El problema
Como proveedor de seguros comerciales con conciencia social, The Redwoods Group trabaja exclusivamente con organizaciones comunitarias al servicio de los jóvenes. Para ofrecer a sus socios la máxima atención, necesitaban un nuevo sistema de recopilación de informes de incidentes. Inicialmente, The Redwoods Group utilizaba un recopilador de formularios básico diseñado para respuestas de encuestas sencillas. Procesar entre decenas y cientos de miles de informes al año era una tarea bastante complicada. Sin embargo, debido a que el equipo se centraba en programas para jóvenes, los informadores se encontraban en lugares poco habituales. Desde la piscina hasta los campamentos de verano en plena naturaleza, el Grupo Redwoods necesitaba una forma de recopilar información crucial sobre incidentes sobre la marcha y hacerla llegar a los peritos de siniestros con rapidez y precisión.
La solución
ProcessMaker trabajó junto con el Grupo Redwoods para convertir su formulario en línea básica en un flujo de trabajo automatizado en toda regla. Juntos, replicaron la experiencia del front-end para no interrumpir a los usuarios actuales, pero revisaron completamente el back-end para responder mejor a las necesidades de las operaciones de The Redwoods Group.
Con el nuevo sistema, el Grupo Redwoods podía autenticar a los periodistas (que cambiaban por temporadas) y recopilar más datos que los basados en texto: los periodistas también podían adjuntar fácilmente soportes como vídeos, fotos y archivos PDF.
Bajo el capó, los formularios se distribuían automáticamente a los gestores y peritos de siniestros correspondientes para su revisión instantánea. Con el respaldo de potentes formularios que podían validar la información durante el proceso de envío, el Grupo Redwoods se aseguró de que los informes recibidos fueran precisos a la primera. Los representantes podían tomar decisiones rápidas sin largas idas y venidas con los informadores de incidentes.
El valor creado
Flujos de trabajo totalmente automatizados: Los informes se enviaban automáticamente al personal adecuado, junto con anexos y material de apoyo. Con el nuevo sistema, los peritos siempre tenían la información necesaria al alcance de la mano.
Reducción de varios pasos a uno: Los formularios más intuitivos facilitan a los periodistas el envío correcto de la información desde el primer momento. La posibilidad de incrustar archivos multimedia directamente en los informes mejoró la eficiencia general al eliminar pasos de seguimiento redundantes.
Tiempos de aprobación más rápidos: El Grupo Redwoods observó una reducción significativa de los plazos de tramitación, así como una notable mejora de la calidad de los datos.
Un formulario intuitivo al que los notificadores de incidentes pudieran acceder desde cualquier lugar: Tanto si el incidente se producía en una gran ciudad como en un lugar remoto, el formulario de envío era intuitivo en todas las pantallas.
Cumplimiento de la HIPAA: La información sensible y personal se maneja con el máximo cuidado según las normas HIPAA y NPI (información no pública).
Mejores funciones de búsqueda y archivo: El Grupo Redwoods va más allá de proporcionar seguros: también utiliza datos para ayudar a crear comunidades más seguras. Un sistema de archivo más sólido ayuda al equipo a identificar tendencias y oportunidades de cambio social.
Para el Grupo Redwoods, su asociación con ProcessMaker no se trataba sólo de refinar un proceso; era un movimiento estratégico. No solo mejoraron sus flujos de trabajo internos, sino que establecieron un nuevo punto de referencia en el sector.
