Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Einblick in das Innenleben der Finanzabteilung Ihres Unternehmens und könnten das komplexe Netzwerk von Aufgaben und Prozessen erkennen, das jede Transaktion, jede Genehmigung und jeden Bericht überwacht. Process Intelligence bietet Ihnen diese aufschlussreiche Sicht - und ist zunehmend auf die Anforderungen von Finanzleitern zugeschnitten.
Prozessintelligenz bietet mehrere Vorteile, darunter die Beschleunigung der Automatisierung, die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, die Senkung der Kosten und die Verbesserung der Compliance und Governance.
Finance Process Intelligence ist eine neue Analysetechnik, die Daten aus verschiedenen Geschäftsanwendungen und Workflows extrahiert, um Geschäftsprozesse zu erkennen, zu überwachen und zu verbessern. Die Lösung kombiniert die besten Elemente von Task und Process Mining, um die komplexen Anforderungen der heutigen digitalisierten Finanzabteilungen zu erfüllen. Bevor wir auf die wichtigsten Anwendungsfälle für Finance Process Intelligence eingehen, sollten wir uns einige Grundlagen ansehen.
Was sind die wichtigsten Finanzprozesse?
Das Herzstück eines jeden Unternehmens ist die Finanzabteilung, die den Schlüssel zum finanziellen Erfolg und zur Stabilität des Unternehmens in der Hand hält. Finanzabteilungen spielen eine entscheidende Rolle für die allgemeine Gesundheit und das Wachstum eines Unternehmens. Sie tragen die Verantwortung für die Überwachung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens, treffen fundierte Entscheidungen und liefern wertvolle Erkenntnisse, die dazu beitragen, die Zukunft des Unternehmens durch effektives Geschäftsprozessmanagement zu gestalten.
Eine Finanz- und Buchhaltungsabteilung kann ein breites Spektrum an Aufgaben übernehmen, von der Buchhaltung über die Rechnungsstellung, die Genehmigung von Ausgaben bis hin zu Budgetierung und Prognosen. Im weiteren Sinne leiten und erleichtern Finanzteams oft Markteinführungsstrategien durch CAPEX- und OPEX-Investitionen und verwalten Risiken und die Rechenschaftspflicht gegenüber Lieferanten und Steuerbehörden.
Die zentralen Finanzprozesse sind einfach die Aufgaben und Arbeitsabläufe, die von der Finanz- und Buchhaltungsabteilung verwaltet werden, um die finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu verwalten und die Geschäftsziele zu erreichen.
Sechs zentrale Finanzprozesse
Jede Finanzabteilung ist anders. Wenn Sie sechs CFOs nach einer Liste ihrer Kernprozesse fragen, werden Sie sechs verschiedene Antworten erhalten. Dennoch können wir die wichtigsten operativen Finanzprozesse auf die folgende Liste reduzieren.
- Einkaufen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Fakturierung und Debitorenbuchhaltung
- Steuerkonformität und Berichterstattung
- Reise- und Spesenmanagement
- Finanzielle Berichterstattung
Sechs zentrale Finanzprozesse, die mit Process Intelligence verbessert werden können
Geschäftsprozessoptimierung kann dazu beitragen, diese Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern, indem Prozessintelligenz eingesetzt wird, um Prozessdaten zu erfassen und zu synthetisieren, Ineffizienzen und Engpässe zu identifizieren und schließlich den Weg für die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen zu ebnen.
Wer ist für die Finanzprozesse zuständig?
Die Verantwortung für die Finanzprozesse liegt bei einem speziellen Team von Fachleuten, vom CFO bis zum Lohnbuchhalter. In einigen größeren Unternehmen kann dies spezielle Abteilungen für einzelne Funktionen umfassen, wie z. B. Buchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. In kleineren Unternehmen kann es sich auch einfach um ein Team von Finanzmanagern und Controllern handeln, die eine Vielzahl von Aufgaben, Arbeitsabläufen und Prozessen verwalten.
Generell sollte jeder Mitarbeiter ein gewisses Maß an Verantwortung für die Finanzvorgänge und -kontrollen in seinem Unternehmen übernehmen. Nahezu jeder Mitarbeiter hat in irgendeiner Form mit dem Finanzteam zu tun, sei es bei der Budgetierung von Geschäftsabläufen, der Gehaltsabrechnung oder bei der Genehmigung von Reisekostenabrechnungen. Wenn es Probleme mit den Ressourcen oder der Kapazität des Finanzteams gibt, bekommt das wahrscheinlich jeder zu spüren. Manuelle Prozesse oder ineffiziente Genehmigungsschritte summieren sich schnell und binden wertvolle Zeit und Ressourcen des gesamten Unternehmens.
Was stimmt normalerweise nicht mit den Kernprozessen im Finanzwesen?
Auch wenn Unternehmen mit unterschiedlichen finanziellen Gegebenheiten konfrontiert sein können, ist die Funktionsfähigkeit von Finanztransaktionen mit den zentralen Finanzprozessen kaum ein Problem. Die meisten Unternehmen sind in der Lage, ihre Jahresabschlüsse genau zu erstellen, die Geschäftseinnahmen ordnungsgemäß zu erfassen und den Cashflow effektiv zu verwalten.
Die größte Herausforderung für Finanzteams besteht darin, die Kapazitäten des Finanzteams für eine Vielzahl von Finanzprozesskontrollen und Arbeitsabläufen zu verwalten. Die Verwaltung von Schlüsselprozessen und Prozessengpässen kann bei einer Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme und Geschäftsanwendungen schwerfällig werden.
In einem großen Unternehmen werden im Durchschnitt über 170 verschiedene Geschäftsanwendungen eingesetzt. Die Finanzteams verwenden möglicherweise verschiedene Anwendungen für die Verwaltung von Zahlungsanforderungen, die strategische Planung, die Genehmigung von Lieferanten, Reisekosten usw. Darüber hinaus müssen Finanzdaten oft konsolidiert oder in verschiedenen Management-Dashboards dargestellt werden, was zu einer großen Menge an manueller Dateneingabe und dem Wechsel zwischen verschiedenen Systemen führt. Jüngste Untersuchungen von ProcessMaker haben ergeben, dass ein typischer Mitarbeiter des Finanzteams 90 Minuten pro Woche damit verbringt, zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herzuwechseln, und 50 % seiner Arbeitszeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringt.
Woran erkennen Sie, dass Sie Herausforderungen im Finanzprozess haben?
Finanzabteilungen sind oft hektisch und schnelllebig. Es gibt jedoch einige gemeinsame Symptome, die gesunde Finanzprozesse von chronischem Versagen der Finanzprozesse unterscheiden:
- Verzögerte oder langsame Genehmigung - wenn Zahlungen regelmäßig verzögert werden oder die Genehmigungsverfahren ineffizient sind.
- Unklare Rollenverteilung - wenn nicht klar ist, wer für wichtige Metriken oder Aufgaben in Prozessen und Arbeitsabläufen verantwortlich ist.
- Schwierigkeiten bei der Bewältigung der Arbeitsbelastung - wenn das Finanzteam ständig Überstunden macht, um Monatsabschlüsse oder andere regelmäßige Aufgaben zu erfüllen.
- Mangelnde Transparenz - wenn die Unternehmensleitung nicht in der Lage ist, die End-to-End-Prozesse zu messen und zu beeinflussen, die über verschiedene Geschäftsfunktionen und IT-Systeme hinweg ablaufen.
- Kontinuierliche Verbesserung - wenn es an Prozessintelligenz mangelt, um eine kontinuierliche Verbesserung durch die Identifizierung von Engpässen, die Förderung der Verantwortlichkeit und die Ermöglichung einer kontinuierlichen Optimierung und Anpassung an sich ändernde Geschäftsbedingungen zu erreichen.
Wie Process Mining Herausforderungen bei Finanzprozessen identifizieren und lösen kann
Finance Process Intelligence ist eine neue Softwarelösung, die die besten Elemente von Process Mining- und Task Mining-Lösungen kombiniert, um einen durchgängigen Überblick über alle zentralen Finanzprozesse und Finanzvorgänge zu erhalten. Die Lösung wurde von Grund auf entwickelt, um die anspruchsvollen Anforderungen von Fachleuten zu erfüllen, die das Ziel haben, ineffiziente Prozesse zu beseitigen, redundante Aufgaben zu rationalisieren und manuelle Arbeit durch intelligente Prozessautomatisierung zu automatisieren.
Finance Process Intelligence verschafft Ihnen einen unmittelbaren Einblick in den Zustand der bestehenden Prozesse und zeigt Ihnen Möglichkeiten auf, die Effizienz zu verbessern, veraltete Systeme zu ersetzen und manuelle Arbeiten durch Automatisierungssoftware zu ersetzen. Es handelt sich um eine Plug-and-Play-Software, die Ihnen hilft, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und die Finanzvorgänge mit Daten zu optimieren, denen Sie vertrauen können. Darüber hinaus spielen Process-Intelligence-Tools eine entscheidende Rolle bei der Überwachung und Optimierung von Finanzprozessen, indem sie Engpässe aufdecken, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und den Lebenszyklus von der Ermittlung bis zur Automatisierung beschleunigen.
Wie die Geschäftsprozessoptimierung sechs Kernprozesse im Finanzwesen unterstützt
Einkaufen
Process-Intelligence-Software verleiht der Beschaffungsfunktion neues Leben, indem sie Arbeitsabläufe rationalisiert und Routineaufgaben automatisiert. Sie ermöglicht es den Finanzteams, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten zu treffen, und fördert so das Vertrauen und die Kontrolle über die Beschaffungsprozesse. Durch die Beseitigung von Ineffizienzen und die Verringerung des Fehlerrisikos trägt Process-Intelligence-Software zu einer kosteneffizienteren und reaktionsschnelleren Beschaffungsfunktion bei, was sich positiv auf die finanzielle Gesamtlage des Unternehmens auswirkt. Eine umfassende Process-Intelligence-Lösung überwindet die Grenzen der ersten Generation von Process-Mining- und Task-Mining-Tools und unterstützt die wichtigsten Säulen eines ganzheitlichen Ansatzes zur Prozessumgestaltung.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung kann ein schwieriger und emotionsgeladener Prozess sein, da es darum geht, gute Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen und rechtzeitige und genaue Zahlungen sicherzustellen. Process-Intelligence-Software vereinfacht diese Aufgabe, indem sie die Zahlungsverarbeitung automatisiert und einen Echtzeit-Überblick über ausstehende Rechnungen bietet. Diese verbesserte Übersicht verringert nicht nur das Risiko von Zahlungsverzögerungen und Vertragsstrafen, sondern fördert auch das Vertrauen und die Zuverlässigkeit der Lieferanten, was letztlich zu reibungsloseren und harmonischeren Geschäftsbeziehungen beiträgt. Darüber hinaus können Process-Mining-Tools zur Analyse realer Daten, zur rückwirkenden Analyse von Prozessen und zur Ermittlung von Engpässen und Ineffizienzen eingesetzt werden, um die Kreditorenbuchhaltung weiter zu verbessern.
Fakturierung und Debitorenbuchhaltung
Process Intelligence Software revolutioniert die Fakturierung und Debitorenbuchhaltung, indem sie Engpässe identifiziert, Fehler reduziert und die Zahlungsabwicklung rationalisiert. Sie versetzt Finanzteams in die Lage, ausstehende Rechnungen proaktiv zu verwalten und den Cashflow zu verbessern, wodurch der emotionale Stress, der mit der Verwaltung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens verbunden ist, verringert wird. Indem sie die Effizienz und Effektivität dieser Kernfunktion verbessert, trägt Process Intelligence Software zu einem stabileren und finanziell sicheren Unternehmen bei. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) trägt zu einer weiteren Verbesserung bei, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisiert, die Genauigkeit sicherstellt und nahtlos mit Process Intelligence zusammenarbeitet, um die Fakturierung und die Prozesse der Debitorenbuchhaltung zu optimieren.
Steuerkonformität und Berichterstattung
Sich in der komplexen Welt der Steuereinhaltung und -berichterstattung zurechtzufinden, kann eine entmutigende und emotionsgeladene Aufgabe sein. Geschäftsprozessmanagement, das in Process Intelligence Software integriert ist, vereinfacht diese Funktion, indem es die Datenerfassung automatisiert, die relevanten Steuergesetze und -vorschriften verfolgt und sicherstellt, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält. Durch die Verringerung des Risikos der Nichteinhaltung und potenzieller Strafen gibt Process Intelligence Software den Finanzteams ein Gefühl der Sicherheit und des Seelenfriedens und ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern.
Reise- und Spesenmanagement
Die Verwaltung von Reisen und Spesen der Mitarbeiter kann ein zeitaufwändiger und emotional belastender Prozess sein, da ein Gleichgewicht zwischen Kostenkontrolle und Mitarbeiterzufriedenheit gefunden werden muss. Process-Intelligence-Software rationalisiert diese Funktion, indem sie die Spesenabrechnung automatisiert, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien überwacht und einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben ermöglicht. Durch die Nutzung von Geschäftsprozessdaten können Unternehmen kontinuierlich Daten erfassen, analysieren und nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Effizienz zu verbessern und die Entscheidungsfindung im Reise- und Spesenmanagement zu fördern. Die Finanzberichterstattung ist ein emotionsgeladener Prozess, da sie den Stakeholdern eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands des Unternehmens liefert und wichtige Geschäftsentscheidungen beeinflusst.
Finanzielle Berichterstattung
Process-Intelligence-Software unterstützt diese Kernfunktion, indem sie die Datenerfassung automatisiert, die Genauigkeit und Konsistenz von Finanzberichten sicherstellt und Echtzeiteinblicke in die finanzielle Leistung bietet. Dank dieser verbesserten Transparenz und Kontrolle können die Finanzteams zeitnahe und genaue Berichte erstellen, was das Vertrauen der Beteiligten fördert und zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.
Darüber hinaus spielen Process-Intelligence-Tools eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Finanzberichterstattungsprozessen, indem sie End-to-End-Prozesse überwachen, Engpässe identifizieren und sicherstellen, dass die Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Die Rolle von Process Intelligence Tools
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Prozessintelligenz-Software ein leistungsfähiges Werkzeug ist, das die Kernfunktionen des Finanzwesens revolutionieren kann, indem es die Arbeitsabläufe durch intelligente Prozessautomatisierung rationalisiert, die Datentransparenz erhöht und die Entscheidungsfindung verbessert. Durch die Berücksichtigung der emotionalen Aspekte dieser Funktionen können Unternehmen eine effizientere, widerstandsfähigere und emotional ausgeglichenere Finanzabteilung aufbauen, die den finanziellen Erfolg des Unternehmens fördert. Diese verbesserte Übersicht ermöglicht es den Finanzteams, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu einem effizienteren und kostengünstigeren Reise- und Spesenmanagement beitragen, was letztlich ein positives Arbeitsumfeld fördert und das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt. Darüber hinaus spielt die Prozessintelligenz eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Datentransparenz und der Entscheidungsfindung, was zu kontinuierlichen Verbesserungen und einer besseren Einhaltung der Vorschriften führt.
