5 Herramientas esenciales de modelización de procesos empresariales

¿Alguna vez ha deseado mejorar la eficacia, reducir los costes y ofrecer escalabilidad en las operaciones? Suponemos que su respuesta es "sí". En este artículo, trataremos los siguientes temas:

• ¿Qué es el modelado de procesos empresariales?
• Diagramas SIPOC
• Diagramas UML
• Mapas de procesos BPMN
• Mapeo de la corriente de valor
• Gráficos de Gannt

¿Qué es el modelado de procesos empresariales?

El modelado de procesos empresariales es una potente técnica que utilizan las organizaciones para mejorar la eficiencia, reducir costes y proporcionar escalabilidad en las operaciones. Esta técnica consiste en crear representaciones gráficas o modelos que ilustren los pasos, actividades e interacciones de un proceso empresarial.

El modelado de procesos de negocio ayuda a capturar visualmente el flujo de trabajo, información y recursos dentro de un proceso, lo que facilita la identificación de ineficiencias, cuellos de botella y áreas de mejora. Los modelos suelen utilizar una notación normalizada, como Business Process Model and Notation (BPMN), para garantizar la claridad y coherencia de la comunicación.

Sin embargo, para quienes se inician en esta práctica, saber qué herramientas de modelado de procesos empresariales utilizar puede resultar desalentador.

Diagramas SIPOC

Los diagramas SIPOC son una herramienta utilizada en Seis Sigma Seis Sigma. Six Sigma fue creada en 1986 por un ingeniero estadounidense llamado Bill Smith y proporciona diversas técnicas y herramientas para la mejora de procesos. Una de estas herramientas de modelado de procesos empresariales es el diagrama SIPOC.

SIPOC es un acrónimo que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos clave de un proceso desde el principio. La 's' en SIPOC significa proveedores. La 'i' de insumos. La 'p' del proceso que pretende mejorar. La 'o' para los resultados. Y la "c" es para los clientes a los que se destinan los resultados. Cuando se completa un diagrama SIPOC, cada letra del acrónimo se escribe típicamente en la parte superior de una columna en un formato de tabla. Las partes interesadas entonces enumeran los elementos clave de cada categoría.

Sin embargo, antes de completar la lista, se debe trazar el proceso comercial existente. Esto proporciona a los interesados una visualización del funcionamiento de un proceso y ayuda a identificar los elementos que son objeto de la sigla.

Diagramas UML

UML, abreviatura de Lenguaje de modelado unificadoLos diagramas fueron desarrollados por ingenieros de software pero se han convertido en una de las herramientas de modelado de procesos de negocios más populares. UML fue creado para proporcionar una forma estandarizada de analizar, diseñar e implementar programas de software.

Hay unos 14 tipos diferentes de diagramas UML, varios de los cuales son útiles como herramientas de modelado de procesos comerciales. Estos diagramas se dividen en dos grandes categorías: los diagramas estructurales y los de comportamiento. Los diagramas estructurales analizan la estructura de un proceso mientras que los de comportamiento se centran en sus actores y en varios componentes.

El diagrama de comportamiento más utilizado son los diagramas de actividad. Se utilizan para ilustrar el flujo de los diferentes procesos. Otros comunes son los diagramas de caso de uso y los diagramas de resumen de interacción. Los diagramas estructurales UML más utilizados incluyen diagramas de clase, diagramas de objeto y diagramas de componentes.

Mapas de procesos BPMN

BPMN, o Notación de Modelado de Procesos de Negocio, los mapas de procesos son esencialmente una extensión de UML. Pero a diferencia de UML, BPMN se creó únicamente para proporcionar un sistema estandarizado a efectos de modelado de procesos de negocio. BPMN es esencialmente un método de diagrama de flujo que ilustra todos los pasos de un proceso de negocio. Una de sus ventajas es su flexibilidad, que permite a los interesados crear diagramas que sirvan para diversos fines.

Por ejemplo, los diagramas BPMN pueden utilizarse para proporcionar a los interesados una visión general de un proceso. También pueden utilizarse para crear diagramas muy detallados que proporcionen orientación práctica a los interesados encargados de realizar las tareas. Para ello se utiliza un sistema normalizado de elementos y símbolos. Los cuatro elementos comunes de los diagramas de procesos comerciales son:

• Los objetos de flujo. Estos incluyen eventos, actividades y portales.
• Conectando objetos. Las líneas sólidas indican la transferencia de tareas mientras que las discontinuas son mensajes.
• Vías de nado. Estas detallan las responsabilidades de las subtareas y las personas o departamentos responsables de completarlas.
• Artefactos. Se utilizan para añadir información a un diagrama que no son secuencias o flujos de mensajes.

Mapeo de la corriente de valor

El mapeo del flujo de valor se utiliza para ilustrar los pasos de un proceso comercial. El objetivo principal de esta metodología es identificar los lugares en los que se puede mejorar un proceso eliminando los desechos. Hay varios tipos diferentes de desechos que los interesados tratan de identificar. Entre ellos figuran

• Esperando. Se trata de un retraso en la producción causado por un cuello de botella en un proceso anterior.
• Moción. Pasos innecesarios que resultan en una tarea que toma más tiempo y cuesta más.
• Transporte. Reducir las medidas que implican el transporte de suministros o información.
• Sobreproducción. Producir más de lo que se demanda genera residuos o costes de almacenamiento.
• Sobreprocesamiento. Tomar demasiado tiempo tratando de ser perfecto en lugar de pasar a la siguiente fase.
• Defectos. Requiere hacer más o produce un artículo que debe ser desechado.

Gráficos de Gantt

Los diagramas de Gantt por lo general se utilizan menos que las otras herramientas de modelado de procesos de negocio que hemos comentado anteriormente. Parte de la razón es que los diagramas de Gantt se desarrollaron hace más de 100 años y desde entonces han surgido herramientas de modelado de procesos empresariales más sofisticadas. Los diagramas de Gantt son diagramas sencillos que ofrecen una visualización del tiempo asociado a tareas específicas. Por ejemplo, los diagramas de Gantt muestran las horas de inicio y fin de un proceso y el tiempo que se tarda en completar cada una de ellas.

Por eso, los diagramas de Gantt son ideales para procesos sensibles al tiempo. Muestran a las partes interesadas cuándo deben empezar y terminar determinadas tareas, y si los procesos se están completando según lo previsto. Sin embargo, los diagramas de Gantt no son adecuados para procesos empresariales complejos.