Das Problem
Im April 2009 führte Bar XH Air ein formelles Sicherheitsmanagementsystem (SMS) innerhalb des Unternehmens ein, um die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften zur Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Das SMS ist ein manuelles, papiergestütztes System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Vorgesetzten zu informieren, wenn sie ein Sicherheitsrisiko für sich oder andere am Arbeitsplatz wahrnehmen. Obwohl der formale Sicherheitsprozess bereits vorhanden war, musste er weiter verbessert werden, damit die Meldung von und die Reaktion auf sicherheitsrelevante Probleme rechtzeitig und effektiv erfolgen konnte.
Darüber hinaus konnte das Management seine Bemühungen auf die Ursachenanalyse und das Risikomanagement für die entsprechenden Sicherheitsprobleme konzentrieren. Es war auch notwendig, Zugang zu detaillierten Trendanalysen zu haben, damit proaktive Schritte und Risikominderung effektiv identifiziert und durchgeführt werden konnten. ProcessMaker half Bar XH Air bei der Verbesserung des SMS, indem es den Prozess automatisierte und es den Mitarbeitern ermöglichte, Sicherheitsprobleme unabhängig von ihrem Standort schnell online zu melden und das zuständige Management zu benachrichtigen, damit dieses zeitnah reagieren konnte. Darüber hinaus konnten die folgenden Ziele für das Unternehmen erreicht werden:
- Bereitstellung eines für alle Mitarbeiter zugänglichen Online-Systems für Sicherheitsmeldungen.
- Verteilung von Sicherheitsberichten zur Überprüfung, Bewertung und Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter.
- Überwachung von Status und Fortschritt der eingereichten Sicherheitsberichte.
- Pflege eines zentralen Speichers für Berichte, Trendanalysen und Messung der wichtigsten Leistungsindikatoren.
Schmerzpunkte
- Es war nicht möglich, ausgefüllte Papierberichte kosteneffizient zu verwalten und zu verfolgen.
- Der SMS-Koordinator verbringt einen großen Teil seiner Zeit mit der Verwaltung der im Rahmen des Prozesses anfallenden Unterlagen, anstatt die Einhaltung der Sicherheitsverfahren zu überwachen.
- Die rechtzeitige Unterrichtung der Mitarbeiter über die Maßnahmen des Managements war nur schwer möglich.
- Ein bestimmter Fall konnte nicht schnell abgerufen werden.
- Für das Management war es schwierig, die Problembereiche im Zusammenhang mit der Sicherheit zu verstehen und zu erkennen, welche Auswirkungen ihre Entscheidungen auf die Sicherheit am Arbeitsplatz hatten.
- die Auswirkungen sicherheitsrelevanter Entscheidungen auf den Arbeitsplatz zu verstehen.
- Es ist schwierig, den Zugang zu Sicherheitsberichten wirksam zu kontrollieren und zu prüfen.
- Manuelle Prozesse können nicht kosteneffizient skaliert werden, wenn das Unternehmen wächst.
Die Lösung
- SMS-Online-Prozess: Ein Mitarbeiter füllt ein ProcessMaker-Formular am Arbeitsplatz oder von einem entfernten Standort aus.
- Vorläufige Überprüfung und Untersuchung: Je nach Art, Schwere und Verletzten des gemeldeten Vorfalls werden die zuständigen Abteilungsleiter, Sicherheitsbeauftragten und leitenden Angestellten per E-Mail informiert. Der Link in der E-Mail enthält eine PDF-Version des gemeldeten Vorfalls.
- Benachrichtigung der Mitarbeiter und Aufsicht des SMS-Koordinators: Der Einreicher wird per E-Mail auf dem Laufenden gehalten, wenn Aufgaben in ProcessMaker erledigt werden. Der SMS-Koordinator kann alle laufenden Fälle und diejenigen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, effizient einsehen.
- Ursachenanalyse: Das Management führt eine Ursachenanalyse des gemeldeten Vorfalls in ProcessMaker durch. Der fertige PDF-Bericht wird erstellt und auf einem gesicherten Dateiserver gespeichert.
- Berichterstattung: Die SMS-Daten von ProcessMaker werden in regelmäßigen Abständen in eine Berichtsdatenbank hochgeladen und monatliche Trendanalyseberichte in Excel für das Management erstellt.
Zusätzliche Funktionen / Anpassungen
- Ein Dateiarchivierungssystem für jedes gemeldete Sicherheitsproblem. Alle Artefakte, einschließlich der von ProcessMaker generierten Ausgabedokumente, die von einem ProcessMaker-Plug-in in einen Ordner mit SMS-Verfolgungsnummer kopiert werden. Dieser Ordner bietet dem zuständigen Personal einen gesicherten Zugriff auf die Artefakte, die sich auf einen bestimmten Sicherheitsbericht beziehen.
- Genehmigungsmatrix zur automatischen Bestimmung des Abteilungsleiters auf der Grundlage der von dem Sicherheitsproblem betroffenen Abteilung.
- Report Importing System lädt die Daten von ProcessMaker in eine Excel-Tabelle zu Berichtszwecken hoch.
Der geschaffene Wert
Erhöhte
- Präzise und zeitnahe Meldung von Sicherheitsproblemen von jedem beliebigen Standort aus mit einem benutzerfreundlichen browserbasierten Online-Formular.
- Fähigkeit zur Dokumentenverwaltung, da alle Artefakte, die sich auf ein bestimmtes Sicherheitsproblem beziehen, von einem einzigen Repository aus zugänglich sind, für das die entsprechenden Zugangskontrollen eingerichtet wurden.
- Bewusstsein für die Sicherheitskultur innerhalb der Organisation und Transparenz bei der Behandlung aller sicherheitsrelevanten Fragen.
- Verantwortlichkeit des Managements, auf ein Sicherheitsproblem zu reagieren und eine Ursachenanalyse und ein Risikomanagement durchzuführen.
- Zugang zu Sicherheitsdaten für Betriebs- und Managementberichte.
Abgeschwächt
- Schulungskosten aufgrund der intuitiven und interaktiven grafischen Schnittstelle für die Meldung eines Sicherheitsproblems.
- Dauer der Benachrichtigung des Einreichers und des zuständigen Personals nach Abschluss der jeweiligen Aufgabe.
- Reaktionszeit zur Behebung eines sicherheitsrelevanten Problems.
- Bemühen um die Erstellung von Managementberichten auf der Grundlage der sicherheitsrelevanten Daten.
