5 unverzichtbare Tools zur Geschäftsprozessmodellierung

Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, Sie könnten die Effizienz steigern, die Kosten senken und für Skalierbarkeit im Betrieb sorgen? Wir vermuten, Ihre Antwort lautet "Ja". All dies ist mit intelligenter Automatisierung und Geschäftsprozessmodellierung möglich.

Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist eine leistungsstarke Technik, die von Unternehmen eingesetzt wird, um die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Skalierbarkeit der Abläufe zu gewährleisten. Bei dieser Technik werden grafische Darstellungen oder Modelle erstellt, die die an einem Geschäftsprozess beteiligten Schritte, Aktivitäten und Interaktionen veranschaulichen.

Die Modellierung von Geschäftsprozessen hilft bei der visuellen Erfassung des Arbeits-, Informations- und Ressourcenflusses innerhalb eines Prozesses und erleichtert so die Ermittlung von Ineffizienzen, Engpässen und verbesserungswürdigen Bereichen. Die Modelle verwenden in der Regel eine standardisierte Notation, wie z. B. Business Process Model and Notation (BPMN), um Klarheit und Konsistenz in der Kommunikation zu gewährleisten.

Diagramm der Geschäftsprozessmodellierungswerkzeuge

Vorteile der Geschäftsprozessmodellierung

Die Modellierung von Geschäftsprozessen bietet zahlreiche Vorteile, die die organisatorische Effizienz und Verbesserung erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  • Verbesserte Kommunikation. Visuelle Darstellungen von Prozessen helfen, Kommunikationslücken zwischen technischen und nicht-technischen Beteiligten zu überbrücken und stellen sicher, dass alle ein gemeinsames Verständnis haben.
  • Gesteigerte Effizienz. Durch die Ermittlung von Engpässen und Redundanzen können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und so Zeit- und Ressourcenverschwendung vermeiden.
  • Bessere Prozesskontrolle. Mit detaillierten Einblicken in jeden einzelnen Schritt können Unternehmen ihre Prozesse besser kontrollieren und so die Einhaltung von Vorschriften und die Konsistenz aller Abläufe sicherstellen.
  • Erleichterte Schulung. Neue Mitarbeiter können Arbeitsabläufe mit klaren Prozessmodellen schneller erfassen, was den Einarbeitungsprozess beschleunigt und die Schulungskosten reduziert.
  • Risikomanagement. Die Modellierung hilft bei der Identifizierung potenzieller Risiken und der Entwicklung von Strategien zur Risikominderung und bietet einen proaktiven Ansatz zur Bewältigung von Herausforderungen.
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Die 5 wichtigsten Tools zur Geschäftsprozessmodellierung

Angesichts des zunehmenden Bedarfs an Effizienz und Skalierbarkeit kann die Wahl des richtigen Tools für die Geschäftsprozessmodellierung den Ausschlag geben. In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die Funktionen von fünf verschiedenen BPM-Tools vor, mit denen Sie Ihre Abläufe rationalisieren und eine optimale Unternehmensleistung erzielen können.

SIPOC-Diagramme

SIPOC-Diagramme sind ein Werkzeug, das in der Six-Sigma-Methodik verwendet wird. Six Sigma wurde 1986 von einem amerikanischen Ingenieur namens Bill Smith entwickelt und bietet verschiedene Techniken und Werkzeuge zur Prozessverbesserung. Eines dieser Werkzeuge zur Geschäftsprozessmodellierung ist das SIPOC-Diagramm.

SIPOC ist ein Akronym, das den Beteiligten hilft, die Schlüsselelemente eines Prozesses von Anfang an zu erkennen. Das 's' in SIPOC steht für Lieferanten. Das 'i' für Inputs. Das 'p' für den Prozess, den Sie verbessern wollen. Das 'o' steht für Outputs. Das "c" steht für die Kunden, für die die Outputs bestimmt sind.

Beim Ausfüllen eines SIPOC-Diagramms wird in der Regel jeder Buchstabe des Akronyms oben in eine Spalte in Tabellenform geschrieben. Die Stakeholder listen dann die wichtigsten Elemente in jeder Kategorie auf.

Vor der Fertigstellung der Liste sollte jedoch der bestehende Geschäftsprozess abgebildet werden. Auf diese Weise erhalten die Beteiligten eine Vorstellung davon, wie ein Prozess funktioniert, und können die Elemente, die Gegenstand des Akronyms sind, leichter identifizieren.

UML-Diagramme

UML, die Abkürzung für Unified Modeling Language, wurde von Software-Ingenieuren entwickelt, hat sich aber zu einem der beliebtesten Tools für die Modellierung von Geschäftsprozessen entwickelt. UML wurde entwickelt, um ein standardisiertes Verfahren für die Analyse, den Entwurf und die Implementierung von Softwareprogrammen zu schaffen.

Es gibt etwa 14 verschiedene Arten von UML-Diagrammen, von denen einige als Werkzeuge zur Modellierung von Geschäftsprozessen nützlich sind. Diese Diagramme lassen sich in zwei größere Kategorien einteilen - Struktur- und Verhaltensdiagramme. Strukturelle Diagramme analysieren die Struktur eines Prozesses, während Verhaltensdiagramme sich auf die Akteure und die verschiedenen Komponenten konzentrieren.

Die am häufigsten verwendeten Verhaltensdiagramme sind Aktivitätsdiagramme. Sie werden verwendet, um den Ablauf verschiedener Prozesse zu veranschaulichen. Weitere gängige Diagramme sind Anwendungsfalldiagramme und Interaktionsübersichtsdiagramme. Zu den häufig verwendeten strukturellen UML-Diagrammen gehören Klassendiagramme, Objektdiagramme und Komponentendiagramme.

BPMN-Prozesskarten

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Beispiel einer Prozesslandkarte, die mit einer ProcessMaker-Software erstellt wurde

Die BPMN( Business Process Modeling Notation) ist im Wesentlichen eine Erweiterung der UML. Im Gegensatz zu UML wurde BPMN jedoch nur geschaffen, um ein standardisiertes System für die Modellierung von Geschäftsprozessen bereitzustellen. BPMN ist im Wesentlichen eine Flussdiagramm-Methode, die alle Schritte eines Geschäftsprozesses in Hyperautomation abbildet . Einer ihrer Vorteile ist ihre Flexibilität, die es den Beteiligten ermöglicht, Diagramme zu erstellen, die verschiedenen Zwecken dienen.

BPMN-Diagramme können zum Beispiel verwendet werden, um den Beteiligten einen breiten Überblick über einen Prozess zu geben. Sie können auch verwendet werden, um sehr detaillierte Diagramme zu erstellen, die den für die Ausführung von Aufgaben verantwortlichen Akteuren praktische Anleitungen bieten. Dies wird durch ein standardisiertes System von Elementen und Symbolen erreicht. Die vier gemeinsamen Elemente von Geschäftsprozessdiagrammen sind:

  • Fluss-Objekte: Dazu gehören Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.
  • Verbinden von Objekten: Die durchgezogenen Linien zeigen die Übertragung von Aufgaben an, die gestrichelten Linien sind Nachrichten.
  • Schwimmspuren: Hier werden die Zuständigkeiten für die Teilaufgaben und die für ihre Erledigung zuständigen Personen oder Abteilungen aufgeführt.
  • Artefakte: Diese werden verwendet, um einem Diagramm Informationen hinzuzufügen, die keine Sequenzen oder Nachrichtenflüsse sind.
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Wertstrom-Mapping

Die Wertstromanalyse wird zur Darstellung der Schritte in einem Geschäftsprozess verwendet. Das Hauptziel dieser Methodik ist es, die Stellen zu identifizieren, an denen ein Prozess durch die Beseitigung von Verschwendung verbessert werden kann. Es gibt verschiedene Arten von Verschwendung, die die Beteiligten zu identifizieren versuchen. Dazu gehören:

  • Warten: Hierbei handelt es sich um eine Produktionsverzögerung, die durch einen Engpass in einem früheren Prozess verursacht wird.
  • Bewegung: Unnötige Schritte, die dazu führen, dass eine Aufgabe länger dauert und mehr Kosten verursacht.
  • Transport: Reduzierung der Schritte, die den Transport von Lieferungen oder Informationen beinhalten.
  • Überproduktion: Wenn mehr produziert wird als nachgefragt, entstehen Abfall- oder Lagerkosten.
  • Übermäßiges Verarbeiten: Der Versuch, perfekt zu sein, dauert zu lange, anstatt zur nächsten Phase überzugehen.
  • Defekte: Erfordert eine Nachbesserung oder die Herstellung eines Artikels, der verschrottet werden muss.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme werden im Allgemeinen weniger verwendet als die anderen oben erwähnten Werkzeuge zur Geschäftsprozessmodellierung. Das liegt zum Teil daran, dass Gantt-Diagramme vor mehr als 100 Jahren entwickelt wurden und dass es seitdem ausgefeiltere Tools für die Geschäftsprozessmodellierung gibt. Gantt-Diagramme sind einfache Diagramme, die die mit bestimmten Aufgaben verbundene Zeit veranschaulichen. Gantt-Diagramme zeigen z. B. die Start- und Endzeiten eines Prozesses und wie lange jeder Prozess dauert.

Gantt-Diagramme sind daher ideal für zeitkritische Prozesse. Sie zeigen den Beteiligten, wann bestimmte Aufgaben beginnen und enden sollten und ob die Prozesse termingerecht abgeschlossen werden. Für komplexe Geschäftsprozesse sind Gantt-Diagramme jedoch nicht gut geeignet.

Wie BPM Hyper-Produktivität erzeugt

Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist ein leistungsfähiges Instrument zur Steigerung der Produktivität in Unternehmen. Durch die akribische Darstellung der komplizierten Schritte und Interaktionen, die in verschiedenen Geschäftsprozessen involviert sind, gewinnen Unternehmen ein umfassendes Verständnis für ihre Abläufe.

Diese Klarheit ermöglicht die Identifizierung von Ineffizienzen, Redundanzen und Engpässen und ermöglicht die Feinabstimmung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Infolgedessen werden Ressourcen effizienter zugewiesen und Aufgaben gestrafft, was zu einer schnelleren und genaueren Ausführung führt. Darüber hinaus erleichtert die Prozessmodellierung die Implementierung von Automatisierungs- und Technologielösungen, was die Produktivität durch die Reduzierung menschlicher Fehler und die Beschleunigung von Routineaufgaben weiter steigert.

Unternehmen, die sich die Prozessmodellierung zu eigen machen, sind besser in der Lage, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ein noch nie dagewesenes Produktivitätsniveau zu erreichen, das sie für einen langfristigen Erfolg im heutigen Wettbewerb positioniert.

Chatten Sie mit unseren Experten und erfahren Sie, wie Sie die Prozessmodellierung in Ihrem Unternehmen nutzen können.

 

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