Conseils sur le flux de travail pour prendre de meilleures décisions en tant qu'organisation

Le processus décisionnel est au cœur de toute entreprise. En fait, prendre les bonnes décisions organisationnelles est la clé du succès. Que ce soit au travail ou dans la vie, nous avons tous l'expérience de la prise de décision. Certaines sont assez simples, tandis que d'autres peuvent être extrêmement difficiles et changer notre vie. En outre, de mauvaises décisions prises de manière constante peuvent entraîner la faillite d'une entreprise. Pourtant, avec des exigences en constante évolution, les entreprises doivent sans cesse prendre des décisions rapides.

Qu'est-ce qui fait qu'une décision est mauvaise ?

Dans l'ensemble, les décisions commerciales doivent toujours s'aligner sur les objectifs à long terme de l'entreprise. Néanmoins, il arrive que des décisions difficiles doivent être prises qui s'écartent de la mission de l'organisation. Alors, qu'est-ce qui provoque une mauvaise décision ? Nous avons énuméré ci-dessous quelques-unes des caractéristiques :

1. Désalignement par rapport à votre stratégie : Si votre entreprise n'a pas de stratégie claire, vous manquerez souvent la cible au moment de prendre des décisions. Sans une vision bien communiquée de ce à quoi ressemble la réussite de votre entreprise, vous prendrez des décisions qui tireront votre entreprise dans tous les sens sauf vers le haut.
2. Rôles vagues : Qui est censé prendre toutes les décisions clés ? Dans certains cas, chaque individu se tourne vers une autre personne pour prendre une décision et malheureusement, il en résulte un mauvais résultat. Dans la plupart des cas, une seule personne prend toutes les décisions et gâche tout.
3. Le processus est imparfait : Quel est votre processus décisionnel ? Avez-vous mis en place des processus spécifiques pour permettre de meilleures décisions ? En général, les mauvaises décisions sont dues à de mauvais flux de travail et à une mauvaise allocation des ressources.
4. Une communication médiocre : Nous vivons à l'ère de la connaissance, et nos rôles professionnels sont représentatifs de cette époque. Par conséquent, la collaboration est essentielle à la réussite des décisions. Sans la mise en place de canaux de communication appropriés et d'une communication cohérente et de qualité, la qualité de la décision se dégrade.
5. Manque d'informations suffisantes : Certaines organisations sont assez complexes. Ainsi, la prise de décision peut se révéler à la fois lente et dispersée. Qu'il s'agisse d'un fil de discussion perdu dans un courriel ou de notes de réunion perdues, cela peut sembler être un obstacle pour tenir tous les décideurs concernés au courant.

Néanmoins, les bonnes décisions aident les entreprises à saisir les opportunités pertinentes tout en les préparant à faire face aux défis et aux incertitudes. Il ne fait aucun doute que l'amélioration de votre processus décisionnel peut également accroître considérablement les niveaux de productivité et la réussite de votre entreprise.

Qu'en est-il de la lassitude face aux décisions ?

Au milieu du spectre se trouve la fatigue des décisions. Trop de décisions entraînent-elles une baisse de productivité ? En un mot, oui. Il arrive parfois que la prise de décisions donne à votre entreprise le sentiment d'être privée de ses droits, voire malheureuse. 

Envisagez d'aller courir. Au départ, vous débordez d'énergie et vous êtes prêt à affronter plusieurs kilomètres. Mais une fois que vous avez couru cinq kilomètres, la fatigue commence à prendre le dessus. Et, en fait, il n'y a pas de raison de courir 20 miles de plus. Sans compter que vous finirez par faire plus de mal que de bien. 

Il en va de même pour les décisions. Il semble y avoir un espace doré où la prise de bonnes décisions entraîne une augmentation de la productivité. En revanche, plus nous avons de décisions à prendre, plus nous nous sentons épuisés. Cela diminue alors notre capacité à prendre de bonnes décisions. 

En outre, toutes les décisions ne sont pas égales. Il y a certainement une différence entre le choix de votre entreprise comme fournisseur d'eau et la nécessité ou non de réduire de 15 % le budget cette année. De plus, il y a la paralysie décisionnelle qui résulte d'un trop grand nombre d'options. Le point est le suivant : Concentrez-vous sur les décisions pertinentes, évitez de mettre trop d'options sur la table et créez un processus d'entreprise.

Qu'est-ce que la gestion des processus d'entreprise ?

Lorsqu'il s'agit de prendre de meilleures décisions, la gestion des processus d'entreprise comprendrait toutes les pratiques - et configurations - nécessaires pour affiner vos processus décisionnels afin qu'ils améliorent à la fois la rentabilité et l'efficacité. Elle peut également être divisée en trois aspects importants :

• Identifier les processus actuels.
• Améliorez-les.
• Maintenez vos processus à jour.

Même une chose aussi simple que de passer un morceau de papier, avec votre contribution, à un collègue peut être considérée comme un processus commercial. La gestion des processus d'entreprise (BPM) est le résultat de la mise en place d'une méthode visant à normaliser la manière et le moment de la transmission de ce document. 

En ce qui concerne la BPM, vous devrez créer un flux de travail, ou une série de processus répétables, conçus pour atteindre vos objectifs. La première étape serait déclenchée par un événement extérieur, tel que la nécessité de prendre une décision commerciale. Une chose à noter à propos de la BPM est qu'elle fonctionne toujours mieux avec l'ajout de l'élément humain. Pour illustrer ce point, elle n'a pas été conçue pour tout automatiser et dépouiller complètement l'aspect humain comme la RPA. En revanche, la BPM est destinée à aligner les données, la technologie et les processus pour donner aux entreprises un avantage en termes de service aux clients. Par conséquent, l'élément humain joue toujours un rôle crucial dans les interactions personnalisées. Chaque étape qui suit est une version standardisée du processus que vous avez créé. 

Pourquoi un flux de travail est-il important ? Eh bien, un flux de travail approprié peut contribuer à améliorer la coordination de la communication entre les principales parties prenantes au sein du processus décisionnel. Il peut également contribuer à synchroniser efficacement les données. En fin de compte, les flux de travail sont destinés à automatiser le déroulement des tâches, à réduire les erreurs et à rendre les processus plus souples. 

L'aspect humain des flux de travail et l'amélioration de la prise de décision

Maintenant que vous avez une idée de base du BPM et des flux de travail, revenons à l'affinement de vos processus décisionnels. Une façon d'y parvenir est d'utiliser un arbre de décision. C'est un peu comme un organigramme de flux de travail et cela permet d'établir une séquence de résultats potentiels. 

Les branches véhiculent des choix et/ou des résultats. Par exemple : Si nous réduisons la rémunération des heures supplémentaires, cela pourrait conduire à ces trois résultats potentiels. Bien qu'à chaque étape du processus, il puisse y avoir un autre choix. 

Il est également important d'établir une hiérarchie - quelles décisions sont urgentes et lesquelles ne le sont pas ? En ce qui concerne l'aspect humain du processus de flux de travail, voici quelques étapes standard par lesquelles commencer :

• Concevez et mettez en œuvre des règles de gestion : Expliquez comment vous attendez des décideurs qu'ils gèrent divers scénarios en créant des règles de gestion. Cela permettra de lever les incertitudes.
• Déléguer les tâches de prise de décision : Déterminer qui prend les décisions urgentes, qui prend les décisions non urgentes, qui prend les décisions financières, etc.
• Encouragez les pauses : Pour éviter la lassitude face aux décisions, encouragez vos interlocuteurs à prendre du temps pour eux.
• Automatiser les flux de travail : Créer des formulaires et des processus électroniques. Définir les réponses via des menus déroulants. Indiquez où les formulaires remplis doivent être acheminés. L'automatisation permet de réduire le nombre de décisions que votre personnel doit prendre.

Dernière réflexion

Comme vous pouvez le constater, le processus décisionnel de votre entreprise peut être amélioré immédiatement. En fait, tout ce qu'il faut, c'est du BPM, des flux de travail adéquats, de la délégation et des pauses mentales bien méritées.