Am 6. Dezember 2019 wurde das Lehman College mit dem Collaboration Award für die erfolgreiche digitale Transformation seines Transfer Credit Prozesses, genannt Electronic Transfer Credit Evaluation (eTCE), ausgezeichnet. Mithilfe von ProcessMaker hat das College seinen ehemals manuellen Eingabeprozess digitalisiert und automatisiert, um die Effizienz, Agilität und Produktivität auf dem gesamten Campus zu steigern.
Ein gebrochenes Anrechnungsverfahren
Das Lehman College ist die einzige vierjährige Hochschule der City University of New York in der Bronx. Lehman sah sich mit einer Herausforderung konfrontiert, der sich nicht nur die Universitäten des CUNY-Systems, sondern Hochschuleinrichtungen im ganzen Land stellen mussten. Über 68 Prozent der Lehman-Studenten sind Wechselstudenten, was einen großen Innovationsdruck bedeutet. Bis vor kurzem waren Übertrittsbewertungen Teil eines mehrstufigen Prozesses, der mit Zeitbeschränkungen, physischem Hin und Her und schlechten Erfahrungen für die Studenten verbunden war.
"Wir schickten Studenten, die neu auf unserem Campus waren, überall hin. Wir schickten ihnen eine Karte, gaben ihnen ein Verzeichnis und das Formular und sagten dann: 'Okay, jetzt geh und finde sie.' Selbst wenn sie eine Fakultät gefunden haben, waren diese Mitglieder manchmal nicht da, weil sie Termine hatten oder weil es auf dem Campus gemeinsame Beratungstage [bekannt als CDAD] gab", erzählte Christie Lucchese, Koordinatorin für die Transferbewertung am Lehman College.
Für die Studenten war das Verfahren zur Anrechnung von Studienleistungen entmutigend. Das auszufüllende Formular war mehr als vier Seiten lang und erforderte manuelle Eingaben seitens der Studierenden, die diese Informationen dann physisch an die Mitarbeiter weitergeben mussten.
Anschließend mussten die Mitarbeiter die erfassten Informationen von Hand in ein System eingeben, was mehrere Tage (wenn nicht sogar Wochen) dauerte und mit Fehlern behaftet war. Wenn ein Formular unvollständig eingereicht wurde, konnte es vorkommen, dass die Universität die Einschreibung des Studenten zurückhielt, so dass der Student die für die Fortsetzung seines Studiums oder sogar für den Abschluss erforderlichen Credits nicht erwerben konnte. Da keine elektronischen Datenbanken zur Verfügung standen, gab es keine Möglichkeit, diese Formulare zu verfolgen und festzustellen, wie viele Kurse noch ausstanden und wie viele Unterschriften zum Abschluss des Prozesses erforderlich waren.
Beide Seiten erlebten in der Zeit der höchsten Einschreibungszahlen zwischen Januar und August große Frustration, da die Studenten oft in langen Schlangen vor der Registrierstelle warteten und die Mitarbeiter nicht in der Lage waren, alle Anträge rechtzeitig zu bearbeiten. In den meisten Fällen wurden die Studierenden erst im September über die Genehmigung oder Ablehnung ihrer Kredite benachrichtigt, was die Erfahrung der Studierenden auf dem Campus weiter beeinträchtigte. Das Lehman College erkannte schnell, dass dieser Prozess weder nachhaltig noch produktiv für Mitarbeiter und Studenten gleichermaßen war, und versuchte, mit ProcessMaker einen intelligenten Campus zu schaffen.
ProcessMaker als End-to-End-Lösung
ProcessMaker ist einzigartig in seiner Herangehensweise an das Workflow- und Geschäftsprozessmanagement (BPM ) mit dem Schwerpunkt auf einer intuitiven Schnittstelle für Hochschulmitarbeiter, um Lösungen für komplexe Arbeitsabläufe mit "Drag-and-Drop"-Funktionalität zu erstellen. Das Lehman College hat sich diese Faktoren zunutze gemacht und seinen aktuellen Transfer Credit Process, die Electronic Transfer Credit Evaluation (eTCE), in ProcessMaker erstellt.
Seit seiner Einführung wurden über 5.500 einzelne Kurse evaluiert. 520 Einrichtungen innerhalb und außerhalb des CUNY-Systems haben dieses neue Verfahren übernommen. Im Durchschnitt beträgt die Bearbeitungszeit acht Tage. Mehr als 1.000 einzelne Studentendatensätze wurden aktualisiert, was zu Einsparungen von 20.000 Dollar führte.
Neben dem quantitativen Erfolg sind an den Schulen, die diesen neuen Arbeitsablauf nutzen, auch mehrere qualitative Verbesserungen zu verzeichnen. Für die Lehrkräfte können die Bewertungen überall vorgenommen werden, und die Arbeit lässt sich nun leicht auf die Mitarbeiter aufteilen, so dass die Bewertungen rechtzeitig abgeschlossen werden können. Der neue elektronische Prozess ist für die Schüler wesentlich stressfreier, da die physische Übergabe an das Personal entfällt. Das digitale Formular senkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kurs aufgrund von Fehlern oder Verzögerungen wiederholt werden muss, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die erforderlichen Kurse im ersten Semester belegt werden. Auch die Finanzhilfe wird auf der Seite der Studierenden intelligenter eingesetzt.
"Wir freuen uns sehr, die nächste Generation unserer Lösung für den Hochschulbereich auf den Markt zu bringen. Wir hoffen, auch weiterhin Innovationen in der Branche zu schaffen und Universitäten wie dem Lehman College dabei zu helfen, ihre Effizienz zu steigern und die Erfahrungen der Studenten auf dem Campus zu verbessern", sagt Brian Reale, CEO von ProcessMaker.
ProcessMaker bietet die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit, um eine Vielzahl von Anforderungen im Hochschulbereich zu erfüllen. Das Unternehmen wird sein neuestes Angebot an intelligenter Geschäftsprozessmanagement-Software (iBPMs), ProcessMaker 4, Ende Januar 2020 auf den Markt bringen. Möchten Sie mehr über die Cloud-basierte Workflow-Automatisierungsplattform von ProcessMaker für Ihre Hochschule erfahren? Melden Sie sich für unser Webinar am 24. Januar um 12:00 Uhr EST an und erfahren Sie, wie ProcessMaker die Hochschulbildung rationalisieren kann.
Über das Lehman College
DasLehman College ist das einzige Vier-Jahres-College der City University of New York in der Bronx und dient dem Stadtbezirk und der umliegenden Region als geistiges, wirtschaftliches und kulturelles Zentrum. Lehman bietet Bachelor- und Masterstudiengänge in den freien Künsten und Wissenschaften sowie eine Berufsausbildung in einem dynamischen Forschungsumfeld an. Mit mehr als 14.000 Studenten und über 81.000 Absolventen bietet Lehman mehr als 90 Studiengänge an. Das National Bureau of Economic Research und das Equality of Opportunity Project bescheinigen der Lehman University die vierthöchste Mobilitätsrate in den USA. Lehman ist ein stolzer Katalysator für die wirtschaftliche und soziale Mobilität seiner Studenten, von denen fast die Hälfte Studenten der ersten Generation sind.
Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Business-Analysten und IT-Abteilungen, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
