El problema
En abril de 2009, Bar XH Air introdujo un sistema formal de gestión de la seguridad (SMS) dentro de la organización para garantizar el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables en materia de seguridad en el lugar de trabajo. El SMS es un sistema manual en papel que permite a los empleados informar a sus supervisores si tienen conocimiento de alguna amenaza a su seguridad o a la de otros en el lugar de trabajo. Aunque el proceso formal de seguridad ya está en marcha, es necesario mejorarlo aún más para que la notificación y la respuesta a las cuestiones relacionadas con la seguridad puedan producirse de manera oportuna y eficaz.
Además, la administración podría centrar sus esfuerzos en el análisis de las causas fundamentales y la gestión de riesgos para las cuestiones de seguridad apropiadas. También era necesario tener acceso a un análisis detallado de las tendencias para poder identificar y ejecutar eficazmente las medidas proactivas y la mitigación de los riesgos. ProcessMaker ayudó a Bar XH Air a mejorar su SMS automatizando el proceso y permitiendo así que los empleados informaran rápidamente de los problemas de seguridad en línea, independientemente de su ubicación, y notificaran a la dirección apropiada para responder de manera oportuna. Además, ayudó a lograr los siguientes objetivos para el negocio:
- Proporcionar un sistema de informes de seguridad en línea accesible a todos los empleados.
- Distribuya los informes de seguridad para su examen, evaluación y adopción de medidas al personal apropiado.
- Supervisar el estado y el progreso de los informes de seguridad presentados.
- Mantener un depósito centralizado para la presentación de informes, el análisis de tendencias y la medición de los principales indicadores de rendimiento.
Puntos de dolor
- No podía mantener y hacer un seguimiento rentable de los informes impresos completados.
- El coordinador del SMS dedica gran parte de su tiempo a gestionar el papel generado por el proceso en lugar de supervisar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.
- Las actualizaciones oportunas a los empleados sobre las medidas de gestión fueron difíciles de cumplir.
- No pudo recuperar rápidamente un caso particular.
- Dificultad para que la dirección comprenda las áreas problemáticas relacionadas con la seguridad y el impacto de sus decisiones sobre la seguridad en el lugar de trabajo.
- Comprender el impacto en el lugar de trabajo como resultado de las decisiones relacionadas con la seguridad.
- Difícil de controlar y auditar eficazmente el acceso a los informes de seguridad.
- El proceso manual no podía escalar de forma rentable cuando la organización creciera.
La solución
- Proceso en línea de SMS: Un empleado rellena un formulario de ProcessMaker en el lugar de trabajo o desde una ubicación remota.
- Revisión e investigación preliminar: En base a la naturaleza, gravedad y bajas del incidente reportado, se notifica por correo electrónico a los gerentes de los departamentos correspondientes, oficiales de seguridad y gerentes ejecutivos. El enlace en el correo electrónico proporciona una versión en PDF del incidente reportado.
- Notificación a los empleados y supervisión del coordinador de SMS: El remitente se mantiene al día por correo electrónico a medida que se completan las tareas en el ProcessMaker. El Coordinador de SMS puede ver eficientemente todos los casos en progreso y los que necesitan atención inmediata.
- Análisis de la causa raíz: La administración realiza un análisis de causa raíz del incidente reportado en ProcessMaker y el informe PDF completado se compila y mantiene en un servidor de archivos seguro.
- Informando: Los datos del SMS de ProcessMaker se cargan periódicamente en una base de datos de informes y se cumplen los informes mensuales de análisis de tendencias en Excel para su gestión.
Características adicionales / Personalizaciones
- Un sistema de archivo de archivos para cada problema de seguridad reportado. Todos los artefactos, incluyendo los documentos de salida generados desde ProcessMaker y copiados por un plug-in de ProcessMaker a una carpeta de número de seguimiento de SMS. Esta carpeta proporciona un acceso seguro al personal apropiado para ver los artefactos relacionados con un informe de seguridad en particular.
- Matriz de aprobación para determinar automáticamente el gerente del departamento basado en el departamento afectado por el tema de seguridad.
- El sistema de importación de informes sube los datos de ProcessMaker a una hoja de cálculo de Excel para la elaboración de informes.
El valor creado
Aumento de
- Precisión y puntualidad en la notificación de un problema de seguridad desde cualquier lugar, con un formulario en línea basado en un navegador fácil de usar.
- Capacidad de gestión de documentos, ya que todos los artefactos relacionados con una cuestión de seguridad concreta son accesibles desde un único depósito con los controles de acceso adecuados.
- Concienciación de la cultura de seguridad dentro de la organización y transparencia en el manejo de todas las cuestiones relacionadas con la seguridad.
- Responsabilidad de la dirección para responder a un problema de seguridad y realizar un análisis de las causas fundamentales y la gestión de riesgos.
- Acceso a los datos de seguridad para la presentación de informes operacionales y de gestión.
Disminuido
- Costos de capacitación debido a la interfaz gráfica intuitiva e interactiva para informar sobre un problema de seguridad.
- Duración de la notificación al presentador y al personal apropiado a medida que se completa cada tarea relacionada.
- Tiempo de respuesta para abordar una cuestión relacionada con la seguridad.
- Esfuerzo por generar informes de gestión basados en los datos relacionados con la seguridad.
