Bar XH Air Inc.

Bar XH Air Inc.
Bar XH Air Inc. Logotipo Nombre: Bar XH Air Inc. Sector: Fabricación
"Pasar de un proceso principalmente basado en papel a una solución completa en línea es un gran cambio para nosotros. Ya estamos viendo resultados en sólo unos pocos meses. Nuestro tiempo de respuesta a los incidentes ha disminuido considerablemente, y nuestros procesos son mucho más transparentes. Lo mejor de todo es que también nos ha ayudado a mejorar la eficiencia, reducir el tiempo y los costos administrativos y al mismo tiempo mejorar nuestra seguridad". Robert Phillips Director General

Problema

En abril de 2009, Bar XH Air introdujo un sistema formal de gestión de la seguridad (SMS) dentro de la organización para garantizar el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables en materia de seguridad en el lugar de trabajo. El SMS es un sistema manual en papel que permite a los empleados informar a sus supervisores si tienen conocimiento de alguna amenaza a su seguridad o a la de otros en el lugar de trabajo. Aunque el proceso formal de seguridad ya está en marcha, es necesario mejorarlo aún más para que la notificación y la respuesta a las cuestiones relacionadas con la seguridad puedan producirse de manera oportuna y eficaz.

Además, la administración podría centrar sus esfuerzos en el análisis de las causas fundamentales y la gestión de riesgos para las cuestiones de seguridad apropiadas. También era necesario tener acceso a un análisis detallado de las tendencias para poder identificar y ejecutar eficazmente las medidas proactivas y la mitigación de los riesgos. ProcessMaker ayudó a Bar XH Air a mejorar su SMS automatizando el proceso y permitiendo así que los empleados informaran rápidamente de los problemas de seguridad en línea, independientemente de su ubicación, y notificaran a la dirección apropiada para responder de manera oportuna. Además, ayudó a lograr los siguientes objetivos para el negocio:

  • Proporcionar un sistema de informes de seguridad en línea accesible a todos los empleados.
  • Distribuya los informes de seguridad para su examen, evaluación y adopción de medidas al personal apropiado.
  • Supervisar el estado y el progreso de los informes de seguridad presentados.
  • Mantener un depósito centralizado para la presentación de informes, el análisis de tendencias y la medición de los principales indicadores de rendimiento.

Puntos de dolor

  • No podía mantener y hacer un seguimiento rentable de los informes impresos completados.
  • El coordinador del SMS dedica gran parte de su tiempo a gestionar el papel generado por el proceso en lugar de supervisar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.
  • Las actualizaciones oportunas a los empleados sobre las medidas de gestión fueron difíciles de cumplir.
  • No pudo recuperar rápidamente un caso particular.
  • Dificultad para que la dirección comprenda las áreas problemáticas relacionadas con la seguridad y el impacto de sus decisiones sobre la seguridad en el lugar de trabajo.
  • Comprender el impacto en el lugar de trabajo como resultado de las decisiones relacionadas con la seguridad.
  • Difícil de controlar y auditar eficazmente el acceso a los informes de seguridad.
  • El proceso manual no podía escalar de forma rentable cuando la organización creciera.

Solución

  • Proceso en línea de SMS: Un empleado rellena un formulario de ProcessMaker en el lugar de trabajo o desde una ubicación remota.
  • Revisión e investigación preliminar: En base a la naturaleza, gravedad y bajas del incidente reportado, se notifica por correo electrónico a los gerentes de los departamentos correspondientes, oficiales de seguridad y gerentes ejecutivos. El enlace en el correo electrónico proporciona una versión en PDF del incidente reportado.
  • Notificación a los empleados y supervisión del coordinador de SMS: El remitente se mantiene al día por correo electrónico a medida que se completan las tareas en el ProcessMaker. El Coordinador de SMS puede ver eficientemente todos los casos en progreso y los que necesitan atención inmediata.
  • Análisis de la causa raíz: La administración realiza un análisis de causa raíz del incidente reportado en ProcessMaker y el informe PDF completado se compila y mantiene en un servidor de archivos seguro.
  • Informando: Los datos del SMS de ProcessMaker se cargan periódicamente en una base de datos de informes y se cumplen los informes mensuales de análisis de tendencias en Excel para su gestión.

Características adicionales / Personalizaciones

  • Un sistema de archivo de archivos para cada problema de seguridad reportado. Todos los artefactos, incluyendo los documentos de salida generados desde ProcessMaker y copiados por un plug-in de ProcessMaker a una carpeta de número de seguimiento de SMS. Esta carpeta proporciona un acceso seguro al personal apropiado para ver los artefactos relacionados con un informe de seguridad en particular.
  • Matriz de aprobación para determinar automáticamente el gerente del departamento basado en el departamento afectado por el tema de seguridad.
  • El sistema de importación de informes sube los datos de ProcessMaker a una hoja de cálculo de Excel para la elaboración de informes.

El valor creado

Aumento de

  • Precisión y puntualidad en la notificación de un problema de seguridad desde cualquier lugar, con un formulario en línea basado en un navegador fácil de usar.
  • Capacidad de gestión de documentos, ya que todos los artefactos relacionados con una cuestión de seguridad concreta son accesibles desde un único depósito con los controles de acceso adecuados.
  • Concienciación de la cultura de seguridad dentro de la organización y transparencia en el manejo de todas las cuestiones relacionadas con la seguridad.
  • Responsabilidad de la dirección para responder a un problema de seguridad y realizar un análisis de las causas fundamentales y la gestión de riesgos.
  • Acceso a los datos de seguridad para la presentación de informes operacionales y de gestión.

Disminuido

  • Costos de capacitación debido a la interfaz gráfica intuitiva e interactiva para informar sobre un problema de seguridad.
  • Duración de la notificación al presentador y al personal apropiado a medida que se completa cada tarea relacionada.
  • Tiempo de respuesta para abordar una cuestión relacionada con la seguridad.
  • Esfuerzo por generar informes de gestión basados en los datos relacionados con la seguridad.
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