wegwerfen von Dokumenten kann ein juristisches Minenfeld sein, aber die Kündigung mancher Zeitschriftenabonnements erweist sich als noch schwieriger und ist ein kompliziertes Verfahren. Aber wir müssen es tun! Es ist unsicher, unverantwortlich und vor allem illegal und sollte mit größter Vorsicht behandelt werden.
Auch leere Umschläge und ihr Inhalt sind dort zu finden.
Leere Akten und Inhalte, die eigentlich nicht dort sein sollten, wo sie sind. Dokumente, die in den Personalakten anderer Personen verlegt wurden. Leere Dateien stellen hier nicht das größte Problem dar. Es ist besser, wenn sie nicht vorhanden sind, denn das gibt mehr Einblick und spart Platz. Aber falsch platzierte Inhalte sind ein größeres Problem. Die Privatsphäre wird verletzt, wenn wir dies falsch handhaben, und es ist unmöglich, die Aufbewahrung dieser "verlorenen" Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten. Auch das müssen wir organisieren! Wenn wir das nicht tun, setzen wir uns rechtlichen Konsequenzen aus, die uns viel Geld kosten werden.
Flugblätter, in denen ich aufgefordert werde, mein Altgold zu verkaufen (das ich nicht habe).
Dokumente, die sofort hätten weggeworfen werden müssen. Es gibt keinen einzigen Grund, sie aufzubewahren. Sie werden sowieso nie benutzt. Geburtstagskarten, Fotos vom letzten Arbeitstag, lustige Zeichnungen, Zeugnisse von einem Kind des Mitarbeiters und Postkarten von seiner Urlaubsadresse (ich schreibe hier aus Erfahrung, ich habe diese Dinge aus den Mitarbeiterakten weggeworfen). Es macht Spaß, sie aufzubewahren, aber sie haben in einer Personalakte nichts zu suchen. Eine Personalakte ist keine Timebox, die die Geschichte einer Person enthält, sondern ein funktionaler und professioneller Behälter für Dokumente, die den Vorschriften entsprechen müssen. Behandeln Sie sie nicht als eine Sammlung von allem, was Sie vielleicht jemals brauchen könnten (was bedeutet, dass Sie sie wahrscheinlich nie brauchen werden).
Der Wochenprospekt vom Supermarkt in der Nähe (und die letzten Wochen und die fünf Wochen davor).
Versionen, Versionen und nochmals Versionen. Wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Personalakten drei Versionen desselben Beurteilungsmoments enthalten. Eine ohne Unterschrift, eine mit Unterschrift und eine völlig leere. Vier Versionen eines Gesprächsprotokolls, denn aus irgendeinem Grund wurde dasselbe Dokument viermal ausgedruckt und in die Akte gelegt. Zweimal derselbe Vertrag, aber von verschiedenen Personen unterschrieben (auch hier schreibe ich aus eigener Erfahrung).
Meiner Erfahrung nach führt das zu zehn Zentimeter dicken Akten, die wiederum zu Aufbewahrungsproblemen führen. Und was passiert, wenn der Inhalt der einen Version dem Inhalt der anderen widerspricht? Gehen Sie nicht auf Nummer sicher, indem Sie mehr als eine Version eines Dokuments speichern. Eine Version ist ausreichend. Es versteht sich von selbst, dass ein und derselbe Dokumententyp mehrfach in der Akte vorhanden sein kann (z.B.: mehrere Verträge, Berichte aus verschiedenen Interviews und Auswertungen aus mehreren Jahren).
Ein paar Bücher (wie sind die überhaupt da reingekommen?).
Das sollte dort erst gar nicht drin sein. Nicht, weil Sie es nicht verwenden werden oder es bereits dort liegt, sondern einfach, weil es nicht in diese Sammlung von Dokumenten gehört. Denn entweder erlauben es die betrieblichen oder gesetzlichen Bestimmungen nicht, dass ein bestimmtes Dokument in einer Personalakte aufbewahrt wird. Eines der wichtigsten Beispiele ist die Aufbewahrung von Dokumenten mit medizinischen Daten in der Personalakte (was in den Niederlanden illegal ist). Seien Sie sich darüber im Klaren, was in Ihre Akten gehört, aber auch darüber, was auf keinen Fall dort sein sollte.
Der eine Brief, den ich gesucht habe: Den Termin für die Grippeimpfung.
Das richtige Dokument zu finden. Mühsam, um es vorsichtig auszudrücken. Wenn sie schlecht sortiert oder mit unnötigen Dokumenten überfrachtet sind, kann es mühsam sein, das gesuchte Dokument zu finden, und manchmal braucht man es wirklich. Um zu sehen, wann ein Vertrag ausläuft, um einen Interviewbericht noch einmal zu lesen oder aus welchem Grund auch immer.
Mein Mailschrank kann das nicht verarbeiten.
Das hört sich alles schön an, aber wir werden auf so viele Arten behindert. Wer nimmt sich die Zeit, alle Dokumente durchzugehen, um zu sehen, was weggeworfen werden kann? Wer macht die Version, von der Sie sprachen? Ich habe keine Zeit, um diese Probleme zu lösen.
Zum Glück gibt es Licht am Ende des Tunnels. Einem weltweiten Trend folgend, setzen wir mehr und mehr auf digitale Personalakten. Große und kleine Unternehmen erkennen den Mehrwert, den die Umstellung auf diese Form der Aktenführung mit sich bringt, und in der Regel lautet die Frage nicht "Warum?", sondern eher "Warum haben wir das nicht schon früher getan?". Nichtsdestotrotz erfordert die Digitalisierung eine Investition. Aber am Ende ist die Investition in altmodischere Methoden viel größer. Bußgelder, unnötiger Zeitaufwand, mangelnde Privatsphäre und Verschwendung von Platz und Papier sind die Schlüsselbegriffe zur Beschreibung dieser Methoden, die (glücklicherweise) schnell aus der Mode kommen.
Wo bekomme ich den besten Postschrank?
Um der Utopie eines einwandfreien HR-Dokumentenmanagements näher zu kommen, benötigen Sie ein gutes System. Es gibt viele Systeme, alle mit ihren Vor- und Nachteilen. ProcessMaker IDP ist eine neu entwickelte Content-Management-Software, die darauf abzielt, Daten sicher zu organisieren und zu speichern. Was ProcessMaker IDP auszeichnet, ist die Integration von maschinellem Lernen, das ein intelligenteres und effektiveres Content Management ermöglicht. Neben maschinellem Lernen bieten wir eine fortschrittliche Suche und ein Aufbewahrungsmanagement mit einem Minimum an Benutzeraufwand.
Also.........was soll ich jetzt tun?
Es ist an der Zeit, den Postschrank in Rente zu schicken. Die wachsende Menge an Daten, die wir speichern müssen und wollen, macht diese Arbeitsweise unpraktisch und unverantwortlich, um es vorsichtig auszudrücken. Während wir unsere wertvollsten Daten und Geheimnisse mit Firewalls und Passwörtern schützen, vergessen wir zu oft diese wichtige Datenquelle.
Schaffen Sie also den Postschrank ab und stellen Sie auf ein nachhaltigeres System um. Wenn Sie das tun, werde ich einige Zeitschriftenabonnements kündigen. Versprochen.
