Dans ce processus de commande d'achat, le demandeur crée d'abord une commande d'achat via ProcessMaker en remplissant un formulaire de commande d'achat. Ensuite, le formulaire de bon de commande est automatiquement transmis à son superviseur pour examen. Si le superviseur approuve le bon de commande, une notification par e-mail est alors envoyée au fournisseur pour approbation. Si le fournisseur approuve le bon de commande, ProcessMaker génère alors un contrat que les deux parties doivent signer. Enfin, une fois les marchandises reçues du vendeur, le demandeur vérifie les marchandises et clôture la commande d'achat.
Première partie
Pour lancer une demande dans ProcessMaker 4, il suffit au demandeur de cliquer sur le bouton DEMANDE dans le coin supérieur droit de la page. Ensuite, pour lancer une demande de processus de commande, il lui suffit de cliquer sur le bouton START. Cela l'amène au formulaire de commande, où il peut remplir des informations sur les articles qu'il souhaite acheter pour son service. Après avoir rempli les informations pertinentes, ils peuvent ensuite soumettre le formulaire de bon de commande à leur superviseur pour examen.
Deuxième partie
Une fois que le demandeur a soumis le formulaire de commande, la demande est automatiquement acheminée à son superviseur, qui la trouvera dans sa boîte de réception après s'être connecté. Depuis la boîte de réception, le superviseur peut ouvrir la demande et examiner tous les détails du bon de commande soumis par le demandeur. Ensuite, après avoir examiné le bon de commande, le superviseur peut soit le renvoyer au demandeur pour toute révision nécessaire, soit envoyer le bon de commande au vendeur en cliquant sur la case à cocher. Pour envoyer la demande à l'étape suivante, le superviseur clique simplement sur le bouton "Envoyer" et ProcessMaker s'occupe du reste.
Troisième partie
Lorsque le bon de commande est approuvé, il est ensuite envoyé au vendeur par un e-mail automatique envoyé par ProcessMaker. Il suffit au vendeur d'ouvrir le courriel et d'approuver ou de refuser la demande de bon de commande. De cette façon, l'initiateur n'a pas besoin de créer un utilisateur ProcessMaker pour les fournisseurs et les utilisateurs externes peuvent facilement participer aux approbations. Si le bon de commande est refusé par le vendeur, il est renvoyé au demandeur. Dans le cas où elle est approuvée, ProcessMaker génère alors automatiquement un accord de commande d'achat à l'étape suivante du processus.
Partie 4
Lorsqu'un participant au processus de commande d'achat se reconnecte à ProcessMaker, il trouvera le contrat de commande d'achat prêt pour lui. Il lui suffit de trouver le document sous l'onglet Fichiers, puis de télécharger le PDF, où il trouvera toutes les informations de la demande automatiquement saisies dans le document - pas besoin de remplir manuellement les champs.
Partie 5
Après avoir reçu les articles du vendeur, le demandeur peut vérifier que la commande a été correctement remplie et ajouter au formulaire électronique ses commentaires éventuels sur la livraison. Au bas du formulaire, le demandeur peut vérifier le montant dû au vendeur et saisir les informations de paiement pertinentes dans les champs. Enfin, après avoir rempli le formulaire, le demandeur peut soumettre le formulaire et clôturer le bon de commande. Ceci termine le processus de commande d'achat - entièrement automatisé par ProcessMaker.