Problème
En avril 2009, Bar XH Air a introduit un système de gestion de la sécurité (SGS) formel au sein de l'organisation afin d'assurer la conformité avec toutes les lois et réglementations applicables en matière de sécurité sur le lieu de travail. Le SMS est un système manuel sur papier qui permet aux employés d'informer leurs superviseurs s'ils ont connaissance d'une menace pour leur sécurité ou celle des autres sur le lieu de travail. Bien que le processus de sécurité officiel soit en place, il était nécessaire de l'améliorer encore afin que le signalement et la réponse aux problèmes liés à la sécurité puissent se faire en temps utile et de manière efficace.
En outre, la direction pourrait concentrer ses efforts sur l'analyse des causes profondes et la gestion des risques pour les questions de sécurité appropriées. Il était également nécessaire d'avoir accès à une analyse détaillée des tendances afin que les mesures proactives et l'atténuation des risques puissent être identifiées et exécutées efficacement. ProcessMaker a aidé Bar XH Air à améliorer son système de gestion de la sécurité en automatisant le processus et en permettant ainsi aux employés de signaler rapidement les problèmes de sécurité en ligne, quel que soit leur lieu de travail, et d'informer la direction appropriée pour qu'elle puisse réagir en temps utile. En outre, il a permis d'atteindre les objectifs suivants pour l'entreprise :
- Fournir un système de rapport de sécurité en ligne accessible à tous les employés.
- Distribuer les rapports de sécurité pour examen, évaluation et action au personnel approprié.
- Suivre l'état et les progrès des rapports de sécurité soumis.
- Maintenir un référentiel centralisé pour l'établissement de rapports, l'analyse des tendances et la mesure des principaux indicateurs de performance.
Points de douleur
- Il n'a pas été possible de maintenir et de suivre de manière rentable les rapports papier complétés.
- Le coordinateur du SMS passe une grande partie de son temps à gérer le papier généré par le processus plutôt qu'à superviser le respect des procédures de sécurité.
- Il a été difficile de tenir les employés informés en temps utile des mesures prises par la direction.
- Impossible de retrouver rapidement un cas particulier.
- La direction a du mal à comprendre les domaines problématiques liés à la sécurité et l'impact de ses décisions sur la sécurité sur le lieu de travail.
- Comprendre l'impact sur le lieu de travail des décisions liées à la sécurité.
- Il est difficile de contrôler et de vérifier efficacement l'accès aux rapports de sécurité.
- Le processus manuel ne pourrait pas être adapté de manière rentable lorsque l'organisation se développe.
Solution
- Processus de SMS en ligne : Un employé remplit un formulaire ProcessMaker sur son lieu de travail ou à distance.
- Examen et enquête préliminaires : En fonction de la nature, de la gravité et du nombre de victimes de l'incident signalé, les responsables de département, les responsables de la sécurité et les cadres supérieurs concernés sont informés par courrier électronique. Le lien dans le courrier électronique fournit une version PDF de l'incident signalé.
- Notification des employés et surveillance du coordinateur SMS : Le demandeur est tenu au courant par courrier électronique au fur et à mesure que les tâches dans ProcessMaker sont accomplies. Le coordinateur SMS peut visualiser efficacement tous les cas en cours et ceux qui nécessitent une attention immédiate.
- Analyse des causes profondes : La direction effectue une analyse des causes profondes de l'incident signalé dans ProcessMaker et le rapport PDF complété est compilé et conservé sur un serveur de fichiers sécurisé.
- Rapports : Les données SMS de ProcessMaker sont périodiquement téléchargées dans une base de données de rapports et des rapports mensuels d'analyse des tendances dans Excel sont établis pour la direction.
Caractéristiques supplémentaires / Personnalisations
- Un système d'archivage de fichiers pour chaque problème de sécurité signalé. Tous les artefacts, y compris les documents de sortie générés par ProcessMaker et copiés par un plug-in ProcessMaker dans un dossier de numéros de suivi SMS. Ce dossier fournit un accès sécurisé au personnel approprié pour visualiser les artefacts liés à un rapport de sécurité particulier.
- Matrice d'approbation pour déterminer automatiquement le responsable du service en fonction du service touché par le problème de sécurité.
- Le système d'importation de rapports télécharge les données de ProcessMaker vers une feuille de calcul Excel à des fins de rapport.
La valeur créée
Augmentation
- Précision et rapidité de la notification d'un problème de sécurité, quel que soit l'endroit, grâce à un formulaire en ligne facile à utiliser, basé sur un navigateur.
- Capacité de gestion des documents, car tous les artefacts liés à un problème de sécurité particulier sont accessibles à partir d'un dépôt unique, avec les contrôles d'accès appropriés en place.
- La sensibilisation à la culture de la sécurité au sein de l'organisation et la transparence dans le traitement de toutes les questions liées à la sécurité.
- Responsabilité de la direction pour répondre à un problème de sécurité et effectuer une analyse des causes profondes et une gestion des risques.
- Accès aux données de sécurité pour les rapports d'exploitation et de gestion.
Diminution
- Coûts de formation grâce à l'interface graphique intuitive et interactive pour signaler un problème de sécurité.
- Durée de notification au demandeur et au personnel approprié à mesure que chaque tâche connexe est accomplie.
- Temps de réponse pour traiter un problème lié à la sécurité.
- Effort pour générer des rapports de gestion basés sur les données relatives à la sécurité.
