El Lehman College es reconocido por el premio a la colaboración en la Conferencia de Tecnología de la Información de la CUNY en 2019

El 6 de diciembre de 2019, el Lehman College fue galardonado con el Premio a la Colaboración por el éxito de la transformación digital de su Proceso de Crédito de Transferencia, titulado Evaluación del Crédito de Transferencia Electrónica (eTCE). Mediante el uso de ProcessMaker, el colegio ha tomado su antiguo proceso de entrada manual y lo ha digitalizado y automatizado para aumentar la eficiencia, agilidad y productividad en todo su campus.

Un proceso de crédito de transferencia roto

El Lehman College es la única universidad de cuatro años de la City University of New York en el Bronx. Lehman se enfrentaba a un desafío que afectaba a las universidades no sólo a las nativas del sistema de la CUNY, sino a las instituciones de educación superior de toda la nación. Más del 68 por ciento de los estudiantes de Lehman son estudiantes transferidos, lo que supone una gran presión para innovar. Hasta hace poco, las evaluaciones de transferencia eran parte de un proceso de varios pasos plagado de limitaciones de tiempo, de ida y vuelta física y de una pobre experiencia del estudiante.

"Estábamos enviando estudiantes nuevos a nuestro campus por todas partes. Les enviábamos un mapa, les dábamos un directorio, el formulario, y luego decíamos, 'Bien, ahora ve a buscarlos'. Incluso cuando encontraban profesores, a veces esos miembros no estaban cerca debido a asuntos de programación o días de asesoramiento común en el campus [conocido como CDAD]", compartió Christie Lucchese, Coordinadora de Evaluación de Transferencias del Lehman College.

Del lado de los estudiantes, el proceso de transferencia de créditos era desalentador. El formulario a rellenar tenía más de cuatro páginas, con la introducción manual en nombre de los estudiantes que luego tenían que dar esta información, físicamente, al personal.

A partir de ese momento, el personal introduciría a mano la información registrada en un sistema, lo que llevaba varios días (si no semanas) y era propenso a los errores humanos. A veces, si se entregaba un formulario incompleto, la universidad retenía al estudiante que se inscribía en las clases, lo que le impedía tomar los créditos necesarios para continuar su carrera o incluso graduarse. Debido a la falta de bases de datos electrónicas disponibles, no había manera de hacer un seguimiento de estos formularios, de cuántos cursos estaban pendientes y de cuántas firmas se necesitaban para completar el proceso.

Ambas partes experimentaron una gran frustración entre los momentos de máxima matriculación entre enero y agosto, con estudiantes que a menudo esperaban en largas colas para ver al Secretario y el personal incapaz de procesar todas las solicitudes de manera oportuna. La mayoría de las veces, los estudiantes no fueron notificados sobre la aprobación o rechazo de sus créditos hasta septiembre, lo que perjudicó aún más la experiencia del estudiante en el campus. Al darse cuenta rápidamente de que este proceso ya no era sostenible ni productivo para el personal y los estudiantes por igual, el Lehman College trató de digitalizar en un campus inteligente utilizando ProcessMaker.

ProcessMaker como una solución integral

ProcessMaker es único en su enfoque del flujo de trabajo y de la gestión de procesos empresariales (BPM) con un enfoque en una interfaz intuitiva para que el personal de la universidad cree soluciones para abordar flujos de trabajo complejos utilizando la funcionalidad de "arrastrar y soltar". El Lehman College aprovechó estos factores y construyó en ProcessMaker su actual proceso de transferencia de créditos, denominado Evaluación Electrónica de Créditos de Transferencia (eTCE).

Desde su puesta en marcha, se han evaluado más de 5.500 cursos únicos. 520 instituciones dentro del sistema de la CUNY, junto con las que están fuera de la CUNY, han adoptado este nuevo proceso. En promedio, hay un tiempo de respuesta de ocho días. Se han actualizado más de 1.000 registros de estudiantes únicos, lo que supone un ahorro de 20.000 dólares.

Además del éxito cuantitativo, se observan varias mejoras cualitativas entre las escuelas que utilizan este nuevo flujo de trabajo. En el caso del profesorado, las evaluaciones pueden hacerse en cualquier lugar y el trabajo se divide ahora fácilmente entre los miembros del personal, lo que permite completar las evaluaciones de manera oportuna. El nuevo proceso electrónico es significativamente menos estresante para los estudiantes al eliminar las entregas físicas al personal. El formulario digital también reduce la posibilidad de repetir un curso por error o retraso, al tiempo que aumenta la probabilidad de obtener los cursos requeridos en su primer semestre. La ayuda financiera también se utiliza de manera más inteligente por parte de los estudiantes.

"Estamos muy entusiasmados por el lanzamiento de la próxima generación de nuestra solución para la educación superior. Esperamos seguir innovando dentro de la industria, ayudando a universidades como Lehman College a mejorar su eficiencia y a mejorar la experiencia de los estudiantes en todo el campus", dice Brian Reale, CEO de ProcessMaker.

ProcessMaker ofrece la flexibilidad y la escalabilidad necesarias para satisfacer una amplia gama de necesidades de educación superior. La empresa está a punto de lanzar su última oferta de software de gestión de procesos empresariales inteligentes (iBPM), ProcessMaker 4, a finales de enero de 2020. ¿Listo para aprender más sobre la plataforma de automatización de flujos de trabajo basada en la nube de ProcessMaker para su universidad? Inscríbase en nuestro seminario web el 24 de enero a las 12:00 p.m. EST para descubrir cómo ProcessMaker puede agilizar la educación superior.

Acerca de Lehman College
Lehman College es la única universidad de cuatro años de la City University of New York en el Bronx, que sirve al municipio y a la región circundante como centro intelectual, económico y cultural. Lehman ofrece estudios de licenciatura y de posgrado en las artes y ciencias liberales y educación profesional dentro de un entorno de investigación dinámico. Con un cuerpo estudiantil diverso de más de 14.000 estudiantes y más de 81.000 ex-alumnos, Lehman ofrece más de 90 programas de licenciatura y posgrado. Clasificada como la cuarta tasa de movilidad más alta de la nación por la Oficina Nacional de Investigación Económica y el Proyecto de Igualdad de Oportunidades, Lehman es un orgulloso catalizador de la movilidad económica y social de sus estudiantes, casi la mitad de los cuales son estudiantes universitarios de primera generación.

Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.