Das Problem
Das 1994 von einem 26-jährigen türkischen Bauingenieur gegründete Unternehmen Renaissance Construction baut als Generalunternehmer oder Eigenkapitalinvestor in sieben verschiedenen Ländern Einkaufszentren, Flughäfen, Fabriken, Zementwerke, Büros, Hotels, Jachthäfen und Wasserkraftwerke. Die globale Belegschaft des Unternehmens stellte die Personalabteilung vor mehrere Herausforderungen, insbesondere bei der Bearbeitung der zahlreichen papierbasierten Antragsverfahren des Unternehmens.
Herausforderungen
- Die Arbeitsabläufe erforderten, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung mehrere Unterschriften von verschiedenen Managern im Unternehmen einholen mussten.
- Die Personalabteilung war mit Anfragen von Mitarbeitern zum Stand ihrer Anträge überfordert. Um die Anfragen zu beantworten, mussten die Mitarbeiter der Personalabteilung viele verschiedene Personen im Unternehmen anrufen, um den Stand ihrer Anfragen zu ermitteln.
- Anträge in Papierform wurden auf den Schreibtischen vergessen oder gingen verloren.
- Die Manager reisten viel zwischen den Baustellen von Stadt zu Stadt und manchmal auch von Land zu Land. Wenn ein Manager auf einer langen Geschäftsreise oder im Urlaub war, warteten Anfragen auf dem Schreibtisch des Managers, anstatt den entsprechenden Arbeitsablauf zu durchlaufen.
Die Lösung
Papierformulare wurden durch ProcessMaker-Dynaforms und automatisierte Workflows ersetzt, die die erforderlichen Unterschriften sammelten. Die Mitarbeiter konnten nun den Status ihrer Anträge in ProcessMaker überprüfen, wodurch die zahlreichen Anrufe, die zuvor erforderlich waren, wegfielen. Mit dem ProcessMaker-System gehen keine Anträge mehr verloren oder werden auf den Schreibtischen vergessen. Da ProcessMaker webbasiert ist, konnten die Manager die Arbeitsabläufe mit einer Internetverbindung fortsetzen, während sie unterwegs waren. Die folgenden HR-Prozesse wurden mit ProcessMaker automatisiert:
Der geschaffene Wert
Im Rahmen des Projekts wurde auch ein Dokumentenmanagementsystem implementiert. Das Dokumentenmanagementsystem KnowledgeTree, das vollständig in ProcessMaker integriert ist, speicherte automatisch alle prozessrelevanten Dokumente.
- Verbesserte Reaktionszeit für Mitarbeiter, die sich über den Status ihrer Anfragen informieren.
- Verringerung des Zeitaufwands für jeden Antrag dank der Verwendung von Dynaforms und der automatischen Erfassung von Unterschriften.
- Weniger verlorene Berichte
- Geringere Ineffizienz aufgrund der papierbasierten Prozesse.
