Was ist Geschäftsprozessdesign?
Die Gestaltung von Geschäftsprozessen ist eine Methode, mit der ein neuer Arbeitsablauf von Grund auf geschaffen wird. Neue Organisationen beginnen mit der Gestaltung von Geschäftsprozessen, wenn sie über die Art und Weise nachdenken, wie sie ihre Produkte und Dienstleistungen herstellen und liefern wollen. Unternehmen beschäftigen sich auch mit der Gestaltung von Geschäftsprozessen, wenn sie völlig neue Prozesse einführen oder bestehende Prozesse neu gestalten.
Unternehmen können dies implizit tun oder einen formelleren und organisierten Ansatz wählen. Ein impliziter Ansatz zur Gestaltung von Geschäftsprozessen kann so einfach sein wie die Visualisierung eines Ziels und die Durchführung von Schritten zur Erreichung dieses Ziels. Dieser Ansatz ist jedoch nicht so effizient wie ein bewusster und gut durchdachter Ansatz für die Gestaltung von Geschäftsprozessen.
Wirksame Geschäftsprozesse müssen skalierbar sein und sich wiederholen lassen. Wenn es einer Organisation an strukturierten Prozessen mangelt, werden die Mitarbeiter auf Routinehandlungen zurückgreifen, die auf ihren Erfahrungen in einer bestimmten Branche beruhen. Dies führt zu Inkonsistenz und Ineffizienz oder sogar zu Schlimmerem.
Schritte der Geschäftsprozessgestaltung
Die Gestaltung von Geschäftsprozessen besteht aus den folgenden 4 Schritten:
- Identifizierung und Definition des Problems
- Identifizierung von Inputs, Outputs, Beteiligten und Verfahren
- Abbildung des Prozesses
- Prüfung des Prozesses
Entwurf eines Geschäftsprozesses
Die Gestaltung eines effektiven Geschäftsprozesses erfordert einen methodischen Ansatz, der jeden der oben genannten 4 Schritte durchläuft. Dieser Prozess kann jedoch durch den Einsatz von Geschäftsprozess-Software, die eine einfache Gestaltung von Geschäftsprozessen ermöglicht, effizienter gestaltet werden.
Identifizierung und Definition des Problems
In diesem ersten Schritt geht es darum, die Beweggründe und Gründe für die Gestaltung eines Geschäftsprozesses zu ermitteln. Dies kann eine relativ einfache Aufgabe sein, aber auch sehr viel komplizierter, je nach den Umständen und der Art Ihrer Organisation. So muss eine neue Organisation vielleicht ein neues Onboarding-System entwickeln, für das es bisher keins gab. Eine andere Organisation muss vielleicht neue Prozesse entwickeln, um dem Wachstum oder einem neuen Produkt oder einer neuen Dienstleistung gerecht zu werden. Bevor Sie weitergehen, sollten Sie sich überlegen, ob der Prozess einen Mehrwert darstellt und wie er der Organisation zugute kommen wird.
Identifizierung von Inputs, Outputs, Beteiligten und Verfahren
Die Ergebnisse stehen in direktem Zusammenhang mit dem Problem, das Sie im vorherigen Schritt ermittelt haben. Dort haben Sie einen Bedarf ermittelt und eine Vorstellung davon, wie das Endergebnis aussehen sollte. Beginnen Sie nun mit dem Sammeln von Informationen. Ermitteln Sie Beteiligte, die mit dem Prozess vertraut sind oder nach der Umsetzung in den Prozess einbezogen werden. Beziehen Sie sie in Brainstorming-Sitzungen ein. Kommunizieren Sie von Angesicht zu Angesicht, um den Informationsaustausch zu maximieren.
Ermitteln Sie, welche Ressourcen für die Produktion Ihrer Ergebnisse benötigt werden. Machen Sie sich Gedanken über die Verfahren, die Sie verwenden werden, um Ihr Ziel zu erreichen. Listen Sie alle Inputs, Outputs und Verfahren getrennt auf, damit Sie bei der Erstellung Ihrer Prozesslandkarte leicht darauf verweisen können.
Abbildung des Prozesses
Eine Prozesslandkarte ist ein Planungsinstrument, das zur visuellen Darstellung des Arbeitsflusses bei der Gestaltung eines Geschäftsprozesses verwendet wird. Prozesslandkarten können viele verschiedene Formen annehmen. Sie können so einfach sein wie eine Infografik oder ein Flussdiagramm. Prozesslandkarten haben den Vorteil, dass sie die Transparenz verbessern und sich nahtlos in die bestehenden Technologiesysteme eines Unternehmens integrieren lassen.
Zwar sind alle Prozesslandkarten unterschiedlich und variieren mit der Komplexität eines Prozesses, doch gibt es einige Schlüsselelemente, die jede Karte enthalten sollte. Dazu gehören:
- Aktionen
- Entscheidungspunkte
- Eingänge und Ausgänge
- Funktionen
- Beteiligte Stakeholder
- Prozessmessungen
- Erforderliche Zeit
Sie können eine Prozesslandkarte manuell oder mit einer BPM-Software erstellen. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Karte darauf, dass jeder Schritt für den Benutzer Sinn ergibt. Die Schritte sollten in einfachem Englisch unter Verwendung grundlegender Terminologie verfasst werden und leicht zu lesen sein. Achten Sie darauf, dass Ihre Abbildung alle im zweiten Schritt ermittelten Eingaben, Ausgaben, Beteiligten und Verfahren enthält.
Geschäftsprozesssoftware kann Ihnen hier viel Zeit und Mühe ersparen. Ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag & Drop auf ein einfach zu bedienendes Dashboard.
Sehen Sie, wie einfach es ist, einen Geschäftsprozess in ProcessMaker zu entwerfen.
Prüfung des Prozesses
Es ist wichtig, neue Prozesse gründlich zu testen, bevor Sie sie in Ihren Betrieb einführen. Es gibt viele Möglichkeiten, das Design Ihrer Geschäftsprozesse zu testen. Eine Möglichkeit besteht darin, kleinere Aspekte des Prozesses zu testen und von dort aus weiter auszudehnen. Ein anderer effektiver Ansatz besteht darin, bestimmte Prozesse so lange zu sabotieren, bis sie scheitern. Dann können Sie sich ansehen, wo der Prozess gescheitert ist, und untersuchen, warum er nicht funktioniert hat.
Nutzen Sie die Informationen, die Sie aus Ihren Tests gewinnen, um Änderungen vorzunehmen. Testen Sie den Prozess erneut. Fahren Sie mit diesem Prozess fort, bis Sie sicher sind, dass Ihre Prozesse den Herausforderungen der realen Welt standhalten. Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre Geschäftsprozessentwürfe zu implementieren, ohne sie zu testen, und müssen dann mit ansehen, wie sie scheitern und ihren Betrieb stören.
Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine Low-Code-Geschäftsprozess-Software, die ein einfaches Design von Geschäftsprozessen ermöglicht. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, vertrauen auf ProcessMaker, um ihre Kerngeschäftsprozesse digital umzugestalten und so schnellere Entscheidungen, bessere Compliance und höhere Leistung zu erzielen.