Le problème
En tant que fournisseur d'assurance commerciale socialement responsable, The Redwoods Group travaille exclusivement avec des organisations communautaires au service de la jeunesse. Afin d'offrir à ses partenaires la plus grande attention, il avait besoin d'un nouveau système de collecte des rapports d'incidents. Au départ, The Redwoods Group utilisait un collecteur de formulaires de base conçu pour les réponses à des enquêtes simples. Traiter des dizaines, voire des centaines de milliers de rapports par an était une tâche assez ardue. Cependant, en raison de l'accent mis par l'équipe sur les programmes pour la jeunesse, les rapporteurs étaient également basés dans des endroits inhabituels. Du bord de la piscine aux camps d'été en pleine nature, The Redwoods Group avait besoin d'un moyen de recueillir des informations cruciales sur les incidents en cours de route et de les transmettre aux experts en sinistres de manière rapide et précise.
La solution
ProcessMaker a travaillé avec The Redwoods Group pour transformer leur formulaire en ligne de base en un véritable flux de travail automatisé. Ensemble, ils ont reproduit l'expérience du front-end pour ne pas perturber les utilisateurs actuels, mais ont complètement remanié le back-end pour mieux répondre aux besoins des opérations du Redwoods Group.
Grâce au nouveau système, The Redwoods Group a pu authentifier les journalistes (qui changeaient selon les saisons) et collecter plus que des données textuelles : les journalistes pouvaient facilement joindre des supports tels que des vidéos, des photos et des fichiers PDF.
Sous le capot, les formulaires étaient automatiquement distribués aux responsables et aux experts en sinistres concernés pour un examen immédiat. Grâce à des formulaires puissants capables de valider les informations au cours du processus de soumission, The Redwoods Group s'est assuré que les rapports reçus étaient exacts dès la première fois. Les représentants pouvaient prendre des décisions rapides sans avoir à faire des allers-retours prolongés avec les auteurs des rapports d'incidents.
La valeur créée
Des flux de travail entièrement automatisés : Les rapports ont été automatiquement acheminés au personnel concerné, avec les pièces jointes et les documents justificatifs. Avec le nouveau système en place, les experts en sinistres avaient toujours les informations nécessaires à portée de main.
Réduire le nombre d'étapes à une seule : Des formulaires plus intuitifs ont permis aux journalistes de soumettre les informations correctement dès la première fois. La possibilité d'intégrer des fichiers multimédias directement dans les rapports a amélioré l'efficacité globale en éliminant les étapes de suivi redondantes.
Des délais d'approbation plus courts : Le Redwoods Group a constaté une réduction significative des délais de traitement, ainsi qu'une nette amélioration de la qualité des données.
Un formulaire intuitif auquel les déclarants d'incidents peuvent accéder de n'importe où : Qu'il s'agisse d'un incident survenu dans une grande ville ou dans un lieu isolé, le formulaire de soumission était intuitif sur tous les écrans.
Conforme à la loi HIPAA : Les informations sensibles et personnelles sont traitées avec le plus grand soin conformément aux normes HIPAA et NPI (Non-Public Information).
De meilleures fonctions de recherche et d'archivage : Le Redwoods Group ne se contente pas de fournir des assurances : il utilise également des données pour aider à créer des communautés plus sûres. Un système d'archivage plus robuste aide l'équipe à identifier les tendances et les opportunités de changement social.
Pour The Redwoods Group, le partenariat avec ProcessMaker ne consistait pas seulement à affiner un processus, il s'agissait d'une décision stratégique. Non seulement ils ont amélioré leurs flux de travail internes, mais ils ont également établi une nouvelle référence dans l'industrie.
