El problema
Una empresa de servicios financieros presta servicios a cientos de clientes de servicios financieros y contables diferentes. La empresa ha realizado adquisiciones durante los últimos cinco años, lo que ha dado lugar a tres sistemas ERP con procesos y vidas útiles diferentes. La empresa lanzó un nuevo objetivo estratégico para tener una forma, procesos y sistemas unificados para todos sus clientes en busca de productividad y eficiencia. Como dos sistemas estaban al final de su vida útil, decidieron sustituir tres ERP heredados subyacentes por un sistema ERP unificado basado en la nube.
El cliente necesitaba conocer cómo se desarrollaban los procesos antes de la transformación del sistema y disponer de planos de procesos actualizados, que no le resultaban útiles. Debido a los plazos, crear esos planos de procesos o analizar el estado actual no era una opción. Además, los equipos de los clientes estaban dispersos en 10 ubicaciones, lo que complicaba cualquier análisis.
El panorama de los sistemas informáticos también hacía problemático el análisis de datos de operaciones basado en sistemas:
- Tres sistemas heredados en un ERP
- Sin una comprensión subyacente del proceso
- No hay forma de controlar y gestionar la nueva implantación
La solución
El cliente optó por centrarse en la centralización, el control y la facilidad de gestión en la nueva implantación. Durante el despliegue, el cliente quería centrarse en la supervisión de cuatro subprocesos básicos para mantener el negocio en marcha y empezar a optimizar los procesos de inmediato.
- Tramitación de facturas de venta
- Gestión de facturas de compra
- Reclamación de gastos
- Reclamaciones de viaje
E - Eliminar
La Inteligencia de Procesos de ProcessMaker desvela el trabajo solapado, duplicado e inútil en los pasos del proceso para conseguir un trabajo más significativo y un rendimiento más rápido.
S - Estandarizar
ProcessMaker's Process Intelligence muestra los métodos de varios equipos para identificar la forma más eficaz de trabajar y convertirse en una organización totalmente optimizada.
A - Automatizar
Process Intelligence de ProcessMaker revela el trabajo manual en las aplicaciones de negocio para mostrar rápidamente los pasos del proceso automatizables y los flujos de trabajo largos para RPA.
El valor creado
El descubrimiento automatizado de procesos reveló que la mayoría de los procesos acordados no se seguían, y la empresa necesitaba supervisión y control continuos para que los equipos pudieran avanzar hacia el nuevo modelo operativo previsto.
Expectativa
El 100% del trabajo se realiza en un nuevo modelo operativo
Realidad
75% - en el antiguo modelo operativo; 25% - en un nuevo modelo operativo
Las conclusiones fueron impactantes: El nuevo modelo operativo sólo incluía los sistemas que debían utilizarse y, aun así, el proceso se ejecutaba utilizando técnicas y prácticas de trabajo antiguas, e incluso los métodos antiguos que la empresa había estado intentando reducir. Además, los empleados trabajaban en los mismos casos de clientes, lo que provocaba múltiples toques adicionales por factura y causaba una gran cantidad de reprocesamientos innecesarios.
A partir de un análisis de 1 mes de 250 procesos de empleados, la empresa del caso pudo generar un caso empresarial de millones de ahorros potenciales para supervisar, controlar y dirigir la transformación. Se trata de garantizar que se ejecuta el modelo operativo acordado y se obtiene el valor de los nuevos sistemas y la centralización antes de empezar a optimizar, normalizar y automatizar las actividades de los procesos.
