La minería de procesos se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y reducir costes. Al comprender y optimizar los procesos mediante el análisis de datos y la supervisión continua, las organizaciones pueden lograr mejores resultados empresariales. Sin embargo, no todos los proyectos de minería de procesos son un éxito.
En este artículo, vamos a discutir los cinco fracasos comunes de los proyectos de minería de procesos y cómo superarlos. Mediante la comprensión de estos retos y la aplicación de las soluciones sugeridas, puede mejorar en gran medida las posibilidades de éxito de sus iniciativas de minería de procesos.
¿Qué es la minería de procesos? Ejemplos y aplicaciones
La minería de procesos es una técnica avanzada de mapeo de procesos que utiliza conocimientos extraídos de registros de eventos de los sistemas informáticos de la empresa para comprender mejor cómo se ejecutan los procesos y los flujos de trabajo en una empresa. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) contribuyen a estos datos proporcionando datos de registro de eventos extraídos de los sistemas de información, lo que ayuda a comprender y optimizar los procesos operativos. Esto ayuda a las organizaciones a comprender su rendimiento operativo actual, identificar ineficiencias y encontrar oportunidades de mejora.
Software de minería de procesos combina minería de datos, modelado de procesos y análisis de procesos para proporcionar una visión completa de los procesos de negocio. Se puede considerar la minería de procesos como la aplicación de la ciencia de datos al arte de la gestión de procesos de negocio. La minería de procesos utiliza algoritmos de minería de procesos para analizar y reconstruir el flujo real del proceso, permitiendo a las organizaciones comprender cómo funcionan realmente sus procesos. Funciona mediante la transformación de los datos de los sistemas ERP y CRM en registros de eventos, que luego se utilizan para crear visualizaciones y modelos de los procesos de negocio para el análisis y la mejora del rendimiento.
La minería de procesos desempeña un papel crucial en muchos sectores competitivos del trabajo digital, ya que ayuda a las organizaciones a identificar cuellos de botella, ineficiencias y problemas de cumplimiento. Al abordar estos retos, las empresas pueden agilizar sus procesos, reducir costes y mejorar el rendimiento general.
La creciente popularidad de la minería de procesos en la empresa
La minería de procesos es el software de inteligencia de procesos y se ha hecho cada vez más popular en las empresas. Según un estudio reciente de Deloitte, el 63% de las empresas mundiales han empezado a utilizar la minería de procesos, y la mayoría de las empresas mundiales tienen previsto realizar al menos una prueba piloto de minería de procesos en un futuro próximo.
El entusiasmo por la minería de procesos está ampliamente justificado. Una importante encuesta realizada por HFS Research entre los responsables de la toma de decisiones en las empresas ha revelado recientemente que más del 90% de los encuestados considera que la inteligencia de procesos (una combinación de minería de procesos y descubrimiento de procesos) es enormemente valiosa para impulsar el valor empresarial. Las soluciones avanzadas de minería de procesos son esenciales para supervisión y cumplimiento seguimiento.
A pesar de sus beneficios potenciales, muchos proyectos de minería de procesos fracasan por diversas razones. El mismo estudio de HFS Research reveló que más de dos de cada tres soluciones de inteligencia de procesos basadas en la extracción y el descubrimiento de procesos habían dado resultados decepcionantes o no habían cumplido lo prometido.
Fuente: Ascenso meteórico de la inteligencia de procesos, HFS Research
Pros y contras de la minería de procesos: ventajas y desventajas
Para un líder empresarial, la minería de procesos suele ser una solución avanzada a una necesidad empresarial bien reconocida. La mayoría de las empresas utilizan alguna forma de análisis de procesos para apoyar la excelencia operativa y la gestión de procesos empresariales. Estos métodos más tradicionales incluyen talleres de descubrimiento de procesos, auditorías de análisis de procesos o estudios de tiempo y movimiento realizados por consultores expertos o analistas de procesos de negocio. El análisis de procesos desempeña un papel crucial en la evaluación y mejora de los procesos empresariales, ya que proporciona información derivada del análisis de datos, identifica las rutas óptimas de los procesos, supervisa los indicadores clave de rendimiento (KPI) y visualiza los procesos para reconocer las ineficiencias y facilitar la mejora continua.
En comparación con el análisis manual de procesos, la minería de procesos ofrece muchas ventajas y presenta algunos inconvenientes. La minería de procesos puede agilizar la automatización de procesos, mejorar los resultados empresariales y permitir a las organizaciones identificar oportunidades de automatización, conectando en última instancia con la automatización robótica de procesos (RPA) para optimizar el rendimiento general.
Ventajas de la minería de procesos
- Visibilidad detallada del proceso: La minería de procesos proporciona una visualización clara y precisa del flujo real de los procesos, lo que ayuda a las organizaciones a comprender mejor sus procesos y a identificar áreas de mejora. Las herramientas de minería de procesos facilitan la visualización de los procesos empresariales e identifican las ineficiencias, lo que permite a las organizaciones priorizar los esfuerzos de optimización.
- Análisis automatizado de los cuellos de botella: Mediante el análisis de los registros de eventos, la minería de procesos puede identificar cuellos de botella e ineficiencias en el flujo de procesos, lo que permite a las empresas centrarse en las áreas que necesitan mejoras.
- Medición del rendimiento en tiempo real: La minería de procesos ofrece métricas cuantitativas, como el tiempo de ciclo, el rendimiento y la utilización de recursos, para medir el rendimiento de los procesos. Esto ayuda a las organizaciones a seguir el progreso y evaluar la eficacia de las mejoras de los procesos.
- Control del cumplimiento: La minería de procesos puede detectar desviaciones de los procedimientos estándar, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas.
- Toma de decisiones objetiva: A diferencia del análisis de procesos basado en encuestas u opiniones de expertos, la minería de procesos utiliza información basada en datos para apoyar la toma de decisiones, reduciendo la dependencia de opiniones subjetivas y presentimientos.
Desventajas de la minería de procesos
- Calidad y disponibilidad de los datos: La minería de procesos depende en gran medida de la existencia de datos precisos y completos en los sistemas fuente de la empresa. Si los datos son de mala calidad o no están disponibles, los resultados de la minería de procesos pueden ser engañosos o incompletos.
- Complejidad de la integración: La minería de procesos puede ser compleja, especialmente cuando se trata de procesos grandes e intrincados que abarcan más de un sistema empresarial. Esto puede requerir conocimientos avanzados de integración, lo que puede suponer un obstáculo para algunas organizaciones. Además, la gestión de procesos complejos presenta desafíos significativos, pero las técnicas avanzadas como la minería de procesos centrada en objetos o multinivel pueden ayudar a navegar por estas complejidades, aumentando la eficiencia y la extracción de información a través de diversos procesos de negocio.
- Coste de explotación: La implantación de soluciones de minería de procesos puede resultar costosa, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. Los costes pueden incluir licencias de software, integración, mantenimiento y servicios de consultoría.
- Ámbito de análisis: La minería de procesos ofrece una visión detallada de los datos de procesos de sistemas empresariales como el ERP o el CRM, pero carece de la capacidad de supervisar la actividad de los procesos y los flujos de trabajo en la amplia gama de aplicaciones empresariales que se utilizan hoy en día. Para paliar esta limitación, muchas soluciones de minería de procesos incluyen funcionalidades.
Fallos comunes en los proyectos de minería de procesos
Según un famoso estudio de McKinsey, el 70% de los programas de transformación fracasan. El fracaso no es infrecuente en software de automatización inteligente y en la extracción de procesos. La mejora de los procesos es crucial para superar estos retos aumentando la eficiencia y la eficacia operativas.
A continuación se exponen algunas razones habituales de los fracasos en los proyectos de minería de procesos:
- Calidad insuficiente de los datos
La mala calidad de los datos es una de las principales razones del fracaso de los proyectos de minería de procesos. Los datos inexactos o incompletos pueden conducir a resultados erróneos, haciendo que todo el proyecto sea ineficaz. Una de las razones comunes por las que la calidad de los datos es pobre es porque los datos de registro de eventos no están disponibles o no son fiables a través de los sistemas empresariales utilizados por la empresa. Este es especialmente el caso de las empresas que no utilizan SAP como sistema ERP principal.
- Falta de participación de las partes interesadas
Los proyectos de minería de procesos a menudo implican un cambio organizativo significativo que requiere la participación de los líderes de negocio y de TI. Si los principales interesados no están a bordo, el proyecto puede enfrentarse a la resistencia y, en última instancia, fracasar. También puede ocurrir que la minería de procesos sea defendida por algunos aspectos de la dirección operativa durante una prueba de concepto, pero para que tenga pleno éxito necesita una aceptación para ser desplegada eficazmente en toda la empresa.
- Expectativas y plazos desajustados
Muchos líderes empresariales han informado de que la implantación de la minería de procesos requiere mucho tiempo y recursos. No es raro que una implementación de minería de procesos tome de 12 a 24 meses, e incluso más tiempo en las grandes organizaciones. Las expectativas poco realistas con respecto a los resultados de los proyectos de minería de procesos pueden conducir a la decepción y el fracaso del proyecto.
- Alcance del proyecto mal definido
Muchas iniciativas de minería de procesos comienzan con una prueba de concepto en un caso de uso empresarial claramente definido, por ejemplo, en el análisis de procesos P2P o incluso procesos específicos dentro de la contratación. Mientras que estos proyectos de "ganancia rápida" ofrecen resultados inmediatos, algunos líderes empresariales encuentran difícil ampliar el alcance del análisis a otros flujos de trabajo y funciones centrales. La falta de objetivos y alcance claros puede dar lugar a un proyecto desenfocado que no consiga resultados significativos.
- Competencias y recursos inadecuados
La minería de procesos requiere una combinación de conocimientos técnicos, analíticos y de dominio. La falta de estas habilidades necesarias puede conducir al fracaso del proyecto y muchas grandes organizaciones empresariales recurren a la contratación de equipos de científicos de datos dentro de un centro de excelencia dedicado (CoE). Una investigación reciente de Deloitte reveló que el CoE medio de minería de procesos constaba de 15 ETC (equivalentes a tiempo completo), y que el mayor CoE de minería de procesos constaba de más de 150 empleados cualificados.
Cómo superar los fracasos de los proyectos de minería de procesos
Al abordar las causas comunes de fracaso, las organizaciones pueden aumentar significativamente la probabilidad de éxito de sus proyectos de minería de procesos. Además, el aprovechamiento de las técnicas de minería de procesos puede optimizar los procesos, mejorar los resultados de los proyectos y proporcionar información en tiempo real sobre la eficiencia operativa.
Mejorar la calidad de los datos
Asegurarse de que sus datos son precisos, completos y actualizados es esencial para el éxito de un proyecto de minería de procesos. Invierta tiempo y recursos en la limpieza y validación de datos, y establezca un marco sólido de gobernanza de datos.
Obtener el apoyo de las partes interesadas
Comprometerse con las partes interesadas en las primeras fases del proyecto y mantener una comunicación abierta durante todo el proceso. Exponga claramente las ventajas de la minería de procesos y demuestre cómo puede resolver problemas concretos de la organización. Esto contribuirá a que las partes interesadas acepten y apoyen el proyecto.
Alinear expectativas y plazos
Establezca expectativas realistas para su proyecto de minería de procesos definiendo claramente el alcance, los objetivos y los resultados deseados. Comunique estas expectativas a todas las partes interesadas y revise periódicamente los avances para garantizar la coherencia.
Aclarar el alcance y los objetivos del proyecto
Elabore un alcance del proyecto bien definido que describa los procesos específicos que deben analizarse, los resultados esperados y los recursos necesarios. Esto ayudará a mantener el proyecto centrado y encaminado, aumentando las probabilidades de éxito.
Desarrollar las competencias necesarias
Invierta en la creación de los conocimientos técnicos, analíticos y de dominio necesarios dentro de su equipo. Ofrezca oportunidades de formación y desarrollo para ayudar a su equipo a adquirir las habilidades necesarias para el éxito de los proyectos de minería de procesos.
Considere una alternativa: herramientas híbridas de inteligencia de procesos y minería de procesos
Si le preocupa el fuerte compromiso necesario para el éxito de los proyectos de minería de procesos, quizá le interese saber que existe una alternativa.
La inteligencia de procesos híbrida es una nueva opción desarrollada por ProcessMaker que combina la minería de procesos con la minería de tareas. Es 10 veces más rápida en proporcionar información sobre los procesos y hasta 3 veces más barata en coste total de propiedad que la minería de procesos convencional.
La inteligencia de procesos híbrida es especialmente popular en el trabajo digital intensivo en conocimiento, por ejemplo, reclamaciones de seguros, operaciones financieras y banca. Por lo general, los clientes empresariales descubren un ahorro de ~20% a los 30 días de la instalación plug-and-play de la inteligencia de procesos (PI) de ProcessMaker. Por ejemplo, una empresa de contabilidad de tamaño medio descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en desperdicio de procesos.
Conclusión
Los proyectos de minería de procesos pueden aportar importantes beneficios a las organizaciones cuando se ejecutan correctamente. Al comprender y abordar las causas comunes de fracaso, las empresas pueden aumentar en gran medida sus posibilidades de éxito en las iniciativas de minería de procesos. Al mejorar la calidad de los datos, obtener el apoyo de las partes interesadas, alinear las expectativas, aclarar el alcance del proyecto y desarrollar las habilidades necesarias, las organizaciones pueden superar los desafíos que a menudo conducen a fracasos en los proyectos de minería de procesos y liberar todo el potencial de esta poderosa técnica.
Preguntas frecuentes:
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es una técnica que analiza los procesos empresariales extrayendo conocimientos de los registros de eventos, que son registrados por los sistemas informáticos durante la ejecución de los procesos.
¿Por qué es importante la minería de procesos?
La minería de procesos ayuda a las organizaciones a identificar cuellos de botella, ineficiencias y problemas de cumplimiento en sus procesos, lo que les permite racionalizar las operaciones, reducir costes y mejorar el rendimiento general.
¿Cuáles son las razones más comunes de los fracasos de los proyectos de minería de procesos?
La calidad insuficiente de los datos, la falta de implicación de las partes interesadas, las expectativas desalineadas, el alcance mal definido del proyecto y las competencias inadecuadas son razones comunes de los fracasos de los proyectos de minería de procesos.
¿Cómo pueden las organizaciones superar los fracasos de los proyectos de minería de procesos?
Las organizaciones pueden superar los fracasos de los proyectos de minería de procesos mejorando la calidad de los datos, obteniendo el apoyo de las partes interesadas, alineando las expectativas, aclarando el alcance del proyecto y desarrollando los conjuntos de habilidades necesarios.
¿Qué competencias son necesarias para el éxito de los proyectos de minería de procesos?
El éxito de los proyectos de minería de procesos requiere una combinación de conocimientos técnicos, analíticos y especializados. Invertir en oportunidades de formación y desarrollo puede ayudar a crear estas competencias necesarias en su equipo.
