Das Problem
Global Environmental Solutions Inc. (GESI) berücksichtigt erfolgreich behördliche Umweltauflagen bei der kurz- und langfristigen Planung für seine Industriekunden und bietet ihnen damit eine erhebliche Verringerung des Geschäftsrisikos. GESI benötigte eine Methode zur Rationalisierung ihrer Analysen für die Abteilung Air Services und zur Beschränkung des Informationszugangs auf bestimmte Personen und Organisationen. ProcessMaker erstellte einen Arbeitsablauf, der relevante chemische Informationen sammelte, die vorläufige Analyse durchführte und den Zugriff auf die vertraulichen Ergebnisse sicher kontrollierte.
- Dieses Verfahren hat die Effizienz des Kerngeschäfts von GESI erheblich gesteigert, da es die Notwendigkeit überflüssiger Analysen durch Experten beseitigt.
- Expertenressourcen wurden durch die Durchführung redundanter Analysen zu identischen oder ähnlichen Produkten verbraucht.
- Die Transkription der Daten aus den Forschungsunterlagen in die offiziellen Dokumente war ineffizient und zeitaufwändig.
Die Lösung
Prozess der chemischen Informationsanalyse: Die Produktnummer und das Datum in einer E-Mail lösen automatisch einen neuen Fall aus. ProcessMaker sammelt die notwendigen chemischen und umweltrelevanten Informationen aus vorhandenen Dokumenten und gleicht sie mit früheren Analysen ab. ProcessMaker gibt dann entweder automatisch eine Empfehlung ab oder bittet einen bestimmten Experten um Feedback. Schließlich erstellt ProcessMaker eine aktualisierte Version des Materialsicherheitsdatenblatts (MSDS) und speichert es, so dass die zuständigen Personen Zugriff auf die vertraulichen Informationen haben.
Das ProcessMaker-Team hat eine Methode entwickelt, um den Prozess der chemischen Informationsanalyse direkt und automatisch aus den in einer E-Mail bereitgestellten Informationen zu initiieren.
Im Rahmen des Projekts hat das ProcessMaker-Team für GESI auch das vollständig in ProcessMaker integrierte Dokumentenmanagementsystem KnowledgeTree implementiert, um alle prozessrelevanten Dokumente automatisch zu speichern. Die Integration von ProcessMaker und KnowledgeTree hat GESI zusätzliche Funktionen für die Zugriffskontrolle auf Dokumente, die Versionierung von Dokumenten, erweiterte Suchfunktionen und andere Dokumentenmanagement-Funktionen zur Verfügung gestellt.
Der geschaffene Wert
Erhöhte
- Erhöhte Informationssicherheit, da GESI direkt kontrollieren kann, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen und diese verändern darf.
- Erhöhte Transparenz durch Verfolgung und Berichterstattung über den Fallfortschritt, wodurch GESI in der Lage ist, Engpässe im Arbeitsablauf zu erkennen und zu beheben.
Abgeschwächt
- Verringerung des Zeitaufwands für jeden Fall durch die automatische Einleitung von Fällen per E-Mail, die Automatisierung zahlreicher Aufgaben, die Beseitigung redundanter Analysen und die automatische Erstellung von Berichten.
- Verringertes Potenzial für menschliche Fehler durch automatische Erstellung relevanter Berichte mit den Forschungsinformationen.
