Consejos de flujo de trabajo para tomar mejores decisiones como organización

Ketty Colom 29 de octubre de 2019 BPM

proceso de negocio

En el corazón de todo negocio está el proceso de toma de decisiones. De hecho, tomar las decisiones organizativas correctas es la clave del éxito. Ya sea en el trabajo y en la vida, todos tenemos experiencia en la toma de decisiones. Algunas son bastante simples, mientras que otras pueden ser extremadamente difíciles y cambiar la vida. Además, las decisiones constantemente malas pueden hacer que los negocios fracasen. Sin embargo, con las demandas en constante evolución, las empresas deben tomar decisiones rápidas todo el tiempo.

¿Qué es lo que hace que una decisión sea mala?

En el gran esquema de las cosas, las decisiones empresariales siempre deben estar alineadas con los objetivos a largo plazo de la empresa. Sin embargo, hay veces en que se deben tomar decisiones desafiantes que se desvían de la misión de la organización. Entonces, ¿qué causa una mala decisión? Hemos enumerado algunas de las características a continuación:

  1. Desajuste con su estrategia: Si tu empresa no tiene una estrategia clara, entonces a menudo se pierde la marca a la hora de tomar decisiones. Sin una visión bien comunicada de cómo se ve el éxito de su empresa significa que tomará decisiones que arrastrarán su negocio en todas las direcciones excepto en la de arriba.
  2. Roles vagos: ¿Quién se supone que toma todas las decisiones clave? En algunos casos, cada individuo mira a otra persona para tomar una decisión y desafortunadamente, esto resulta en un resultado pobre. En la mayoría de los casos, una persona toma todas las decisiones y lo arruina todo.
  3. El proceso es defectuoso: ¿Cuál es su flujo de trabajo para la toma de decisiones? ¿Tiene procesos específicos que permitan tomar mejores decisiones? Por lo general, las malas decisiones se derivan de malos flujos de trabajo y de una mala asignación de recursos.
  4. Una comunicación pobre: Vivimos en la era del conocimiento, y nuestros papeles de trabajo son demostrativos de esta era. Como resultado, la colaboración es crítica para el éxito de la toma de decisiones. Sin los canales de comunicación adecuados, y una comunicación consistente y de alta calidad, la calidad de la decisión se degrada.
  5. Falta de información suficiente: Algunas organizaciones son bastante complejas. Por lo tanto, la toma de decisiones puede terminar siendo lenta y dispersa. Ya se trate de un hilo de correo electrónico perdido o de notas de reuniones perdidas; puede parecer un obstáculo para mantener informados a todos los responsables de la toma de decisiones.

No obstante, las decisiones correctas ayudan a las empresas a aprovechar las oportunidades pertinentes, preparándolas al mismo tiempo para hacer frente a los retos e incertidumbres. No cabe duda de que mejorar el proceso de toma de decisiones también puede aumentar significativamente los niveles de productividad y el éxito de la empresa.

¿Qué hay de la fatiga de decisión?

En la mitad del espectro está la fatiga de decisión. ¿Demasiadas decisiones llevan a una menor productividad? En una palabra, sí. Hay momentos en que la toma de decisiones puede dejar a su empresa sintiéndose privada de sus derechos, e incluso infeliz. 

Considere la posibilidad de ir a correr. Cuando empiezas, estás lleno de energía y listo para afrontar varios kilómetros. Sin embargo, una vez que has estado corriendo por tal vez cinco millas, la fatiga comienza a tomar el control. Y, en realidad, no tiene sentido correr durante 20 millas más. Por no mencionar, que terminará haciendo más daño que bien. 

Lo mismo ocurre con las decisiones. Parece haber un espacio dorado donde tomar buenas decisiones conduce a un aumento de la productividad. Por el contrario, cuantas más decisiones tengamos que tomar, más agotados nos sentiremos. Esto entonces disminuye nuestra capacidad de tomar buenas decisiones. 

Además, no todas las decisiones son iguales. Ciertamente hay una diferencia entre a quién elige su compañía como proveedor de agua y si necesita recortar el 15 por ciento del presupuesto este año. Además, está la parálisis de la decisión que viene con tener demasiadas opciones. El punto es este: Concentrarse en las decisiones relevantes, evitar poner demasiadas opciones sobre la mesa, y crear un proceso de negocios.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales?

A la hora de tomar mejores decisiones, la gestión de los procesos empresariales incluiría todas las prácticas -y configuraciones- necesarias para perfeccionar sus procesos de toma de decisiones de modo que mejoren tanto la rentabilidad como la eficiencia. También se puede desglosar en tres aspectos importantes:

  • Identificar los procesos actuales.
  • Mejóralas.
  • Mantenga sus procesos actualizados.

Incluso algo tan simple como pasar un trozo de papel, con tu aportación, a un compañero de trabajo puede considerarse un proceso de negocio. Lo que convierte esto en gestión de procesos empresariales (BPM) es cuando se establece un método para estandarizar cómo y cuándo se pasa ese pedazo de papel. 

En lo que respecta a BPM, tendrá que crear un flujo de trabajo, o una serie de procesos repetibles, diseñados para lograr sus objetivos. El primer paso sería activado por un evento externo, como la necesidad de tomar una decisión de negocios. Una cosa a destacar sobre el BPM es que todavía funciona mejor con la adición del elemento humano. Para ilustrar, no fue diseñado para automatizar todo y despojar completamente el aspecto humano como RPA. Por el contrario, el BPM está pensado para alinear datos, tecnología y procesos para dar a las empresas una ventaja en términos de servicio a los clientes. Como resultado, el elemento humano sigue jugando un papel crucial en las interacciones personalizadas. Cada paso después de eso es una versión estandarizada en el proceso que ha creado. 

¿Por qué es importante el flujo de trabajo? Bueno, un flujo de trabajo adecuado puede ayudar a mejorar la coordinación de la comunicación entre los principales interesados en el proceso de adopción de decisiones. También puede ayudar a sincronizar eficientemente los datos. Al final, los flujos de trabajo están destinados a automatizar el flujo de tareas, disminuir los errores y hacer los procesos más ágiles. 

El lado humano de los flujos de trabajo y una mejor toma de decisiones

Ahora que tienes una idea básica de BPM y de los flujos de trabajo, volvamos a perfeccionar tus procesos de toma de decisiones. Una forma de hacerlo es usando un árbol de decisiones. Es similar a los diagramas de flujo de los flujos de trabajo y traza una secuencia de resultados potenciales. 

Las ramas transmiten opciones y/o resultados. Por ejemplo: Si reducimos el pago de las horas extras, podría llevar a estos tres resultados potenciales. Aunque, en cada punto del proceso puede haber otra opción. 

También es importante tener una jerarquía: ¿qué decisiones son urgentes y cuáles no? En el lado humano del proceso de flujo de trabajo, aquí hay algunos pasos estándar para empezar:

  • Diseñe e implemente reglas de negocio: Explique cómo espera que los responsables de la toma de decisiones manejen varios escenarios mediante la creación de reglas de negocio. Esto ayudará a eliminar las conjeturas.
  • Delegar las tareas de toma de decisiones: Determinar quién toma las decisiones urgentes, quién toma las decisiones no urgentes, quién toma las decisiones financieras, etc.
  • Fomentar los descansos: Para evitar la fatiga de las decisiones, anime a sus interesados a tomarse un tiempo para sí mismos.
  • Automatizar los flujos de trabajo: Crear formularios y procesos electrónicos. Definir respuestas mediante menús desplegables. Indicar dónde deben ser enviados los formularios completados. La automatización ayuda a reducir el número de decisiones que su personal debe tomar.

Pensamiento final

Como puede ver, el proceso de toma de decisiones de su compañía puede ser mejorado inmediatamente. De hecho, todo lo que se necesita es BPM, los flujos de trabajo adecuados, la delegación, y los merecidos descansos mentales.

 

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