Das Problem
Ein Finanzdienstleistungsunternehmen bedient Hunderte von verschiedenen Kunden im Bereich Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen. Das Unternehmen hat in den letzten fünf Jahren Akquisitionen getätigt, die zu drei ERP-Systemen mit unterschiedlichen Prozessen und Lebensdauern geführt haben. Das Unternehmen verfolgte ein neues strategisches Ziel, nämlich die Vereinheitlichung von Prozessen und Systemen für alle Kunden, um Produktivität und Effizienz zu steigern. Da zwei Systeme das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hatten, beschloss das Unternehmen, die drei zugrundeliegenden alten ERP-Systeme durch ein einheitliches cloudbasiertes ERP-System zu ersetzen.
Der Kunde brauchte einen Überblick über die Prozesse vor der Systemumstellung und benötigte aktualisierte Prozessentwürfe, die er als unbrauchbar ansah. Aufgrund des Zeitplans war es nicht möglich, diese Prozesspläne zu erstellen oder den aktuellen Zustand zu analysieren. Außerdem waren die Kundenteams auf 10 Standorte verteilt, was jede Analyse erschwerte.
Die IT-Systemlandschaft erschwerte auch die systemgestützte Datenanalyse der Vorgänge:
- Drei Altsysteme in einem ERP
- Ohne ein grundlegendes Prozessverständnis
- Keine Möglichkeit zur Kontrolle und Verwaltung des neuen Einsatzes
Die Lösung
Der Kunde entschied sich, bei der neuen Implementierung den Schwerpunkt auf Zentralisierung, Kontrolle und einfache Verwaltung zu legen. Während der Einführung wollte sich der Kunde auf die Überwachung von vier zentralen Teilprozessen konzentrieren, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und sofort mit der Optimierung der Prozesse beginnen zu können.
- Bearbeitung von Verkaufsrechnungen
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Spesenansprüche
- Reiseansprüche
E - Eliminieren
ProcessMaker's Process Intelligence deckt Überschneidungen, doppelte und sinnlose Arbeit in Prozessschritten auf und sorgt so für mehr sinnvolle Arbeit und schnellere Ergebnisse.
S - Standardisieren
ProcessMaker's Process Intelligence zeigt verschiedenen Teams Methoden auf, um die effektivste Arbeitsweise zu identifizieren und eine vollständig optimierte Organisation zu werden.
A - Automatisieren
ProcessMaker's Process Intelligence deckt manuelle Arbeiten in Geschäftsanwendungen auf, um schnell automatisierbare Prozessschritte und lange Workflows für RPA zu zeigen.
Der geschaffene Wert
Die automatisierte Prozessermittlung ergab, dass die meisten vereinbarten Prozesse nicht eingehalten wurden, und das Unternehmen benötigte eine kontinuierliche Überwachung und Kontrolle, damit die Teams das neue erwartete Betriebsmodell umsetzen konnten.
Erwartung
100% der Arbeit wird in einem neuen Betriebsmodell erledigt
Realität
75% - im alten Betriebsmodell; 25% - in einem neuen Betriebsmodell
Die Erkenntnisse waren schockierend: Das neue Betriebsmodell enthielt nur die Systeme, die verwendet werden sollten, und dennoch wurde der Prozess mit alten Techniken und Arbeitsmethoden durchgeführt, und sogar mit den alten Methoden, die das Unternehmen versucht hatte, abzuschaffen. Außerdem arbeiteten die Mitarbeiter an denselben Kundenfällen, was zu mehreren zusätzlichen Arbeitsschritten pro Rechnung und zu einer Menge unnötiger Nacharbeit führte.
Aus einer einmonatigen Analyse von 250 Mitarbeiterprozessen konnte das Fallunternehmen einen Business Case mit Einsparpotenzialen in Millionenhöhe erstellen, um die Umstellung zu überwachen, zu kontrollieren und zu leiten. Damit soll sichergestellt werden, dass das vereinbarte Betriebsmodell umgesetzt wird und der Wert der neuen Systeme und der Zentralisierung realisiert wird, bevor mit der Optimierung, Standardisierung und Automatisierung von Prozessen begonnen wird.
