Das Problem
Als sozial engagierter kommerzieller Versicherungsanbieter arbeitet die Redwoods Group ausschließlich mit kommunalen Jugendorganisationen zusammen. Um ihren Partnern die bestmögliche Betreuung zukommen zu lassen, benötigte sie ein neues System zur Erfassung von Unfallberichten. Ursprünglich verwendete die Redwoods Group ein einfaches Formularsammelsystem, das für die Beantwortung einfacher Umfragen konzipiert war. Die Verarbeitung von zehn- bis hunderttausenden von Berichten pro Jahr war schon eine große Herausforderung. Da sich das Team jedoch auf Jugendprogramme konzentrierte, befanden sich die Berichterstatter auch an ungewöhnlichen Orten. Vom Schwimmbad bis zum Sommercamp in der Wildnis benötigte die Redwoods Group eine Möglichkeit, wichtige Informationen über Vorfälle unterwegs zu sammeln und sie schnell und präzise an die Schadensregulierer weiterzuleiten.
Die Lösung
ProcessMaker arbeitete mit der Redwoods Group zusammen, um ihr einfaches Online-Formular in einen vollwertigen automatisierten Workflow zu verwandeln. Gemeinsam replizierten sie das Front-End-Erlebnis, um die aktuellen Benutzer nicht zu stören, und überarbeiteten das Back-End komplett, um den Anforderungen der Redwoods Group besser gerecht zu werden.
Mit dem neuen System konnte die Redwoods Group die (saisonal wechselnden) Berichterstatter authentifizieren und nicht nur textbasierte Eingaben erfassen - die Berichterstatter konnten auch problemlos unterstützende Medien wie Videos, Fotos und PDFs anhängen.
Unter der Haube wurden die Formulare automatisch an die zuständigen Manager und Schadensregulierer zur sofortigen Überprüfung weitergeleitet. Mit Hilfe leistungsfähiger Formulare, die Informationen während des Einreichungsprozesses validieren konnten, stellte die Redwoods Group sicher, dass die eingehenden Berichte gleich beim ersten Mal korrekt waren. Die Sachbearbeiter konnten ohne langwierige Rückfragen bei den Schadenregistrierern sofort Entscheidungen treffen.
Der geschaffene Wert
Vollständig automatisierte Arbeitsabläufe: Berichte wurden automatisch an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet, komplett mit Anhängen und Begleitmaterial. Mit dem neuen System hatten die Schadenregulierer die erforderlichen Informationen immer in Reichweite.
Mehrere Schritte wurden auf einen reduziert: Intuitivere Formulare machen es den Berichterstattern leicht, die Informationen gleich beim ersten Mal korrekt zu übermitteln. Die Möglichkeit, Mediendateien direkt in Berichte einzubetten, erhöhte die Gesamteffizienz, da überflüssige Folgeschritte wegfielen.
Schnellere Genehmigungszeiten: Die Redwoods-Gruppe stellte eine erhebliche Verkürzung der Bearbeitungszeiten sowie eine deutliche Verbesserung der Datenqualität fest.
Ein intuitives Formular, auf das die Melder von überall aus zugreifen konnten: Unabhängig davon, ob sich ein Vorfall in einer Großstadt oder an einem abgelegenen Ort ereignete, war das Meldeformular auf allen Bildschirmen intuitiv bedienbar.
HIPAA-konform: Sensible und persönliche Informationen werden mit größter Sorgfalt gemäß den HIPAA- und NPI-Normen (Non-Public Information) behandelt.
Bessere Such- und Archivierungsfunktionen: Die Redwoods Group bietet nicht nur Versicherungen an, sondern nutzt auch Daten, um sicherere Gemeinschaften zu schaffen. Ein robusteres Archivierungssystem hilft dem Team, Trends und Möglichkeiten für soziale Veränderungen zu erkennen.
Für die Redwoods Group ging es bei der Partnerschaft mit ProcessMaker nicht nur um die Verbesserung eines Prozesses, sondern um einen strategischen Schritt. Sie haben nicht nur ihre internen Arbeitsabläufe verbessert, sondern auch neue Maßstäbe in der Branche gesetzt.