En este proceso de orden de compra, el solicitante primero crea una orden de compra a través de ProcessMaker llenando un formulario de orden de compra. Luego, el formulario de la Orden de Compra es automáticamente enviado a su supervisor para su revisión. Si el supervisor aprueba la orden de compra, entonces se envía una notificación por correo electrónico al proveedor para su aprobación. Si el proveedor aprueba la orden de compra, ProcessMaker genera un contrato para que ambas partes lo firmen. Finalmente, después de recibir los bienes del proveedor, el solicitante revisa los bienes y cierra la orden de compra.
Parte I
Para iniciar una solicitud en ProcessMaker 4, el solicitante sólo tiene que hacer clic en el botón SOLICITUD en la esquina superior derecha de la página. Luego, para iniciar una solicitud del Proceso de Pedido, simplemente hacen clic en el botón INICIO. Esto los lleva al formulario de la Orden de Compra, donde pueden llenar la información sobre los artículos que desean comprar para su departamento. Después de rellenar los detalles pertinentes, pueden enviar el formulario de la orden de compra para su revisión por su supervisor.
Parte 2
Después de que el solicitante presente el formulario de la orden de compra, la solicitud se dirige automáticamente a su supervisor, que encontrará la solicitud en su bandeja de entrada después de acceder. Desde la bandeja de entrada, el supervisor puede abrir la solicitud y revisar todos los detalles sobre la Orden de Compra presentada por el solicitante. Luego, después de revisar la orden de compra, el supervisor puede enviarla de nuevo al solicitante para que haga las revisiones necesarias o enviar la orden de compra al proveedor haciendo clic en la casilla de verificación. Para enviar la solicitud al siguiente paso, el supervisor simplemente hace clic en el botón de envío y ProcessMaker se encarga del resto.
Parte 3
Cuando la orden de compra es aprobada, se envía al proveedor a través de un correo electrónico automático enviado desde ProcessMaker. Todo lo que el proveedor necesita hacer es simplemente abrir el correo electrónico y aprobar o rechazar la solicitud de la orden de compra. De esta manera, el originador no necesita crear un usuario de ProcessMaker para los proveedores y los usuarios externos pueden participar fácilmente en las aprobaciones. Si el proveedor rechaza la orden de compra, ésta se envía de nuevo al solicitante. En caso de que sea aprobado, ProcessMaker genera automáticamente un acuerdo de pedido de compra en el siguiente paso del proceso.
Parte 4
Cuando un participante del proceso de la orden de compra vuelve a entrar en ProcessMaker, encontrará el acuerdo de la orden de compra listo para él. Todo lo que necesita hacer es encontrar el documento en la pestaña de Archivos y luego descargar el PDF, donde encontrará toda la información de la solicitud ingresada automáticamente en el documento - sin necesidad de llenar manualmente ningún campo.
Parte 5
Después de recibir los artículos del proveedor, el solicitante puede comprobar que el pedido se ha rellenado correctamente y añadir al formulario electrónico cualquier comentario sobre la entrega. En la parte inferior del formulario, el solicitante puede comprobar la cantidad pendiente que se debe al proveedor e introducir la información de pago pertinente en los campos. Por último, después de completar el formulario, el solicitante puede presentar el formulario y cerrar la orden de compra. Esto concluye el proceso de la orden de compra, totalmente automatizado por ProcessMaker.