¿Qué es el diseño de procesos empresariales?
El diseño de procesos empresariales es un método que se utiliza para crear un nuevo flujo de trabajo desde cero. Las nuevas organizaciones participan en el diseño de procesos de negocio cuando comienzan a pensar en las formas en que producirán y entregarán sus productos y servicios. Las organizaciones también participan en el diseño de procesos de negocio cuando implementan procesos completamente nuevos o rediseñan los existentes.
Las organizaciones pueden hacerlo implícitamente o adoptar un enfoque más formal y organizado. Un enfoque implícito del diseño de procesos empresariales puede ser tan simple como visualizar un objetivo y tomar medidas para alcanzarlo. Sin embargo, este enfoque no es tan eficiente como un enfoque deliberado y bien pensado del diseño de procesos empresariales.
Los procesos comerciales efectivos deben ser escalables y susceptibles de ser replicados. Si una organización carece de procesos estructurados, los trabajadores recurrirán a acciones rutinarias basadas en su experiencia en una industria determinada. Esto conducirá a la inconsistencia e ineficiencias, o peor aún.
Pasos del diseño del proceso de negocios
El diseño del proceso de negocio consiste en los siguientes 4 pasos:
- Identificar y definir el problema
- Identificar los insumos, productos, partes y procedimientos
- Mapeando el proceso
- Probando el proceso
Diseñar un proceso de negocios
El diseño de un proceso comercial eficaz requiere un enfoque metódico que avance a través de cada uno de los 4 pasos enumerados anteriormente. Este proceso, sin embargo, puede hacerse más eficiente utilizando un software de procesos comerciales que permita la simplicidad en el diseño de los procesos comerciales.
Identificar y definir el problema
Este primer paso implica especificar las motivaciones y razones para diseñar un proceso comercial. Esta puede ser una tarea relativamente simple o mucho más complicada, dependiendo de sus circunstancias y de la naturaleza de su organización. Por ejemplo, una nueva organización puede necesitar desarrollar un nuevo sistema de incorporación donde no existía ninguno anteriormente. Otra organización puede necesitar diseñar nuevos procesos para acomodar el crecimiento o un nuevo producto o servicio. Antes de seguir adelante, considere si el proceso agregará valor y cómo beneficiará a la organización.
Identificar los insumos, productos, partes y procedimientos
Las salidas están directamente relacionadas con el problema que identificó en el paso anterior. Allí, identificaste una necesidad y tienes una idea de cuál debería ser el resultado final. En este punto, comienza a reunir información. Identifique a las partes interesadas que estén familiarizadas con el proceso o que participarán en él después de su aplicación. Involúcrelos en sesiones de intercambio de ideas. Comuníquese cara a cara para maximizar el intercambio de información.
Identificar los recursos necesarios para producir sus productos. Empieza a pensar en los procedimientos que usarás para llegar allí. Haga una lista de todas sus entradas, salidas y procedimientos por separado, de manera que pueda referirse a ellos fácilmente al crear su mapa de procesos.
Mapeando el proceso
Un mapa de procesos es una herramienta de planificación que se utiliza para representar visualmente el flujo de trabajo al diseñar un proceso empresarial. Los mapas de procesos pueden adoptar muchas formas diferentes. Pueden ser tan simples como un infográfico o un diagrama de flujo. Los mapas de procesos tienen los beneficios de mejorar la visibilidad y se pueden integrar perfectamente en los sistemas tecnológicos existentes de una organización.
Si bien todos los mapas de procesos son diferentes y varían según la complejidad de un proceso, hay varios elementos clave que cada mapa debe tener. Estos incluyen:
- Acciones
- Puntos de decisión
- Entradas y salidas
- Funciones
- Interesados involucrados
- Las mediciones de los procesos
- Tiempo requerido
Puede crear un mapa de procesos manualmente o utilizando el software BPM. Mientras tanto, dibuje el mapa, asegúrese de que cada paso tenga sentido para el usuario. Los pasos deben escribirse en inglés simple utilizando terminología básica y deben ser fáciles de leer. Asegúrese de que el mapa incluye todas las entradas, salidas, partes y procedimientos identificados en el segundo paso.
El software de procesos de negocios puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo aquí. Simplemente arrastra y suelta las tareas en un tablero fácil de usar.
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Probando el proceso
Es importante probar a fondo nuevos procesos antes de implementarlos en sus operaciones. Hay muchas maneras de probar el diseño de su proceso de negocio. Una manera es ejecutar aspectos más pequeños del proceso y expandirse hacia afuera desde allí. Del mismo modo, otro enfoque eficaz es sabotear procesos específicos hasta que fracasen. A continuación, puede examinar dónde se produjo un error en el proceso y examinar por qué se descompuso.
Use la información que aprenda de sus pruebas para hacer cambios. Pruebe el proceso de nuevo. Continúe con este proceso hasta que esté satisfecho de que sus procesos resistirán los desafíos del mundo real. Muchas organizaciones cometen el error de implementar sus diseños de procesos de negocios sin realizar ninguna prueba, sólo para presenciar sus fallas e interrumpir sus operaciones.
Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker es un software de procesos empresariales de bajo código que permite la simplicidad en el diseño de procesos empresariales. Con sede en Durham, Carolina del Norte en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus principales procesos empresariales, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.