Que faire lorsque vos employés se balancent devant votre logiciel BPM

Il est risqué de modifier un processus ou un système. D'une part, il peut y avoir des personnes qui gagnent à ce que les choses restent comme elles ont toujours été. D'autre part, il n'est pas toujours facile d'obtenir le soutien de ceux qui ont tout à gagner de cette nouvelle façon de faire les choses. En d'autres termes, vous pouvez vous attendre à être repoussé chaque fois que quelque chose bouleverse le statu quo.

La mise en œuvre d'un logiciel de gestion des processus d'entreprise (BPM) peut donner à certaines personnes le sentiment d'être menacées. Peut-être ne s'inquiètent-ils pas d'être licenciés automatiquement, mais n'apprécient pas que des changements leur soient imposés "d'en haut" sans qu'ils y aient participé. Et même si les gens sont généralement réceptifs à ce que les logiciels de BPM peuvent faire pour eux, vous pouvez vous attendre à des difficultés de croissance en cours de route. Voici quelques réflexions sur ce qu'il faut faire lorsque vos employés refusent votre logiciel de BPM.

Éviter les problèmes en incluant les utilisateurs finaux dès le début
Si vous pensez que vous pouvez simplement déposer un logiciel de BPM sur votre personnel et qu'il sera automatiquement adopté par tout le monde, vous risquez d'avoir un réveil brutal. Les cadres peuvent aimer une nouvelle solution BPM, mais si elle est imposée par un décret exécutif, attendez-vous à une résistance. Les gens ne sont pas opposés à l'amélioration des processus de travail, mais s'ils sont utilisateurs d'un processus, ils veulent faire partie de la mise en œuvre du logiciel BPM dès le début. Bien sûr, l'adhésion de l'exécutif est importante, mais le soutien des personnes qui utiliseront le processus jour après jour l'est tout autant.

Ne laissez pas votre logiciel BPM initier des changements inutiles
Le changement pour le changement est un acte à courte vue. Lors de l'évaluation des processus à utiliser avec un logiciel de BPM, il est important de voir où les choses vont déjà bien et de se concentrer sur les parties d'un processus qui nécessitent réellement une amélioration. Par exemple, si vous disposez d'un formulaire électronique qui répond parfaitement à ses besoins, le remplacer par le formulaire du système BPM pourrait provoquer des perturbations inutiles sans pour autant améliorer le processus. Assurez-vous que votre logiciel BPM vous permet d'intégrer les étapes qui fonctionnent déjà bien afin de pouvoir vous concentrer sur les possibilités d'amélioration.

Choisissez avec soin les processus d'entreprise avec lesquels vous commencez
Les logiciels de BPM offrent un retour sur investissement lorsqu'ils représentent une valeur commerciale nouvelle ou améliorée. Par conséquent, il est important de définir ces valeurs commerciales nouvelles ou améliorées dès le départ et de traiter les processus qui peuvent avoir atteint des objectifs commerciaux mais qui ne le font plus. Lorsque vous envisagez de commencer à utiliser un logiciel de gestion de processus métier, tenez compte de l'évolution du contexte de votre entreprise (peut-être livrez-vous maintenant à l'étranger ou exploitez-vous des magasins de commerce électronique ou de bricolage) et définissez la manière dont vous souhaitez ajouter de la valeur à votre entreprise.

Laissez vos types d'"adopteurs précoces" vous aider à faire passer le message

Si votre organisation comprend un "adopteur précoce" respecté qui a un intérêt dans ce que vous voulez que votre logiciel BPM accomplisse, faites-le participer très tôt pour qu'il se familiarise avec le logiciel BPM, qu'il donne son avis sur la meilleure façon de l'utiliser et qu'il éduque les autres parties prenantes. Ces "évangélistes" peuvent être formidables pour communiquer comment l'utilisation d'un logiciel BPM pour améliorer un processus aide les gens à faire les choses plus efficacement et à développer leur confiance dans leurs compétences professionnelles. Idéalement, cette personne n'est pas dans l'informatique ou la suite C mais est un utilisateur de processus de première ligne.

Ne jamais perdre de vue les personnes qui utiliseront les processus
Toutes ces actions et attitudes ont pour but d'améliorer les choses pour les personnes en chair et en os qui exécuteront un processus chaque jour. Lorsque vous perdez cela de vue, ce qui pour vous est "un pépin logiciel" peut être pour quelqu'un d'autre "l'incapacité de faire mon travail jusqu'à ce que l'informatique règle le problème". Si vous attendez des personnes qu'elles soumettent de nouvelles données pour le suivi, assurez-vous qu'elles savent pourquoi elles le font et comment cela rend votre organisation plus efficace. La pire attitude à adopter est de dire : "Ne posez pas de questions. C'est ce que nous faisons maintenant".

Conclusion
L'un des principaux facteurs de résistance des employés aux logiciels de BPM est la mentalité du "j'en sais plus que toi" du cadre ou du responsable informatique qui déploie le logiciel et le nouveau processus. Vous devez vous occuper des questions de personnel aussi bien que de technologie, sinon votre initiative de BPM échouera. Et bien sûr, il est essentiel de choisir le bon logiciel de BPM.
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